Plantilla de operaciones
Plantilla de Informe de Incidentes
El personal registra el evento en un Google Form, y Portant genera un Doc de informe de incidentes formal a partir de la respuesta. La combinación de datos completa cada campo, y los flujos de aprobación lo envían a tu responsable de HSE antes de que el informe llegue a seguridad, legal o seguros.
~5 min de configuración · Usado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Genera informes de incidentes laborales en Google Docs a partir de un Google Form
Después de un incidente en el lugar de trabajo, la mitad del equipo intenta recordar lo que ocurrió mientras la otra mitad lo redacta en un correo electrónico de texto libre. Para cuando el informe formal llega a seguridad, la cronología es confusa y faltan la mitad de los campos.
Usa un Google Form en el momento del incidente, registra cada respuesta en un Google Sheet y deja que Portant construya el Doc del informe formal desde allí.Data mergeintroduce las respuestas en las secciones correctas, la gestión de resultados archiva el PDF donde el equipo de cumplimiento pueda encontrarlo, y los flujos de aprobación lo envían a tu responsable de HSE antes de que salga del sistema.
Es ideal para responsables de HSE, gestores de operaciones y responsables de cumplimiento en construcción, fabricación, logística, hostelería, sanidad y centros educativos. En cualquier entorno donde el personal ya use Google Forms y Sheets, esta plantilla convierte esas herramientas en un flujo de trabajo real para la notificación de incidentes.
Para quién es
¿Es esta plantilla adecuada para ti?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
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Un informe formal listo en minutos.Data merge convierte la respuesta del Google Form en el Doc de informe de incidentes terminado en el momento en que un miembro del personal lo envía, de modo que el archivo está listo antes de que finalice el turno.
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Un único historial de aprobaciones para cada informe.Los flujos de aprobación envían cada informe a tu responsable de HSE y registran la marca de tiempo, para que las auditorías y las aseguradoras vean exactamente quién dio el visto bueno y cuándo.
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Informes archivados donde el equipo de cumplimiento pueda encontrarlos.La gestión de resultados guarda cada PDF en una carpeta de Drive predecible por sede, fecha y gravedad, y el seguimiento de correo electrónico confirma que seguridad y legal recibieron el informe.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo del informe de incidentes
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Paso 1: Crea el formulario de informe de incidentes
Incluye todas las preguntas que exige tu política de seguridad, desde el tipo de incidente y la ubicación hasta lesiones, testigos y acciones inmediatas. Marca las preguntas críticas como obligatorias para evitar que se envíen formularios incompletos.
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02
Paso 2: Conecta el Sheet a tu plantilla de informe
Abre Portant en Google Sheets, vincula la hoja de respuestas del formulario y selecciona la plantilla de Google Doc que utilizas para los informes formales de incidentes. Inserta las etiquetas de combinación donde corresponde cada campo.
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03
Paso 3: Configura las reglas de resultado y aprobación
Usa la gestión de resultados para nombrar el PDF por fecha y sede, y guárdalo en la carpeta de cumplimiento. Añade un paso de aprobación para que tu responsable de HSE dé el visto bueno antes de que el informe salga de Portant.
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04
Paso 4: Activa la automatización basada en filas
Activa la generación automática para que cada nueva respuesta del formulario desencadene el flujo de trabajo. Añade seguimiento de correo electrónico para saber cuándo seguridad, legal o seguros abrieron el informe final.
Preguntas frecuentes
Un informe de incidentes laborales debe incluir la fecha, hora y lugar del evento, las personas implicadas y los testigos, una descripción objetiva de lo ocurrido, las acciones inmediatas adoptadas, las lesiones o daños, y la firma de la persona que presenta el informe. Portant toma cada uno de esos campos de tu Google Form e introduce directamente la información en el Doc del informe.
Registra los hechos en cuanto ocurra el incidente: quién estuvo implicado, qué observaron, cuándo y dónde tuvo lugar, y qué se hizo en respuesta. Con esta plantilla, el personal responde a esas preguntas en un Google Form y Portant genera el Doc formal, de modo que la redacción sea coherente en todos los informes.
Sí. Añade una pregunta en el Google Form que clasifique el evento como lesión, cuasi accidente, fallo de equipos o incidente de seguridad, y Portant dirige cada tipo a la sección correspondiente del informe. El mismo flujo de trabajo los gestiona todos, de modo que los cuasi accidentes dejan el mismo rastro documental que las lesiones.
Crea un Google Form con campos obligatorios para el tipo de incidente, fecha, ubicación, personas implicadas, declaraciones de testigos, acciones adoptadas y una firma. Conecta la hoja de respuestas a una plantilla de Google Doc en Portant, y cada envío genera un PDF de informe de incidentes formal sin necesidad de volver a escribir las respuestas.
Sí. Si tu equipo registra incidentes como tickets de HubSpot u objetos personalizados, Portant puede leer esos registros y generar el mismo Doc de informe de incidentes mediante data merge. Cualquiera de las dos fuentes alimenta la misma plantilla, por lo que no es necesario reconstruir el informe cuando cambia tu herramienta de notificación.
Portant ejecuta el flujo de trabajo dentro de los Google Forms y Sheets que tu equipo ya utiliza, y el informe de incidentes formal se genera como un Google Doc y PDF con tu imagen de marca. El personal no necesita aprender ninguna aplicación adicional, y el archivo finalizado se guarda en Drive junto al resto de tus registros de cumplimiento.
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