導入企業・チーム
価格契約テンプレート
Google Sheetsから価格契約テンプレートを自動生成するには、いくつかの簡単なステップを踏むだけです。Portantを無料の価格契約テンプレートとして活用でき、ロゴ、固有の契約番号、支払い条件、連絡先情報など、さまざまな要素を含めることができます。Portant Workflowを開いたら、Google Sheetを選択し、Google Docs契約テンプレートに接続します。列タグで価格契約テンプレートをカスタマイズし、メールに添付して「Start automation」をクリックするだけで、あっという間に、Google Sheetsからの価格契約プロセスが自動化されます。
価格契約テンプレートへのデータのコピー&ペースト、情報の二重確認、PDFとして保存、そして顧客への送付といった作業がいかに煩雑で単調であるかは、よく理解しています。そこで、私たちがその問題を解決します。
Portantを使えば、Google Sheetを価格契約テンプレートに接続し、数回クリックするだけで、必要なタイミングで自動的に契約書が生成・送付されます。メールのカスタマイズや送信元アドレス(例:accounts@portant.co)の設定も可能です。価格契約をオートパイロットにするのは簡単です。
価格契約の自動化方法
ステップ1
シートを開く
契約書のデータソースとして使用したい Google Sheet を選択してください。Portant はスプレッドシートに直接接続し、必要なデータを取得します。
ステップ2
テンプレートを接続する
Google Docs、Slides、またはSheetsの契約テンプレートを接続します。Portant がスプレッドシートのデータソースとリンクし、差し込むフィールドを認識します。
ステップ3
カスタマイズする
{{Party Name}}、{{Terms}}、{{Effective Date}}などの差し込みタグを使って契約書をカスタマイズしてください。ブランドカラーやレイアウトも自由に設定できます。
ステップ4
作成する
シートに新しい行が追加されるたびに自動で契約書を生成するか、手動でまとめて生成することもできます。メールで送信するか、Google Driveに保存してください。
テンプレートを使った価格契約の自動化方法
ステップ1
ステップ1:Google Sheetを開く
契約データが入力された Google Sheet を開いてください。当事者名、条件、発効日、その他契約書に差し込む必要があるフィールドを含めてください。
ステップ2
ステップ2:契約テンプレートを接続する
Portant アドオンを開き、Google Docs の契約テンプレートを接続します。Portant が差し込みタグをスキャンし、スプレッドシートの列にマッピングします。
ステップ3
ステップ3:出力内容をカスタマイズする
配信方法を設定してください。署名者にメールで契約書を送付したり、Google DriveにPDFとして保存したり、Portantから直接電子署名をリクエストしたりすることができます。メールにも差し込みタグを活用できます。
ステップ4
ステップ4:契約書を自動化する
自動生成をオンにすると、新しい行が追加されるたびに契約書が生成されます。行をまとめて処理したり、ワークフローを指定した時間に実行するようスケジュール設定したりすることもできます。
不要な手作業をなくす
スプレッドシートからドキュメントへデータをコピー&ペーストする作業に何時間も費やすのはもうやめましょう。Portantはプロセス全体を自動化し、ソースから直接データを取得して、数秒で完成したドキュメントを生成します。単調な書式設定作業ではなく、本当に重要な業務に集中してください。
ドキュメントの正確性を高める
手作業によるドキュメント作成は、氏名の誤りや数値の古さなど、さまざまなエラーを招きます。Portantはデータフィールドをテンプレートに直接マッピングするため、入力ミスをなくし、すべてのドキュメントを正確かつ一貫したものにします。修正の手間が減り、クライアントには常に正しい情報が届きます。
Google Workspaceに統合済み
PortantはGoogle Docs、Sheets、Slides、Gmailとネイティブに連携します。新しいインターフェースを覚える必要も、データをエクスポートする手間も、ツールを切り替える煩わしさもありません。チームはすでに使い慣れたアプリを使い続けながら、Portantがバックグラウンドでドキュメント生成を担います。
Portantに関するチームの声
「PortantはClipboardにとって革新的なツールです。HubSpotの情報が自動的に入力された注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の作業時間を大幅に削減できました。」
「このプロダクトは、あの煩わしい手動ドキュメント差し込み作業を変える革新的なツールです。あなたとチームが作り上げたものを心から気に入っています。」
「このソフトウェアは、請求書の作成と送付という煩雑なプロセスを見事に自動化してくれます。時間の節約はもちろん、データ入力のミスも大幅に削減されます。」
「このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspaceとの連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくださっていることに、心から感謝しています。」
「まさに革新的なツールです。Portantがこれらのタスクを効率化してくれるおかげで、本当に注意や問題解決が必要な業務に集中できるようになりました。」
「PortantはClipboardにとって革新的なツールです。HubSpotの情報が自動的に入力された注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の作業時間を大幅に削減できました。」
「このプロダクトは、あの煩わしい手動ドキュメント差し込み作業を変える革新的なツールです。あなたとチームが作り上げたものを心から気に入っています。」
「このソフトウェアは、請求書の作成と送付という煩雑なプロセスを見事に自動化してくれます。時間の節約はもちろん、データ入力のミスも大幅に削減されます。」
「このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspaceとの連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくださっていることに、心から感謝しています。」
「まさに革新的なツールです。Portantがこれらのタスクを効率化してくれるおかげで、本当に注意や問題解決が必要な業務に集中できるようになりました。」
よくある質問
固定価格契約は、作業範囲が明確に定義されており、変更が生じる可能性が低い場合に最適です。このような契約は、準拠法、支払い条件、提供サービスなど、双方が具体的な内容を理解している建設プロジェクトなどでよく利用されます。固定料金を設定することでコストの変動を回避でき、請負業者とクライアント間の責任範囲も明確になります。例えば、建設プロジェクトでは、責任範囲の明確化、紛争の回避、円滑なプロジェクト完了を目的として、この種の契約が有効です。
包括的な価格契約には、通常、プロジェクトの詳細、支払条件、スケジュール、報酬、知的財産権に関するセクションが含まれます。例えば、特に建設業界におけるパートナーシップ契約には、業務責任の詳細な説明、プロジェクトのスケジュール、所有権に関する条項も含める必要があります。機密情報や電子署名を含めることで、両当事者を保護することができます。明確性を確保するためには、適切に作成された契約テンプレートの使用が不可欠です。また、独立契約者やサービスプロバイダーなど、関係者の具体的なニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズすることも忘れずに行ってください。
これらの契約の主な違いは、コストの構造にあります。固定価格契約では、料金は最初に設定され、使用する労働力や材料に関わらず価格は変わりません。一方、コストプラス契約は基本料金に加え、実際に発生した費用の払い戻しが含まれます。建設プロジェクトでは、固定価格契約の使用によりプロジェクト管理が簡素化される一方、コストプラス契約には材料費や労務費などの追加項目が含まれる場合があります。後のトラブルを避けるため、支払いの詳細を含む条件を明確にしておくことが重要です。
価格契約における業務範囲では、具体的な作業内容、許可証、設備など、提供するサービスを明確に定義する必要があります。業務内容の説明には、必要な許可証を明記し、それらの取得責任がサービスプロバイダーと契約者のどちらにあるかを明示する必要があります。例えば、建設プロジェクトでは、労働力から材料に至るまですべてを文書に網羅する必要があります。特に固定価格契約を使用する場合、誤解を防ぐために業務範囲を定義することが重要です。また、契約者がすべての適用法令および規制を遵守していることをクライアントが確認するうえでも役立ちます。
固定価格契約は、通常、合意した時点で確定します。ただし、プロジェクト範囲の変更や材料費の変動による新たな合意により、再交渉が必要になる場合があります。契約者は、追加作業に対する料金を調整するための変更指示書を契約に含めることがありますが、これには両当事者の合意が必要です。紛争を避けるため、契約を変更できる条件を明記しておきましょう。変更指示書の条件は、意見の相違を防ぐために契約書に明確に記載する必要があります。
固定価格契約の支払条件は、多くの場合、初回の頭金と特定のマイルストーン完了時の支払いという段階的な構成が取られます。これは建設契約で特に一般的であり、クライアントと契約者が定額料金に合意し、最終支払いは業務完了時に行われます。支払いスケジュールは、すべての当事者が義務を果たすことを確保するために設計されています。テンプレートを使用することで、合意した具体的な条件に基づいて支払い詳細を容易にカスタマイズできるため、このプロセスを効率化することができます。
プロジェクトの範囲が変更された場合、追加作業を反映するための新たな合意が必要になることがあります。これには、報酬、支払いスケジュール、または必要な材料の再交渉が含まれる場合があります。変更指示書のテンプレートを使用することで、クライアントまたはサービスプロバイダーのいずれの当事者も新しい条件を理解し、更新された契約に署名するプロセスが簡素化されます。建設プロジェクトでは、新しい作業の追加や追加労務費の調整が必要になる場合があります。すべての変更を書面で文書化するために契約をカスタマイズすることが非常に重要です。
機密保持条項は、知的財産、財務データ、クライアント情報などの機密情報を安全に保つことで、両当事者を保護します。建設業やその他のサービス関連の契約において、機密保持を維持することで、独自の技術や価格の詳細が第三者に共有されることを防ぎます。これらの条項には、契約に基づいて生成された成果物の所有権に関する責任を含めることもできます。例えば、独立契約者はクライアントの利益を守るために機密保持条項を遵守する必要があります。また、このような条項を契約テンプレートに組み込むことで、複数の契約にわたってプロセスを標準化することもできます。
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