Chaque proposition qui reste non ouverte pendant une semaine est une opportunité qui se refroidit. Vous ne le remarquez peut-être pas, car la vue pipeline par défaut de HubSpot ne vous indique pas quand un acheteur a consulté pour la dernière fois ce que vous lui avez envoyé. Mais c'est dans cet écart entre "proposition envoyée" et "proposition ignorée" que les opportunités meurent discrètement.
J'aide les équipes à connecter leurs flux de traitement documentaire à HubSpot afin que rien ne passe entre les mailles du filet. L'une des choses les plus simples que je recommande est ce que j'appelle un tableau des propositions en attente: une vue enregistrée unique qui fait remonter chaque opportunité avec une proposition en cours restée sans réponse. Il faut environ cinq minutes par semaine pour la passer en revue, et elle vous permet de garder un pipeline fiable.
Ce que signifie "en attente" pour une proposition
Une proposition en attente est une proposition dont le document a été envoyé ou dont une signature a été demandée, mais que l'acheteur n'a pas ouverte (ou à laquelle il n'est pas revenu) depuis plus de sept jours.
Il ne s'agit pas d'une opportunité perdue. L'opportunité est toujours ouverte. Personne n'a dit non. Mais le silence qui suit une proposition est un signal, et l'ignorer est l'une des façons les plus courantes dont les équipes perdent des opportunités qu'elles auraient dû conclure.
Sept jours est un bon point de départ. Pour les grandes opportunités en entreprise, vous pourriez raccourcir ce délai à cinq jours. Pour les propositions de renouvellement courantes, dix jours peuvent convenir. L'essentiel est de définir un seuil, de le mesurer et d'agir avant que l'élan ne retombe.
Le coût des propositions en attente ignorées
Lorsqu'une proposition se refroidit et que personne ne relance, les conséquences s'accumulent discrètement.
L'acheteur passe à autre chose. Il a ouvert votre proposition une fois, peut-être regardé les tarifs brièvement, puis a été accaparé par autre chose. Si vos concurrents envoient des rappels et planifient des points de suivi, ils sont désormais en discussion active avec lui. Vous êtes l'e-mail auquel quelqu'un avait l'intention de répondre.
Vos chiffres de pipeline sont faussés. Une opportunité avec une proposition envoyée paraît solide dans vos prévisions. Elle affiche de l'activité. Elle a un montant. Mais si cette proposition est restée sans être consultée pendant deux semaines, l'opportunité est en danger et vos prévisions n'en tiennent pas compte. J'ai vu des équipes porter des opportunités à six chiffres en statut "proposition envoyée" qui étaient en réalité mortes. Ces chiffres faussent les réunions sur les revenus, les plans de recrutement et les objectifs de quota.
Votre délai de closing s'allonge. Plus vite vous détectez une proposition en attente et relancez l'engagement, plus votre cycle de vente est court. Chaque jour de silence rend la prochaine relance plus difficile. Une proposition qui est restée froide pendant trois semaines nécessite une conversation très différente de celle qui est froide depuis trois jours.
La solution n'est pas un effort héroïque. C'est un système qui fait remonter les bonnes opportunités au bon moment pour que votre équipe puisse agir.
Les propriétés de document qui rendent cela possible
Lorsque vous automatisez des documents via l'intégration HubSpot de Portant, chaque document créé à partir d'une opportunité reçoit son propre ensemble de propriétés enregistrées directement sur la fiche de l'opportunité. Trois d'entre elles sont importantes pour le tableau des propositions en attente.
Document Status suit la position du document dans son cycle de vie. Les valeurs incluent Draft, Sent, Viewed, Signature Requested, Signed, et d'autres. Pour ce tableau, vous vous intéressez à "Sent" et "Signature Requested", car ce sont les états dans lesquels vous avez remis quelque chose à l'acheteur et attendez une réponse.
Date Last Viewed enregistre la dernière fois que quelqu'un a ouvert le document. C'est la propriété qui vous indique si une proposition est active ou froide. Si l'acheteur l'a ouverte il y a quatre jours, il est engagé. S'il ne l'a pas ouverte depuis douze jours, il a besoin d'une relance.
Document Created est l'horodatage de la génération du document. C'est moins critique pour le tableau des propositions en attente en lui-même, mais utile si vous souhaitez trier par ancienneté ou repérer des propositions créées mais jamais envoyées.
Ces propriétés existent parce que Portant enregistre les documents en tant que leurs propres enregistrements dans HubSpot, et non comme des pièces jointes enfouies dans une chronologie. C'est cette structure qui rend possible les rapports et les vues enregistrées. Vous pouvez en savoir plus sur son fonctionnement dans la documentation Portant sur la consultation des documents créés dans HubSpot.
Créer le tableau des propositions en attente, étape par étape
Le tableau est une vue d'opportunités enregistrée dans HubSpot, filtrée pour n'afficher que les opportunités avec des propositions en attente non relancées. Voici comment le configurer.
Étape 1 : Ouvrez vos vues d'opportunités
Accédez à CRM > Deals dans HubSpot. Cliquez sur le menu déroulant "All deals" et choisissez "Create new view" (ou "Saved views" > "Create view" selon votre version de HubSpot). Donnez-lui un nom clair, comme "Stale Proposals" ou "Outstanding Proposals, Needs Follow-up."
Étape 2 : Ajoutez le filtre Document Status
Cliquez sur "Add filter" et recherchez la propriété Document Status. Réglez-la sur "is any of" et sélectionnez Sent et Signature Requested. Cela limite la vue aux opportunités disposant d'un document actif en attente de réponse de l'acheteur.
Étape 3 : Ajoutez le filtre Date Last Viewed
Ajoutez un second filtre pour Date Last Viewed. Réglez-le sur "is more than 7 days ago." C'est le seuil qui sépare les propositions actives des propositions en attente. Combiné au filtre de statut, vous disposez désormais d'une vue qui n'affiche que les opportunités dont l'acheteur n'a pas consulté la proposition depuis plus d'une semaine.
Étape 4 : Choisissez vos colonnes
Ajoutez ces colonnes à la vue pour une présentation claire et exploitable :
- Deal Name
- Deal Owner
- Amount
- Date Last Viewed
- Deal Stage
- Document Status
Triez par Date Last Viewed (les plus anciens en premier) pour que les propositions les plus négligées apparaissent en haut.
Étape 5 : Enregistrez et partagez la vue
Enregistrez la vue et définissez la visibilité sur "Everyone" ou sur l'équipe spécifique qui gère ces opportunités. Épinglez-la si vous souhaitez y accéder rapidement depuis la barre latérale.
C'est tout. Vous disposez désormais d'un tableau en direct qui se met à jour automatiquement au fur et à mesure que les documents sont envoyés, consultés et signés. Aucun suivi manuel n'est nécessaire.
La revue du lundi : cinq minutes, quatre actions
Je recommande de passer en revue le tableau des propositions en attente au début de chaque réunion pipeline du lundi. Cela prend environ cinq minutes et transforme un pipeline passif en pipeline actif.
Parcourez chaque opportunité du tableau en commençant par les plus anciennes. Pour chaque proposition en attente, décidez de l'une des quatre actions suivantes.
Relancer. La plupart des propositions en attente nécessitent simplement une relance. Un court e-mail ou un appel rapide pour vérifier s'ils ont des questions, s'ils ont vu les tarifs ou s'ils ont besoin d'ajustements. La relance doit être précise. "Je vois que vous n'avez pas encore eu l'occasion de consulter la proposition que nous vous avons envoyée le 3. Souhaitez-vous que nous passions en revue les tarifs ensemble ?" est bien meilleur que "Je me permets de revenir vers vous."
Renvoyer. Parfois, la proposition a été noyée dans les e-mails. Un renvoi propre avec un résumé d'une ligne de son contenu peut la remettre en tête de leur boîte de réception. Si la proposition date de plus de deux semaines, mettez à jour la note d'accompagnement pour intégrer tout nouveau contexte issu de vos échanges.
Retirer. Si l'opportunité est perdue ou si la proposition n'est plus exacte, retirez-la. Cela peut sembler contre-intuitif, mais retirer une proposition en attente peut provoquer une réaction. Cela assainit également votre pipeline. Une proposition retirée ne pèse pas sur vos prévisions et signale à l'acheteur que vous prenez les délais au sérieux.
Escalader. Pour les grandes opportunités ou les opportunités restées silencieuses malgré les relances, escaladez vers un manager ou impliquez un champion au sein de l'organisation de l'acheteur. L'escalade n'est pas une question de pression. Il s'agit de comprendre ce qui bloque réellement l'opportunité.
C'est tout le rituel. Parcourez la liste, attribuez une action et passez à la suite. L'objectif n'est pas de passer trente minutes à débattre de chaque opportunité. C'est de s'assurer que chaque proposition en attente a une prochaine étape avant que la semaine ne commence.
Personnaliser le tableau pour votre équipe
Le seuil de sept jours est un point de départ, pas une règle. Voici quelques façons d'ajuster le tableau à la réalité de votre équipe commerciale.
Ajustez le seuil selon la taille de l'opportunité. Pour les opportunités dépassant un certain montant, disons 25 000 $ ou 50 000 $, vous pourriez préférer une fenêtre plus courte de cinq jours. Les grandes opportunités progressent plus vite lorsque quelqu'un y prête attention, et le coût de l'inaction est plus élevé. Vous pouvez créer une deuxième vue enregistrée avec des seuils de filtre différents pour ces opportunités.
Filtrer par responsable de deal. Si vous gérez une équipe, créez une version de la vue filtrée pour chaque commercial. Cela rend les revues de pipeline en tête-à-tête plus ciblées. Les commerciaux peuvent également filtrer par « Mes deals » pour une version personnelle qu'ils consultent chaque jour.
Ajouter une colonne « jours depuis la dernière consultation ». Créez une propriété calculée dans HubSpot qui calcule le nombre de jours entre aujourd'hui et la date de dernière consultation. Cela rend le vieillissement visible en un coup d'œil, sans calcul mental.
Inclure le type de document. Si votre équipe envoie plusieurs types de propositions, de renouvellements ou d'offres de montée en gamme, l'ajout d'une colonne de type de document vous aide à prioriser. Une proposition de renouvellement obsolète peut nécessiter un ton de relance différent de celui d'une proposition destinée à un nouveau client.
Combiner avec l'étape du deal. L'ajout d'un filtre Étape du deal vous permet d'isoler les propositions obsolètes à des étapes spécifiques du pipeline. Un deal en phase « Négociation » avec une proposition obsolète représente un problème très différent de celui en phase « Qualification ». Le plan d'action change en conséquence.
Automatiser les relances pour les propositions obsolètes
Une fois que vous faites confiance au tableau de bord, l'étape suivante consiste à automatiser la première action de la séquence : la création d'une tâche de relance.
Dans HubSpot, vous pouvez créer un workflow qui se déclenche lorsqu'un deal répond aux critères d'obsolescence. Le déclencheur d'inscription serait : le statut du document est « Envoyé » ou « Signature demandée » ET la date de dernière consultation remonte à plus de 7 jours.
Le workflow peut ensuite créer une tâche assignée au responsable du deal, avec un titre tel que « Relancer la proposition obsolète » et une date d'échéance fixée à aujourd'hui. Vous pouvez inclure des informations contextuelles dans le corps de la tâche, comme le montant du deal et la durée pendant laquelle la proposition n'a pas été consultée.
Gardez l'automatisation simple. Je recommande que le workflow crée uniquement une tâche, sans aller plus loin. Les e-mails automatisés à destination de l'acheteur peuvent fonctionner pour les propositions transactionnelles, mais dans la plupart des ventes B2B, la relance doit être personnelle. La tâche rappelle au commercial ce qu'il doit faire. C'est lui qui décide de la façon de prendre contact.
Si vous utilisez l'automatisation des workflows de Portant, vous pouvez également déclencher des actions sur les documents lorsque certaines conditions sont remplies. Par exemple, si une proposition n'a pas été consultée depuis quatorze jours, générez une version actualisée avec des conditions mises à jour et placez-la en file d'attente pour que le commercial la vérifie avant l'envoi. Cela connecte le tableau des propositions obsolètes à l'automatisation des contrats et des propositions pour boucler la boucle directement dans HubSpot.
Questions fréquentes
Et si mon équipe n'utilise pas encore Portant ?
Vous pouvez toujours créer une version de ce tableau de bord en utilisant le suivi de documents natif de HubSpot ou un outil tiers. Toutefois, sans propriétés au niveau du document, comme la date de dernière consultation enregistrée sur la fiche du deal, vous disposerez d'une granularité moindre. Portant écrit ces propriétés directement dans HubSpot, ce qui permet à la vue enregistrée de fonctionner sans mises à jour manuelles. Vous pouvez installer Portant depuis le HubSpot Marketplace et commencer à automatiser vos propositions en quelques minutes.
Dois-je l'utiliser aussi pour les contrats, ou uniquement pour les propositions ?
Pour les deux. La même logique s'applique. Un contrat avec le statut « Signature demandée » qui n'a pas été consulté depuis sept jours nécessite tout autant d'attention qu'une proposition obsolète. Vous pouvez inclure propositions et contrats dans une même vue, ou créer des vues distinctes si votre équipe les gère différemment.
Comment savoir si l'acheteur a réellement lu la proposition ?
La date de dernière consultation indique quand le document a été ouvert pour la dernière fois, et non le temps passé à le lire. C'est un signal utile, mais pas parfait. Si la date est récente, mais que le deal n'a pas progressé, le problème est peut-être lié au contenu ou à la tarification, et non à la visibilité. Utilisez ce signal pour initier une conversation, non comme un verdict définitif.
Et si le seuil de sept jours génère trop de résultats ?
Si votre tableau de bord est trop chargé, votre équipe envoie peut-être des propositions trop tôt ou à des contacts qui ne sont pas encore prêts. C'est en soi une information précieuse. Resserrez vos critères de proposition en haut du tunnel de conversion, et le tableau des propositions obsolètes se videra progressivement. Vous pouvez également augmenter le seuil à dix ou quatorze jours, ou filtrer par montant de deal pour vous concentrer en priorité sur les deals à fort enjeu.
