Teilnehmererfahrung
Haftungsausschluss (mit eSignatur)
Jeder Teilnehmer erscheint mit einem bereits unterzeichneten Haftungsausschluss, ganz ohne Klemmbrett an der Tür. Portant überträgt jede Google Forms-Einsendung in Ihre Google Docs-Vorlage und sendet sie in einem einzigen Workflow zur eSignatur.
ca. 5 Min. Einrichtung · Von über 100 Teams genutzt
Von über 40.000 Teams vertraut
Übersicht
Haftungsausschlüsse aus Google Forms versenden und eSignaturen in einem Ablauf erfassen
Aktuell verteilt Ihr Empfang Haftungsausschlüsse in Papierform, scannt die unterzeichneten Exemplare in einen Ordner und trägt die Teilnehmerdaten noch am selben Abend manuell in eine Tabelle ein. Wenn Leute früh erscheinen, stockt die Schlange, und Sie müssen trotzdem noch eine Erziehungsberechtigten-Unterschrift für Minderjährige einholen, die nur mit einem Elternteil aufgetaucht sind.
Dieser Workflow überwacht Ihr Google Forms auf neue Einsendungen, erstellt den Haftungsausschluss in Ihrer gebrandeten Google Docs-Vorlage und sendet ihn zureSignatur, sobald der Anmelder auf „Absenden" klickt. Das unterzeichnete PDF wird in einem Drive-Ordner gespeichert, der nach der Veranstaltung und dem Datum benannt ist.
Die Lösung eignet sich für Fitnessstudios, Studios, Reiseveranstalter, Kliniken und Veranstaltungsteams mit hohem Aufkommen an Intake-Prozessen, die rechtssichere Haftungsausschlüsse benötigen. Die Vorlage lässt sich aufVerträgeerweitern, sodass dieselbe eSignatur- und Speicherlogik für jede Teilnehmervereinbarung gilt, die Sie vorlegen.
Zielgruppe
Ist diese Vorlage die richtige für Sie?
Teams, die Dokumente aus strukturierten Daten erstellen.
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Unterzeichnete Haftungsausschlüsse, bevor die Teilnehmer eintreffen.Portant sendet die eSignatur-Anfrage in dem Moment, in dem ein Teilnehmer das Google Forms abschickt, sodass die meisten Unterschriften eingehen, bevor die Person durch die Tür tritt.
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Eine Vorlage, alle unterzeichneten PDFs stets aktuell.Die Datenzusammenführung liest stets Ihren aktuellen Google Docs-Haftungsausschluss-Master, sodass jedes unterzeichnete PDF genau die Klauseln enthält, die Ihr Versicherer oder Rechtsberater genehmigt hat.
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Prüfungssichere Ablage ohne zusätzliche Archivierungsarbeit.Die Ausgabeverwaltung benennt jedes unterzeichnete PDF nach Teilnehmer und Veranstaltungsdatum und speichert es in einem festen Drive-Ordner, sodass Versicherungsfragen in Sekunden beantwortet werden können.
Einrichtung
So richten Sie den Haftungsausschluss-Workflow ein
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01
Schritt 1: Google Forms und Haftungsausschluss-Dokument verbinden
Wählen Sie in Portant das Google Forms, das Teilnehmerdaten erfasst, sowie die Google Docs-Vorlage mit Ihrem Haftungsausschluss-Text. Ordnen Sie die Formularfragen den Zusammenführungs-Tags im Dokument zu.
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02
Schritt 2: eSignatur-Schritt hinzufügen
Fügen Sie dem Dokument einen Signaturblock hinzu, legen Sie in Portant die E-Mail-Adresse des Teilnehmers als Unterzeichner fest und fügen Sie für Anmeldende unter 18 Jahren einen zweiten Unterzeichner für den Erziehungsberechtigten hinzu.
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03
Schritt 3: Ausgabebenennung und Speicherort festlegen
Verwenden Sie die Ausgabeverwaltung, um jedes unterzeichnete PDF mit dem Namen des Teilnehmers und dem Veranstaltungsdatum zu benennen, und wählen Sie den Drive-Ordner aus, in dem unterzeichnete Haftungsausschlüsse abgelegt werden sollen.
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04
Schritt 4: Auslöser und Erinnerungen aktivieren
Stellen Sie den Workflow so ein, dass er bei jeder neuen Google Forms-Einsendung ausgeführt wird, und aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen, damit alle, die bis zum Check-in noch nicht unterschrieben haben, eine Benachrichtigung erhalten.
Häufig gestellte Fragen
Ein Haftungsausschluss sollte den vollständigen Namen und die Kontaktdaten des Teilnehmers, eine klare Beschreibung der Aktivität, eine Risikoübernahmeklausel, einen Haftungsausschluss, einen Verzicht auf Klagen sowie einen Signaturblock enthalten. Ihre Google Docs-Vorlage kann den gesamten Text beinhalten, und Portant überträgt die Teilnehmerdaten bei jedem Durchlauf in die richtigen Felder.
Ja. Elektronische Signaturen auf einem Haftungsausschluss sind in den USA nach dem ESIGN Act und dem UETA sowie in Großbritannien und der EU nach eIDAS rechtsgültig, sofern beide Parteien zustimmen. Portant erfasst die E-Mail-Adresse, IP-Adresse und den Zeitstempel des Unterzeichners auf jedem unterzeichneten PDF, sodass der Prüfpfad direkt bei der Datei in Drive gespeichert ist.
Ja. Portant verbindet sich mit jedem von Ihnen veröffentlichten Google Forms, sodass Sie nicht auf eine Kiosk-App wechseln oder Ihr Intake neu aufbauen müssen. Wählen Sie das Formular aus, ordnen Sie die Fragen Ihrer Google Docs-Haftungsausschluss-Vorlage zu, und Portant läuft bei jeder neuen Einsendung, ohne zusätzliche Software für Ihren Empfang.
Erstellen Sie das Formular einmalig in Google Forms mit Feldern für den Teilnehmer, die Aktivität und eventuelle Gesundheitserklärungen, und verfassen Sie den Freistellungstext in einer Google Docs-Vorlage. Portant verbindet beides, erstellt die Freistellung bei jeder Einsendung und erfasst eine rechtsverbindliche eSignatur, sodass der gesamte Prozess online vom Formular bis zum unterzeichneten PDF abläuft.
Ja. Wenn ein Anmeldender unter 18 Jahre alt ist, leitet Portant die eSignatur-Anfrage an die im Google Forms erfasste E-Mail-Adresse eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten weiter und anschließend an den Minderjährigen für eine etwaige Kenntnisnahme. Das unterzeichnete PDF trägt beide Namen und Zeitstempel, was dem Standard entspricht, den die meisten US-amerikanischen Versicherer für Jugendaktivitäten fordern.
Ja. Portant führt denselben Haftungsausschluss-Workflow auch über HubSpot aus. Wenn ein Deal oder ein Mitgliedsdatensatz eine Phase erreicht, die einen unterzeichneten Haftungsausschluss erfordert, erstellt Portant das Dokument aus dem Kontakt und sendet es zur eSignatur. Das unterzeichnete PDF wird zurück in der Kontakt-Timeline gespeichert, sodass Mitgliedsstatus und Haftungsausschluss an einem Ort zusammenkommen.
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