Experiencia del participante
Exención de responsabilidad (con firma electrónica)
Cada participante llega con una exención de responsabilidad firmada en el archivo, sin necesidad de portapapeles en la puerta. Portant importa cada respuesta de Google Forms a tu plantilla de Google Docs y la envía para firma electrónica en un solo flujo de trabajo.
~5 min de configuración · Usado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Envía exenciones desde Google Forms y recopila firmas electrónicas en un solo flujo
Ahora mismo tu recepción reparte exenciones en papel, escanea las firmadas a una carpeta y escribe los datos del participante en una hoja de cálculo esa misma noche. La gente llega temprano, la fila se detiene y aún así terminas persiguiendo la firma de un tutor para los menores que llegaron con un solo progenitor.
Este flujo de trabajo monitorea tu Google Forms en busca de nuevas respuestas, genera la exención de responsabilidad en tu plantilla de Google Docs con tu imagen de marca y la envía parafirma electrónicaen el momento en que el participante hace clic en enviar. El PDF firmado se guarda en una carpeta de Drive con el nombre del evento y la fecha.
Es ideal para gimnasios, estudios, operadores turísticos, clínicas y equipos de eventos que gestionan grandes volúmenes de registros y necesitan exenciones sólidas. La plantilla escala haciacontratos, por lo que la misma lógica de firma electrónica y almacenamiento cubre cualquier acuerdo de participante que presentes.
Para quién es
¿Es esta plantilla adecuada para ti?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
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Exenciones firmadas antes de que lleguen los participantes.Portant envía la solicitud de firma electrónica en el momento en que un participante envía el Google Forms, por lo que la mayoría de las firmas regresan antes de que crucen la puerta.
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Una plantilla, todos los PDF firmados sincronizados.La combinación de datos siempre lee el documento maestro de exención en Google Docs, por lo que cada PDF firmado refleja exactamente las cláusulas aprobadas por tu aseguradora o asesor legal.
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Almacenamiento listo para auditorías sin archivo adicional.La gestión de salida nombra cada PDF firmado por participante y fecha del evento, y lo almacena en una carpeta fija de Drive, por lo que responder preguntas del seguro solo toma segundos.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo de exención de responsabilidad
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01
Paso 1: Conecta tu Google Forms y el documento de exención
En Portant, selecciona el Google Forms que recopila los datos del participante y la plantilla de Google Docs que contiene el texto de tu exención de responsabilidad. Asocia las preguntas del formulario con las etiquetas de combinación del documento.
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02
Paso 2: Agrega el paso de firma electrónica
Añade un bloque de firma al documento y, en Portant, establece el correo electrónico del participante como firmante y agrega un segundo firmante tutor para los menores de 18 años.
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03
Paso 3: Configura el nombre y el almacenamiento de salida
Usa la gestión de salida para nombrar cada PDF firmado con el nombre del participante y la fecha del evento, y selecciona la carpeta de Drive donde deben guardarse las exenciones firmadas.
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04
Paso 4: Activa el disparador y los recordatorios
Configura el flujo de trabajo para que se ejecute en cada nueva respuesta de Google Forms y activa los recordatorios por correo electrónico para que quienes no hayan firmado al momento del registro reciban un aviso.
Preguntas frecuentes
Una exención de responsabilidad debe incluir el nombre completo y los datos de contacto del participante, una descripción clara de la actividad, una cláusula de asunción de riesgo, una exención de responsabilidad, un compromiso de no demandar y un bloque de firma. Tu plantilla de Google Docs puede contener todo este texto, y Portant combina los datos del participante en los campos correctos en cada ejecución.
Sí. Las firmas electrónicas en una exención de responsabilidad son legalmente válidas en EE. UU. bajo la Ley ESIGN y la UETA, y bajo eIDAS en el Reino Unido y la UE, cuando ambas partes dan su consentimiento. Portant registra el correo electrónico del firmante, la dirección IP y la marca de tiempo en cada PDF firmado, por lo que el registro de auditoría queda junto al archivo en Drive.
Sí. Portant se conecta a cualquier Google Forms que hayas publicado, por lo que no necesitas cambiar a una app de quiosco ni reconstruir tu proceso de registro. Selecciona el formulario, asocia sus preguntas con tu plantilla de exención en Google Docs y Portant se ejecuta en cada nueva respuesta sin necesidad de software adicional para tu recepción.
Crea el formulario una sola vez en Google Forms con campos para el participante, la actividad y cualquier declaración de salud, y redacta el texto de la exención en una plantilla de Google Docs. Portant conecta los dos, genera la exención en cada respuesta y recopila una firma electrónica vinculante, por lo que todo el proceso ocurre en línea, desde el formulario hasta el PDF firmado.
Sí. Cuando un participante es menor de 18 años, Portant dirige la solicitud de firma electrónica al correo electrónico del padre o tutor recopilado en el Google Forms y, a continuación, al menor para cualquier confirmación requerida. El PDF firmado lleva ambos nombres y marcas de tiempo, que es el estándar que la mayoría de las aseguradoras en EE. UU. exigen para actividades juveniles.
Sí. Portant ejecuta el mismo flujo de trabajo de exención desde HubSpot, de modo que cuando un negocio o registro de miembro alcanza una etapa que requiere una exención firmada, Portant genera el documento a partir del contacto y lo envía para firma electrónica. El PDF firmado se guarda en la línea de tiempo del contacto, por lo que el estado del miembro y la exención están en un solo lugar.
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