Template de operações
Incident Report Template
A equipe registra o evento em um Google Form, e o Portant gera um documento formal de relatório de incidente a partir da resposta. O Data merge preenche todos os campos, e os fluxos de aprovação encaminham o relatório ao seu gestor de HSE antes de ele ser enviado para as áreas de segurança, jurídico ou seguro.
~5 min de configuração · Usado por mais de 100 equipes
Confiado por mais de 40.000 equipes
Visão geral
Gere relatórios de incidentes de trabalho no Google Docs a partir de um Google Form
Após um incidente no local de trabalho, metade da equipe tenta lembrar o que aconteceu enquanto a outra metade escreve tudo em um e-mail de texto livre. Quando o relatório formal de incidente chega à área de segurança, a linha do tempo já está confusa e metade dos campos estão em branco.
Use um Google Form no momento do incidente, registre cada resposta em um Google Sheet e deixe o Portant construir o documento formal do relatório a partir daí.Data mergeinsere as respostas nas seções corretas, o gerenciamento de saída arquiva o PDF onde a conformidade pode encontrá-lo, e os fluxos de aprovação encaminham o relatório ao seu gestor de HSE antes de ele sair da plataforma.
Ideal para oficiais de HSE, gerentes de operações e responsáveis por conformidade em construção, manufatura, armazenagem, hotelaria, saúde e escolas. Em qualquer lugar onde a equipe já use Google Forms e Sheets, essa solução transforma essas ferramentas em um fluxo real de registro de incidentes.
Para quem é
Este template é certo para você?
Equipes que geram documentos a partir de dados estruturados.
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Um relatório formal pronto em minutos.O Data merge transforma a resposta do Google Form no documento de relatório de incidente finalizado no momento em que um colaborador envia, de modo que o arquivo fica pronto antes do fim do turno.
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Um histórico de aprovações para cada relatório.Os fluxos de aprovação encaminham cada relatório ao seu gestor de HSE e registram o carimbo de data e hora, para que auditorias e seguradoras vejam exatamente quem aprovou e quando.
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Relatórios arquivados onde a conformidade pode encontrá-los.O gerenciamento de saída salva cada PDF em uma pasta do Drive organizada por local, data e gravidade, e o rastreamento de e-mail confirma que as áreas de segurança e jurídico receberam o relatório.
Configuração
Como configurar o fluxo de trabalho de relatório de incidente
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01
Etapa 1: Crie o formulário de relatório de incidente
Liste todas as perguntas que sua política de segurança exige, desde o tipo e local do incidente até lesões, testemunhas e ações imediatas. Marque as perguntas críticas como obrigatórias para que submissões incompletas não passem despercebidas.
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02
Etapa 2: Conecte a planilha ao seu modelo de relatório
Abra o Portant no Google Sheets, vincule a planilha de respostas do formulário e selecione o modelo de Google Doc que você usa para relatórios formais de incidente. Insira as tags de mesclagem onde cada campo deve aparecer.
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03
Etapa 3: Defina as regras de saída e aprovação
Use o gerenciamento de saída para nomear o PDF por data e local e salvá-lo na pasta de conformidade. Adicione uma etapa de aprovação para que seu gestor de HSE assine antes de o relatório sair do Portant.
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04
Etapa 4: Ative a automação por linha
Ative a geração automática para que cada nova resposta do formulário acione o fluxo de trabalho. Adicione o rastreamento de e-mail para saber quando as áreas de segurança, jurídico ou seguro abriram o relatório final.
Perguntas frequentes
Um relatório de incidente de trabalho deve conter a data, hora e local do evento, as pessoas envolvidas e eventuais testemunhas, uma descrição factual do ocorrido, as ações imediatas tomadas, lesões ou danos, e a assinatura de quem está registrando o relatório. O Portant puxa cada um desses campos do seu Google Form diretamente para o documento do relatório.
Registre os fatos assim que o incidente acontecer: quem estava envolvido, o que observaram, quando e onde ocorreu e o que foi feito em resposta. Com este template, a equipe responde a essas perguntas em um Google Form e o Portant gera o documento formal, garantindo que a redação seja consistente em todos os relatórios.
Sim. Adicione uma pergunta no Google Form para classificar o evento como lesão, quase acidente, falha de equipamento ou incidente de segurança, e o Portant encaminha cada tipo para a seção correspondente do relatório. O mesmo fluxo de trabalho cuida de todos eles, de modo que os quase acidentes recebem o mesmo registro documental que as lesões.
Crie um Google Form com campos obrigatórios para tipo de incidente, data, local, pessoas envolvidas, declarações de testemunhas, ações tomadas e assinatura. Conecte a planilha de respostas a um modelo de Google Doc no Portant, e cada envio gera automaticamente um PDF formal de relatório de incidente sem que ninguém precise redigitar as respostas.
Sim. Se sua equipe registra incidentes como tickets ou objetos personalizados no HubSpot, o Portant pode ler esses registros e gerar o mesmo documento de relatório de incidente usando data merge. Qualquer uma das fontes alimenta o mesmo template, de modo que você não precisa reconstruir o relatório quando a ferramenta de registro mudar.
O Portant executa o fluxo de trabalho dentro do Google Forms e do Google Sheets que sua equipe já utiliza, e o relatório formal de incidente sai como um Google Doc e PDF com a identidade visual da empresa. Não há nenhum aplicativo separado para a equipe aprender, e o arquivo finalizado fica no Drive ao lado dos seus outros registros de conformidade.
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