Ogni proposta che rimane non aperta per una settimana è una trattativa che si raffredda. Potresti non accorgertene perché la vista pipeline predefinita di HubSpot non mostra quando un acquirente ha guardato l'ultimo documento che hai inviato. Ma è proprio in quel divario tra "proposta inviata" e "proposta ignorata" che le trattative muoiono in silenzio.

Aiuto i team a collegare i flussi di lavoro dei documenti a HubSpot in modo che nulla vada perso. Una delle cose più semplici che consiglio è quella che chiamo stale proposals board: un'unica vista salvata che mette in evidenza ogni trattativa con una proposta in sospeso rimasta silenziosa. Ci vogliono circa cinque minuti a settimana per esaminarla, e mantiene la tua pipeline onesta.

Cosa significa "stale" per le proposte

Una proposta stale è quella in cui il documento è stato inviato, o è stata richiesta una firma, ma l'acquirente non l'ha aperta (o non è tornato a consultarla) da più di sette giorni.

Non è la stessa cosa di una trattativa persa. La trattativa è ancora aperta. Nessuno ha detto di no. Ma il silenzio dopo una proposta è un segnale, e ignorarlo è uno dei modi più comuni in cui i team perdono trattative che avrebbero dovuto vincere.

Sette giorni è un buon punto di partenza. Per trattative enterprise di alto valore, potresti ridurlo a cinque. Per proposte di rinnovo di routine, dieci giorni potrebbero andare bene. Il punto è definire una soglia, misurarsi rispetto a essa e agire prima che lo slancio si esaurisca.

Il costo di ignorare le proposte stale

Quando una proposta si raffredda e nessuno fa un follow-up, le conseguenze si accumulano in silenzio.

L'acquirente va avanti. Ha aperto la tua proposta una volta, forse ha dato un'occhiata ai prezzi, poi è stato trascinato da altro. Se i tuoi concorrenti stanno inviando promemoria e programmando check-in, ora sono loro la conversazione attiva. Tu sei l'email a cui qualcuno aveva intenzione di rispondere.

I numeri della tua pipeline mentono. Una trattativa con una proposta inviata sembra sana nelle tue previsioni. Ha attività. Ha un importo. Ma se quella proposta è rimasta intatta per due settimane, la trattativa è a rischio e le tue previsioni non lo sanno. Ho visto team portare sei cifre di trattative "proposta inviata" che erano di fatto morte. Quei numeri distorcono le revenue call, i piani di assunzione e gli obiettivi di quota.

Il tuo tempo di chiusura si allunga. Prima individui una proposta stale e ti riconnetti, più breve sarà il tuo ciclo di vendita. Ogni giorno di silenzio rende più difficile il follow-up successivo. Una proposta fredda da tre settimane richiede una conversazione molto diversa rispetto a una fredda da tre giorni.

La soluzione non richiede sforzi eroici. È un sistema che porta alla luce le trattative giuste al momento giusto, così il tuo team può agire.

Le proprietà del documento che rendono tutto questo possibile

Quando automatizzi i documenti tramite Portant's HubSpot integration, ogni documento creato da una trattativa ottiene il proprio set di proprietà registrate direttamente nel record della trattativa. Tre di queste sono importanti per la stale proposals board.

Document Status tiene traccia di dove si trova il documento nel suo ciclo di vita. I valori includono Draft, Sent, Viewed, Signature Requested, Signed e altri. Per questa board, ti interessano "Sent" e "Signature Requested", perché sono gli stati in cui hai consegnato qualcosa all'acquirente e stai aspettando.

Date Last Viewed registra l'ultima volta che qualcuno ha aperto il documento. È la proprietà che ti dice se una proposta è attiva o fredda. Se l'acquirente l'ha aperta quattro giorni fa, è coinvolto. Se non l'ha aperta in dodici giorni, ha bisogno di una spinta.

Document Created è il timestamp di quando il documento è stato generato. Questo è meno critico per la stale board in sé, ma utile se vuoi ordinare per età o individuare proposte create e mai inviate.

Queste proprietà esistono perché Portant salva i documenti come record propri all'interno di HubSpot, non come allegati sepolti in una timeline. È questa struttura che rende possibili i report e le viste salvate. Puoi approfondire come funziona nella Documenti Portant su come visualizzare i documenti creati in HubSpot.

Costruire la stale proposals board passo dopo passo

La board è una vista salvata delle trattative in HubSpot, filtrata per mostrare solo le trattative con proposte in sospeso stale. Ecco come configurarla.

Step 1: Apri le viste delle trattative

Vai su CRM > Deals in HubSpot. Clicca sul menu a tendina "All deals" e scegli "Create new view" (o "Saved views" > "Create view" a seconda della tua versione di HubSpot). Assegnale un nome chiaro come "Stale Proposals" o "Outstanding Proposals, Needs Follow-up."

Step 2: Aggiungi il filtro Document Status

Clicca su "Add filter" e cerca la proprietà Document Status. Impostala su "is any of" e seleziona Sent e Signature Requested. Questo limita la vista alle trattative che hanno un documento attivo in attesa dell'acquirente.

Step 3: Aggiungi il filtro Date Last Viewed

Aggiungi un secondo filtro per Date Last Viewed. Impostalo su "is more than 7 days ago." Questa è la soglia che separa le proposte attive da quelle stale. Insieme al filtro sullo stato, hai ora una vista che mostra solo le trattative in cui l'acquirente non ha guardato la proposta da più di una settimana.

Step 4: Scegli le colonne

Aggiungi queste colonne alla vista per un layout pulito e utilizzabile:

  • Deal Name
  • Deal Owner
  • Amount
  • Date Last Viewed
  • Deal Stage
  • Document Status

Ordina per Date Last Viewed (dalla più vecchia) in modo che le proposte più trascurate appaiano in cima.

Step 5: Salva e condividi la vista

Salva la vista e imposta la visibilità su "Everyone" o sul team specifico che gestisce queste trattative. Aggiungila ai preferiti se vuoi un accesso rapido dalla barra laterale.

Ecco fatto. Hai ora una board live che si aggiorna automaticamente man mano che i documenti vengono inviati, visualizzati e firmati. Nessun monitoraggio manuale necessario.

La revisione del lunedì: cinque minuti, quattro azioni

Consiglio di esaminare la stale proposals board all'inizio di ogni riunione pipeline del lunedì. Ci vogliono circa cinque minuti e trasforma una pipeline passiva in una attiva.

Scorri ogni trattativa nella board, partendo dalla più vecchia. Per ogni proposta stale, decidi una delle quattro azioni.

Follow up. La maggior parte delle proposte stale ha solo bisogno di una spinta. Una breve email o una rapida chiamata per verificare se hanno domande, hanno visto i prezzi o hanno bisogno di modifiche. Il follow-up deve essere specifico. "Ho notato che non hai ancora avuto modo di esaminare la proposta che ti abbiamo inviato il 3. Vuoi che ti illustri insieme i prezzi?" è meglio di "Volevo solo fare un punto della situazione."

Re-send. A volte la proposta è andata persa. Un re-invio pulito con un riepilogo in una riga di ciò che contiene può riportarla in cima alla loro casella di posta. Se la proposta ha più di due settimane, aggiorna la nota di accompagnamento per riflettere qualsiasi nuovo contesto emerso dalle vostre conversazioni.

Withdraw. Se la trattativa è morta o la proposta non è più accurata, ritirala. Può sembrare controintuitivo, ma ritirare una proposta stale può stimolare una risposta. Pulisce anche la tua pipeline. Una proposta ritirata non pesa sulla tua previsione e segnala all'acquirente che prendi sul serio le tempistiche.

Escalate. Per trattative importanti o trattative rimaste silenziose nonostante il follow-up, escalate a un manager o coinvolgi un referente interno all'organizzazione dell'acquirente. L'escalation non riguarda la pressione. Riguarda il capire cosa sta effettivamente bloccando la trattativa.

Ecco l'intero rituale. Scorri la lista, assegna un'azione e vai avanti. L'obiettivo non è passare trenta minuti a discutere di ogni trattativa. È assicurarsi che ogni proposta stale abbia un passo successivo prima che la settimana inizi.

Personalizzare la board per il tuo team

La soglia dei sette giorni è un punto di partenza, non una regola. Ecco alcuni modi per adattare la board al modo in cui il tuo team vende davvero.

Regola la soglia in base alla dimensione della trattativa. Per trattative superiori a un certo importo, ad esempio $25,000 o $50,000, potresti volere una finestra più stretta di cinque giorni. Le trattative importanti avanzano più velocemente quando qualcuno le segue da vicino, e il costo dell'inazione è più alto. Puoi creare una seconda vista salvata con soglie di filtro diverse per queste trattative.

Filtra per titolare del deal. Se gestisci un team, crea una versione della vista filtrata per ogni rappresentante. Questo rende le revisioni individuali della pipeline più mirate. I rappresentanti possono anche filtrare per "I miei deal" per avere una versione personale da controllare ogni giorno.

Aggiungi una colonna "giorni dall'ultima visualizzazione". Crea una proprietà calcolata in HubSpot che calcoli il numero di giorni tra oggi e la Data dell'Ultima Visualizzazione. Questo rende visibile l'invecchiamento del documento a colpo d'occhio, senza calcoli mentali.

Includi il tipo di documento. Se il tuo team invia diversi tipi di proposte, rinnovi o offerte di upsell, aggiungere una colonna per il tipo di documento ti aiuta a stabilire le priorità. Una proposta di rinnovo obsoleta potrebbe richiedere un tono di follow-up diverso rispetto a una proposta per un nuovo cliente altrettanto obsoleta.

Combina con la fase del deal. Aggiungere un filtro per Fase del Deal ti permette di isolare le proposte obsolete in fasi specifiche della pipeline. Un deal in "Negoziazione" con una proposta obsoleta è un problema molto diverso rispetto a uno in "Qualificazione". Il piano d'azione cambia di conseguenza.

Automatizzare il follow-up per le proposte obsolete

Una volta che ti fidi della board, il passo successivo è automatizzare la prima azione della sequenza: la creazione di un task di follow-up.

In HubSpot, puoi creare un workflow che si attiva quando un deal soddisfa i criteri di obsolescenza. Il trigger di iscrizione sarebbe: lo Stato del Documento è "Inviato" o "Firma Richiesta" E la Data dell'Ultima Visualizzazione è più di 7 giorni fa.

Il workflow può quindi creare un task assegnato al titolare del deal con un titolo come "Follow-up su proposta obsoleta" e una scadenza per oggi. Puoi includere il contesto nel corpo del task, come l'importo del deal e da quanto tempo la proposta non viene aperta.

Mantieni l'automazione semplice. Ti consiglio che il workflow crei solo un task e nient'altro. Le email automatizzate all'acquirente possono funzionare per le proposte transazionali, ma per la maggior parte delle vendite B2B il follow-up dovrebbe essere personale. Il task ricorda al rappresentante cosa fare. Il rappresentante decide come contattare il cliente.

Se stai usando Portant's workflow automation, puoi anche attivare azioni sui documenti quando vengono soddisfatte determinate condizioni. Ad esempio, se una proposta non viene visualizzata da quattordici giorni, genera una versione aggiornata con i termini rivisti e mettila in coda per la revisione del rappresentante prima dell'invio. Questo collega la board delle proposte obsolete con automazione di contratti e proposte per chiudere il cerchio all'interno di HubSpot.

Domande frequenti

E se il mio team non usa ancora Portant?

Puoi comunque creare una versione di questa board usando il tracciamento nativo dei documenti di HubSpot o uno strumento di terze parti. Tuttavia, senza proprietà a livello di documento come la Data dell'Ultima Visualizzazione registrata nel record del deal, avrai meno granularità. Portant scrive quelle proprietà direttamente in HubSpot, ed è proprio questo che fa funzionare la vista salvata senza aggiornamenti manuali. Puoi installa Portant dal HubSpot Marketplace e iniziare ad automatizzare le proposte in pochi minuti.

Dovrei usarlo anche per i contratti, o solo per le proposte?

Per entrambi. La stessa logica si applica. Un contratto con stato "Firma Richiesta" che non viene visualizzato da sette giorni richiede attenzione tanto quanto una proposta obsoleta. Puoi includere sia proposte che contratti in un'unica vista, oppure creare viste separate se il tuo team le gestisce in modo diverso.

Come faccio a sapere se l'acquirente ha effettivamente letto la proposta?

La Data dell'Ultima Visualizzazione ti indica quando il documento è stato aperto l'ultima volta, non quanto tempo è stato consultato. È un segnale utile, ma non perfetto. Se la data è recente ma il deal non ha progredito, il problema potrebbe riguardare il contenuto o il prezzo, non la visibilità. Usa il segnale per avviare una conversazione, non come un verdetto definitivo.

E se la soglia dei sette giorni genera troppi risultati?

Se la tua board è troppo affollata, il tuo team potrebbe stare inviando proposte troppo presto o a contatti che non sono ancora pronti. Questa è di per sé un'informazione utile. Perfeziona i criteri di invio delle proposte nella parte alta del funnel e la board delle proposte obsolete si alleggerirà. Puoi anche aumentare la soglia a dieci o quattordici giorni, oppure filtrare per importo del deal per concentrarti prima sui deal ad alta priorità.