Jedes Angebot, das eine Woche lang ungeöffnet bleibt, ist ein Abschluss, der sich abkühlt. Das fällt möglicherweise nicht auf, weil die Standard-Pipeline-Ansicht von HubSpot nicht anzeigt, wann ein Käufer zuletzt das angesehen hat, was Sie gesendet haben. Aber genau in dieser Lücke zwischen "Angebot gesendet" und "Angebot ignoriert" sterben Deals still und leise.

Ich helfe Teams dabei, ihre Dokument-Workflows in HubSpot zu integrieren, damit nichts durch die Ritzen fällt. Eine der einfachsten Maßnahmen, die ich empfehle, ist das, was ich ein Board für veraltete Angebotenenne: eine einzige gespeicherte Ansicht, die jeden Deal mit einem ausstehenden Angebot anzeigt, das still geworden ist. Die Überprüfung dauert etwa fünf Minuten pro Woche und sorgt dafür, dass Ihre Pipeline ehrlich bleibt.

Was "veraltet" bei Angeboten bedeutet

Ein veraltetes Angebot ist eines, bei dem das Dokument gesendet oder eine Unterschrift angefordert wurde, der Käufer es aber seit mehr als sieben Tagen nicht geöffnet hat (oder nicht mehr darauf zurückgekehrt ist).

Das ist nicht dasselbe wie ein verlorener Deal. Der Deal ist noch offen. Niemand hat Nein gesagt. Aber Stille nach einem Angebot ist ein Signal, und dieses zu ignorieren ist eine der häufigsten Arten, wie Teams Deals verlieren, die sie hätten gewinnen sollen.

Sieben Tage sind ein sinnvoller Ausgangspunkt. Bei hochwertigen Enterprise-Deals können Sie diesen Wert auf fünf Tage verkürzen. Bei routinemäßigen Verlängerungsangeboten können zehn Tage funktionieren. Entscheidend ist, einen Schwellenwert zu definieren, ihn zu messen und zu handeln, bevor die Dynamik verloren geht.

Die Kosten des Ignorierens veralteter Angebote

Wenn ein Angebot kalt wird und niemand nachfasst, häufen sich die Folgen still und leise an.

Der Käufer wendet sich ab. Er hat Ihr Angebot einmal geöffnet, vielleicht kurz die Preise überflogen, und wurde dann von etwas anderem in Anspruch genommen. Wenn Ihre Mitbewerber Erinnerungen senden und Gespräche einplanen, sind diese jetzt das aktive Gesprächsthema. Sie sind die E-Mail, auf die sich jemand eigentlich noch melden wollte.

Ihre Pipeline-Zahlen lügen. Ein Deal mit einem gesendeten Angebot sieht in Ihrer Prognose gesund aus. Er hat Aktivität. Er hat einen Betrag. Aber wenn dieses Angebot seit zwei Wochen unberührt liegt, ist der Deal gefährdet, und Ihre Prognose weiß es nicht. Ich habe Teams gesehen, die sechsstellige "Angebot gesendet"-Deals mit sich trugen, die faktisch tot waren. Diese Zahlen verfälschen Umsatzbesprechungen, Einstellungspläne und Quotenziele.

Ihre Abschlusszeit verlängert sich. Je schneller Sie ein veraltetes Angebot erkennen und wieder Kontakt aufnehmen, desto kürzer ist Ihr Vertriebszyklus. Jeder Tag der Stille macht das nächste Follow-up schwieriger. Ein Angebot, das seit drei Wochen kalt ist, erfordert ein völlig anderes Gespräch als eines, das erst seit drei Tagen kalt ist.

Die Lösung erfordert keinen heroischen Aufwand. Es geht um ein System, das die richtigen Deals zum richtigen Zeitpunkt sichtbar macht, damit Ihr Team handeln kann.

Die Dokumenteigenschaften, die dies ermöglichen

Wenn Sie Dokumente über die Portant's HubSpot integrationautomatisieren, erhält jedes aus einem Deal erstellte Dokument einen eigenen Satz von Eigenschaften, die direkt im Deal-Datensatz erfasst werden. Drei davon sind für das Board für veraltete Angebote relevant.

Document Status verfolgt, wo sich das Dokument in seinem Lebenszyklus befindet. Mögliche Werte sind Draft, Sent, Viewed, Signature Requested, Signed und andere. Für dieses Board interessieren Sie sich für "Sent" und "Signature Requested", da dies die Zustände sind, in denen Sie dem Käufer etwas übergeben haben und warten.

Date Last Viewed erfasst, wann das Dokument zuletzt von jemandem geöffnet wurde. Diese Eigenschaft verrät Ihnen, ob ein Angebot aktiv oder kalt ist. Wenn der Käufer es vor vier Tagen geöffnet hat, ist er engagiert. Wenn er es seit zwölf Tagen nicht geöffnet hat, braucht er einen Anstoß.

Document Created ist der Zeitstempel für die Erstellung des Dokuments. Dieser ist für das Board für veraltete Angebote selbst weniger wichtig, aber nützlich, wenn Sie nach Alter sortieren oder Angebote identifizieren möchten, die erstellt, aber nie gesendet wurden.

Diese Eigenschaften existieren, weil Portant Dokumente als eigene Datensätze innerhalb von HubSpot speichert und nicht als Dateianhänge, die in einer Zeitleiste vergraben sind. Diese Struktur ist es, die Berichte und gespeicherte Ansichten ermöglicht. Weitere Informationen darüber, wie das funktioniert, finden Sie in den Portant docs on viewing created documents in HubSpot.

Das Board für veraltete Angebote Schritt für Schritt aufbauen

Das Board ist eine gespeicherte Deal-Ansicht in HubSpot, gefiltert, um nur Deals mit veralteten ausstehenden Angeboten anzuzeigen. So richten Sie es ein.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Deal-Ansichten

Navigieren Sie in HubSpot zu CRM > Deals. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "All deals" und wählen Sie "Create new view" (oder "Saved views" > "Create view", je nach Ihrer HubSpot-Version). Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen wie "Stale Proposals" oder "Outstanding Proposals, Needs Follow-up."

Schritt 2: Den Document Status-Filter hinzufügen

Klicken Sie auf "Add filter" und suchen Sie nach der Eigenschaft Document Status. Setzen Sie den Wert auf "is any of" und wählen Sie Sent und Signature Requested. Dadurch wird die Ansicht auf Deals beschränkt, bei denen ein aktives Dokument auf den Käufer wartet.

Schritt 3: Den Date Last Viewed-Filter hinzufügen

Fügen Sie einen zweiten Filter für Date Last Viewed hinzu. Setzen Sie ihn auf "is more than 7 days ago." Dies ist der Schwellenwert, der aktive Angebote von veralteten trennt. Zusammen mit dem Statusfilter haben Sie nun eine Ansicht, die nur Deals anzeigt, bei denen der Käufer das Angebot seit mehr als einer Woche nicht mehr angesehen hat.

Schritt 4: Spalten auswählen

Fügen Sie der Ansicht folgende Spalten für ein übersichtliches, handlungsorientiertes Layout hinzu:

  • Deal Name
  • Deal Owner
  • Amount
  • Date Last Viewed
  • Deal Stage
  • Document Status

Sortieren Sie nach Date Last Viewed (älteste zuerst), damit die am meisten vernachlässigten Angebote ganz oben erscheinen.

Schritt 5: Ansicht speichern und teilen

Speichern Sie die Ansicht und legen Sie die Sichtbarkeit auf "Everyone" oder auf das spezifische Team fest, das diese Deals betreut. Heften Sie sie an, wenn Sie schnellen Zugriff über die Seitenleiste wünschen.

Das war es. Sie haben jetzt ein Live-Board, das sich automatisch aktualisiert, sobald Dokumente gesendet, angesehen und unterzeichnet werden. Kein manuelles Tracking erforderlich.

Das Montags-Review: fünf Minuten, vier Aktionen

Ich empfehle, das Board für veraltete Angebote zu Beginn jedes Monday Pipeline Meetings zu überprüfen. Es dauert etwa fünf Minuten und verwandelt eine passive Pipeline in eine aktive.

Gehen Sie jeden Deal auf dem Board durch, beginnend mit dem ältesten. Entscheiden Sie für jedes veraltete Angebot eine von vier Aktionen.

Nachfassen. Die meisten veralteten Angebote brauchen nur einen kleinen Anstoß. Eine kurze E-Mail oder ein schneller Anruf, um zu fragen, ob Fragen aufgetaucht sind, ob die Preise gesehen wurden oder ob etwas angepasst werden muss. Das Follow-up sollte konkret sein. "Ich habe gesehen, dass Sie noch keine Gelegenheit hatten, das Angebot zu prüfen, das wir am 3. gesendet haben. Soll ich die Preise gemeinsam mit Ihnen durchgehen?" ist besser als "Ich wollte mich nur kurz melden."

Erneut senden. Manchmal ist das Angebot untergegangen. Ein erneutes Senden mit einer einzeiligen Zusammenfassung des Inhalts kann es wieder an die Spitze des Posteingangs bringen. Wenn das Angebot älter als zwei Wochen ist, aktualisieren Sie das Anschreiben, um neuen Kontext aus Ihren Gesprächen einzubeziehen.

Zurückziehen. Wenn der Deal tot ist oder das Angebot nicht mehr aktuell ist, ziehen Sie es zurück. Das klingt kontraintuitiv, aber ein veraltetes Angebot zurückzuziehen kann eine Reaktion auslösen. Es bereinigt auch Ihre Pipeline. Ein zurückgezogenes Angebot zählt nicht gegen Ihre Prognose und signalisiert dem Käufer, dass Sie es mit Zeitplänen ernst nehmen.

Eskalieren. Bei großen Deals oder Deals, die trotz Follow-up still geworden sind, eskalieren Sie an einen Manager oder beziehen Sie einen Fürsprecher innerhalb der Organisation des Käufers ein. Eskalation bedeutet nicht Druck ausüben. Es geht darum herauszufinden, was den Deal tatsächlich blockiert.

Das ist das gesamte Ritual. Gehen Sie die Liste durch, weisen Sie eine Aktion zu und machen Sie weiter. Das Ziel ist nicht, dreißig Minuten lang jeden Deal zu diskutieren. Es geht darum sicherzustellen, dass jedes veraltete Angebot einen nächsten Schritt hat, bevor die Woche beginnt.

Das Board für Ihr Team anpassen

Der Sieben-Tage-Schwellenwert ist ein Ausgangspunkt, keine Regel. Hier sind einige Möglichkeiten, das Board an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams anzupassen.

Den Schwellenwert nach Deal-Größe anpassen. Bei Deals ab einem bestimmten Betrag, z. B. $25,000 oder $50,000, empfiehlt sich möglicherweise ein engeres Zeitfenster von fünf Tagen. Große Deals entwickeln sich schneller, wenn jemand aufmerksam ist, und die Kosten der Untätigkeit sind höher. Sie können eine zweite gespeicherte Ansicht mit anderen Filter-Schwellenwerten für diese Deals erstellen.

Nach Deal-Inhaber filtern. Wenn Sie ein Team leiten, erstellen Sie eine Version der Ansicht, die für jeden Vertriebsmitarbeiter gefiltert ist. Das macht Einzelgespräche zur Pipeline-Überprüfung fokussierter. Vertriebsmitarbeiter können auch nach „Meine Deals" filtern, um eine persönliche Version zu erhalten, die sie täglich prüfen.

Eine Spalte „Tage seit letzter Ansicht" hinzufügen. Erstellen Sie in HubSpot eine berechnete Eigenschaft, die die Anzahl der Tage zwischen heute und dem Datum der letzten Ansicht berechnet. So wird das Alter auf einen Blick sichtbar, ohne dass Sie selbst rechnen müssen.

Dokumenttyp einbeziehen. Wenn Ihr Team verschiedene Arten von Angeboten, Verlängerungen oder Upsell-Angeboten versendet, hilft eine Spalte für den Dokumenttyp bei der Priorisierung. Ein veraltetes Verlängerungsangebot erfordert möglicherweise einen anderen Nachfass-Ton als ein veraltetes Neugeschäftsangebot.

Mit der Deal-Phase kombinieren. Ein Filter für die Deal-Phase ermöglicht es Ihnen, veraltete Angebote in bestimmten Pipeline-Phasen zu isolieren. Ein Deal in der Phase „Verhandlung" mit einem veralteten Angebot ist ein ganz anderes Problem als einer in der Phase „Qualifizierung". Der Aktionsplan ändert sich entsprechend.

Nachfassen bei veralteten Angeboten automatisieren

Sobald Sie dem Board vertrauen, besteht der nächste Schritt darin, die erste Aktion in der Sequenz zu automatisieren: das Erstellen einer Nachfass-Aufgabe.

In HubSpot können Sie einen Workflow erstellen, der ausgelöst wird, wenn ein Deal die Kriterien für „veraltet" erfüllt. Der Registrierungs-Trigger wäre: Dokumentstatus ist „Gesendet" oder „Signatur angefordert" UND Datum der letzten Ansicht liegt mehr als 7 Tage zurück.

Der Workflow kann dann eine Aufgabe erstellen, die dem Deal-Inhaber zugewiesen ist, mit einem Titel wie „Nachfassen bei veraltetem Angebot" und einem Fälligkeitsdatum für heute. Sie können Kontext im Aufgabentext angeben, z. B. den Deal-Betrag und wie lange das Angebot unberührt geblieben ist.

Halten Sie die Automatisierung einfach. Ich empfehle, dass der Workflow nur eine Aufgabe erstellt und nichts weiter. Automatisierte E-Mails an den Käufer können bei transaktionalen Angeboten funktionieren, aber für die meisten B2B-Verkäufe sollte das Nachfassen persönlich erfolgen. Die Aufgabe erinnert den Vertriebsmitarbeiter. Der Vertriebsmitarbeiter entscheidet, wie er Kontakt aufnimmt.

Wenn Sie Portant's workflow automationverwenden, können Sie auch Dokumentaktionen auslösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Wenn ein Angebot beispielsweise seit vierzehn Tagen nicht angesehen wurde, erstellen Sie eine aktualisierte Version mit neuen Konditionen und stellen Sie diese für den Vertriebsmitarbeiter zur Überprüfung vor dem Versand bereit. Das verbindet das Stale-Board mit contract and proposal automation , um den Kreislauf innerhalb von HubSpot zu schließen.

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn mein Team Portant noch nicht verwendet?

Sie können dennoch eine Version dieses Boards mit dem nativen Dokument-Tracking von HubSpot oder einem Drittanbieter-Tool erstellen. Ohne dokumentenspezifische Eigenschaften wie das Datum der letzten Ansicht, das im Deal-Datensatz erfasst wird, haben Sie jedoch weniger Detailtiefe. Portant schreibt diese Eigenschaften direkt in HubSpot, was die gespeicherte Ansicht ohne manuelle Aktualisierungen funktionsfähig macht. Sie können install Portant from the HubSpot Marketplace und Angebote in wenigen Minuten automatisieren.

Sollte ich das auch für Verträge verwenden oder nur für Angebote?

Für beides. Die gleiche Logik gilt. Ein Vertrag mit dem Status „Signatur angefordert", der seit sieben Tagen nicht angesehen wurde, erfordert genauso viel Aufmerksamkeit wie ein veraltetes Angebot. Sie können sowohl Angebote als auch Verträge in einer Ansicht zusammenfassen oder separate Ansichten erstellen, wenn Ihr Team sie unterschiedlich bearbeitet.

Wie erkenne ich, ob der Käufer das Angebot tatsächlich gelesen hat?

Das Datum der letzten Ansicht zeigt Ihnen, wann das Dokument zuletzt geöffnet wurde, nicht wie lange die Person es gelesen hat. Es ist ein nützliches Signal, kein perfektes. Wenn das Datum aktuell ist, der Deal aber nicht voranschreitet, liegt das Problem möglicherweise am Inhalt oder an der Preisgestaltung und nicht an der Sichtbarkeit. Nutzen Sie das Signal, um ein Gespräch anzustoßen, nicht als endgültiges Urteil.

Was, wenn der Sieben-Tage-Schwellenwert zu viele Ergebnisse liefert?

Wenn Ihr Board zu viele Einträge enthält, versendet Ihr Team möglicherweise Angebote zu früh oder an Kontakte, die noch nicht bereit sind. Das ist für sich genommen eine nützliche Information. Verschärfen Sie Ihre Angebotskriterien am Anfang des Funnels, und das Stale-Board wird ruhiger. Sie können den Schwellenwert auch auf zehn oder vierzehn Tage erhöhen oder nach Deal-Betrag filtern, um sich zuerst auf Deals mit hoher Priorität zu konzentrieren.