Come usare i line item di HubSpot per avere preventivi davvero accurati

Nel momento in cui un potenziale cliente apre il tuo preventivo, sta decidendo se fidarsi di te. Se i numeri non corrispondono a quanto il tuo team ha discusso, quella fiducia svanisce in fretta. Non perché il tuo prodotto sia sbagliato, ma perché il documento sembra trascurato.

L'ho visto accadere più volte di quanto vorrei. Un commerciale illustra i prezzi durante una chiamata, invia il preventivo un'ora dopo e le voci raccontano una storia diversa. Quantità errate. Prezzi vecchi. Uno sconto che non è mai passato dall'email thread a HubSpot.

La soluzione non è un template migliore. È impostare correttamente le voci di HubSpot in modo che i tuoi preventivi siano accurati ogni volta, senza che nessuno debba controllare un foglio di calcolo.

Questo articolo spiega come configurare voci, prodotti, sconti e quantità affinché i tuoi preventivi siano precisi. Se vuoi prima una panoramica più ampia, il nostro quote playbook è un ottimo punto di partenza. E se i tuoi dati HubSpot hanno bisogno di una pulizia prima di automatizzare qualcosa, qui trovi come eseguire un audit.

Per avere il quadro completo di come la generazione di documenti, l'unione dei dati e l'eSignature si integrano in HubSpot, consulta la guida completa all'automazione dei documenti in HubSpot.

Perché le voci contano più dell'importo del deal

HubSpot archivia le informazioni sui prezzi in un paio di posti. Il deal ha un importo complessivo. Le voci contengono il dettaglio: quali prodotti, quanti, a quale prezzo e con quale sconto.

Il problema nasce quando questi due elementi non concordano.

Qualcuno aggiorna l'importo del deal per allinearlo a un accordo verbale, ma dimentica di modificare le voci. Oppure un commerciale inserisce i dettagli del prodotto in un campo di testo perché è più rapido che sistemare la libreria prodotti. Quando generi un preventivo da quei dati, il documento stampa esattamente ciò che dice HubSpot. Se HubSpot si contraddice, anche il tuo preventivo lo farà.

Una buona regola pratica: se qualcosa appare come riga nel preventivo del cliente, dovrebbe essere una voce in HubSpot. Ci sono eccezioni (ad esempio una tariffa forfettaria per i servizi professionali memorizzata sul deal), ma devono essere scelte consapevoli, non casuali.

Mantieni pulita la tua libreria prodotti

I prodotti HubSpot non sono solo un menu a tendina. Sono il vocabolario che il tuo team usa per descrivere ciò che vendi. Quando quel vocabolario diventa disordinato, anche i preventivi lo diventano.

I prodotti duplicati sono un problema silenzioso. Due nomi per la stessa cosa significano due set di report e due modi in cui un commerciale può scegliere quello sbagliato alle 16:00 di un venerdì.

Consigliamo una rapida revisione della libreria prodotti una volta al trimestre, con sales e finance insieme, anche solo per 30 minuti. Archivia i prodotti vecchi invece di nasconderli. Mantieni un solo nome per ogni cosa che vendi. Assicurati che i prezzi predefiniti corrispondano a quelli pubblicati da finance.

Se vendi bundle, modellali nel modo in cui effettivamente emetti fattura. Alcuni team creano un unico prodotto bundle. Altri suddividono i bundle in voci singole con una convenzione di denominazione che le raggruppa. Entrambi gli approcci funzionano. Ciò che non funziona è trattare un bundle come una cosa sola in HubSpot e come cinque elementi distinti nel contratto.

Dove quantità e sconti vanno storto

Quantità per prezzo unitario sembra semplice. Si complica quando aggiungi sconti a scaglioni, deal a rampa o periodi di fatturazione parziali.

Le voci di HubSpot hanno campi dedicati per quantità, prezzo e sconti. Il vero valore non è l'aritmetica. È che quegli stessi campi alimentano i tuoi report, le tue previsioni e le tabelle del preventivo. Un'unica fonte di verità invece di tre.

Fai attenzione agli sconti che vivono fuori da HubSpot. Se il prezzo concordato è in un thread email ma HubSpot mostra ancora il prezzo di listino, il tuo preventivo automatico stamperà il prezzo di listino. È così che si invia un documento che contraddice l'approvazione già ottenuta dal commerciale.

Le righe fiscali richiedono la stessa attenzione. Se mostri le tasse nei documenti per il cliente, decidi se si tratta di una voce separata o calcolata nel template. Modellarle a metà (mostrare le tasse visivamente ma non archiviarle in modo strutturato) significa che i rinnovi e i controlli non corrisponderanno a quanto il cliente ha visto originariamente.

Verifica che l'importo del deal corrisponda alle voci prima di automatizzare

Prima di affidarti all'automazione su larga scala, esegui un controllo semplice sui deal in fase avanzata: l'importo del deal corrisponde alla somma delle voci dopo gli sconti?

Quando non corrispondono, la domanda non è "quale strumento è sbagliato", ma "quale numero è corretto?". Se l'importo del deal è corretto, aggiorna le voci. Se le voci sono corrette, aggiorna il deal. Lasciare entrambi errati in direzioni diverse è il modo in cui ti ritrovi con un PDF firmato che nessuno riesce a riconciliare con il CRM sei mesi dopo.

Il numero che conta non è quanti preventivi hai generato. È quanti erano corretti al primo tentativo.

Smetti di copiare le voci nei documenti a mano

Se il tuo processo di preventivazione prevede che qualcuno copi le righe da HubSpot in un Google Doc o in un template Word, sai già quanto sia fragile. Una riga mancante, un numero sbagliato e il documento è errato prima ancora di raggiungere il cliente.

È esattamente il problema che Portant's line items feature risolve. Il tuo template ha una tabella. Portant la compila automaticamente con le voci del deal, così nomi dei prodotti, quantità, prezzi e sconti appaiono nelle colonne giuste senza che nessuno le tocchi.

La differenza: un preventivo che si aggiorna quando si aggiorna il deal, rispetto a un preventivo già obsoleto nel momento in cui arriva nella casella di posta del cliente.

Cinque errori sulle voci da tenere d'occhio

1. Voci residue da versioni precedenti del deal. Quando un deal viene clonato o rielaborato, le vecchie voci a volte vengono portate con sé. Assicurati che le voci del deal corrente corrispondano a ciò che stai effettivamente vendendo.

2. Descrizioni prodotto che fanno troppo. Usare i campi descrizione per chiarezza va bene. Ma se ogni deal ha testo legale univoco inserito nella descrizione del prodotto, quei termini appartengono a una clausola contrattuale vera e propria, non distribuiti nella libreria prodotti.

3. Unità di misura inconsistenti. Se "quantità" significa licenze per un prodotto e mesi per un altro, il tuo preventivo deve indicarlo chiaramente. Altrimenti i clienti fanno supposizioni errate.

4. Valute miste senza una regola. Se vendi in più valute, assicurati che la valuta della voce corrisponda a quella del deal. Le discrepanze creano totali che sorprendono tutti.

5. Sconti che appaiono diversi su carta. Alcuni team si aspettano che uno sconto percentuale venga visualizzato in un modo in HubSpot e in un altro nel preventivo. Allinea il modo in cui il sistema modella gli sconti con quello in cui il cliente si aspetta di leggerli.

I preventivi accurati costruiscono fiducia

Le voci rendono il tuo preventivo specifico e credibile. Prodotti, quantità, prezzi unitari e sconti devono risiedere in HubSpot in modo da corrispondere a come fatturi, come redigi i report e come parli con i clienti.

Se vuoi che i tuoi documenti riflettano ciò che c'è effettivamente nel CRM, dai un'occhiata alla nostra line items feature e alla nostra quotes solution page. Mostrano come Portant trasferisce automaticamente quei dati nei tuoi template Google Docs e Word.

La migliore automazione risulta priva di sorprese il giorno del lancio, perché i dati erano già corretti.

Domande frequenti

Le voci di HubSpot dovrebbero essere la fonte di verità per i totali del preventivo?

Sì, per la vendita dettagliata. Le voci contengono la quantità, il prezzo unitario e lo sconto per ogni prodotto, così il subtotale si somma nel modo atteso da finance. L'importo del deal può riassumere il risultato, ma deve corrispondere al calcolo delle voci. In caso contrario, invierai preventivi che contraddicono il tuo stesso CRM.

In che modo gli sconti sulle voci influenzano la precisione del preventivo?

Ogni voce moltiplica la quantità per il prezzo unitario, poi applica eventuali sconti prima di sommare il totale. Se i rappresentanti modificano l'importo del deal senza aggiornare le voci, il PDF del preventivo non corrisponderà ai tuoi report. Mantieni gli sconti a livello di voce in modo che tutto rimanga coerente.

Qual è l'errore più comune che i team commettono con i prodotti HubSpot nei preventivi?

Lasciare che la libreria prodotti diventi obsoleta. Prodotti ritirati, prezzi predefiniti errati, nomi duplicati e bundle che non corrispondono al modo in cui vendi davvero. Quando automatizzi i preventivi da quei dati, i documenti stampano fedelmente le informazioni sbagliate.

Come faccio a inserire automaticamente le tabelle delle voci nei miei preventivi?

Portant mappa i campi delle voci di HubSpot nelle righe della tabella nel tuo template. Il nome del prodotto, la quantità, il prezzo unitario e le colonne degli sconti si compilano automaticamente dal deal. Niente copia e incolla da HubSpot in Google Docs o Word.

Quando dovrei verificare i dati HubSpot prima di inviare i preventivi?

Ogni volta che modifichi prezzi, bundle o regole fiscali, e prima di attivare l'automazione su larga scala. Un rapido controllo dei deal recenti, confrontando l'importo del deal con la somma delle voci, individua gli errori prima che diventino documenti imbarazzanti visibili ai clienti.