Software voor contractautomatisering maakt contracten op basis van een sjabloon, vult ze in met de deal- of klantgegevens die je al hebt, stuurt ze door voor goedkeuring en verzamelt de handtekening, zonder dat iemand handmatig een naam, prijs of clausule hoeft over te typen. Het vervangt vijf handmatige stappen: opstellen, gegevensinvoer, goedkeuringsrouting, ondertekening en archivering.
De meeste tools voor contractautomatisering vragen je om je contracten eerst opnieuw op te bouwen in een nieuwe, eigen editor. Dat is het onderdeel dat de moeite waard is om te bevragen voordat je koopt: je juridische en salesteams hebben al sjablonen die ze vertrouwen in Google Docs of Word. De snelste weg naar automatisering is het invullen van die sjablonen, niet het vervangen ervan.
Deze gids behandelt hoe software voor contractautomatisering werkt, wat het je daadwerkelijk oplevert en de aankoopkriteria die een tool die aansluit bij je bestaande proces onderscheiden van een tool waarmee je opnieuw moet beginnen.
Wat is contractautomatisering?
Contractautomatisering is het gebruik van software om contracten te maken, door te sturen, te ondertekenen en op te slaan, zonder handmatig, repetitief werk bij elke stap. Het vervangt het kopiëren en plakken van klantgegevens in een document, het rondmailen ervan ter goedkeuring en het handmatig achtervolgen van een handtekening.
De tools die dit doen, vallen in twee categorieën: platforms met een eigen contracteditor (waarbij je je sjablonen daarin opnieuw opbouwt) en tools die gegevens samenvoegen in sjablonen die je al bezit. Dat onderscheid is belangrijker dan welke functielijst dan ook, omdat het bepaalt hoeveel installatiewerk je op je neemt.
Hoe werkt software voor contractautomatisering?
Elke tool voor contractautomatisering verwerkt dezelfde vijf stappen. Dit is wat elke stap daadwerkelijk doet:
1. Contractopstelling
De software vult een sjabloon in met de relevante gegevens: namen van partijen, prijzen, datums en clausules. Met Portant is dat sjabloon een Google Docs- of Word-bestand dat je team al gebruikt (inclusief een van deze gratis contractsjablonen), gevuld vanuit een HubSpot-dealrecord. Bij editor-first tools bouw je het sjabloon eerst binnen hun platform.
2. Geautomatiseerde workflows
Een contractlevenscyclus workflow bepaalt wat er na het opstellen gebeurt: wie het beoordeelt, wat de volgende stap activeert en waar het naartoe gaat zodra iedereen heeft ondertekend. Dit voorkomt dat een contract een week lang in iemands inbox blijft liggen.
3. Goedkeuringsprocessen
Goedkeuringsrouting stuurt het contract automatisch, in volgorde, naar de juiste beoordelaar, met een registratie van wie wat en wanneer heeft goedgekeurd. Die registratie is wat een audit later nodig heeft; een keten van doorgestuurde e-mails is dat niet. Herinneringen en statusupdates worden automatisch verstuurd, doorgaans via een e-mail API-serviceprovider, zodat niemand handmatig een beoordelaar hoeft te achtervolgen.
4. Elektronische handtekeningen
Elektronische handtekeningen ronden het proces af zonder afdrukken, scannen of een aparte ondertekeningsapp. De sterkste tools houden de ondertekende status op hetzelfde record waaruit het contract is gegenereerd, zodat je niet in een tweede dashboard hoeft te kijken om te weten of een deal is gesloten.
5. Gegevenssynchronisatie en opslag
Zodra het contract is ondertekend, moet het zichzelf terugschrijven naar de plek waar je team al naartoe kijkt: de CRM-deal, een gedeelde schijf of beide. Portant synchroniseert het ondertekende bestand naar Google Drive of OneDrive en registreert het als een eigen record op de HubSpot-deal, met de status gegenereerd, bekeken, goedgekeurd en ondertekend op één plek.
Waarom zouden bedrijven hun contracten automatiseren?
Drie redenen komen consequent naar voren zodra een team contracten automatiseert:
- Snelheid. Een contract dat handmatig veel heen-en-weer vereist om samen te stellen, waarbij de juiste clausules worden opgezocht en elk getal wordt gecheckt aan de hand van de deal, kost slechts minuten wanneer het sjabloon al gekoppeld is aan het dealrecord.
- Minder fouten die ertoe doen. Een verkeerde prijs of een verouderde clausule in een ondertekend contract is geen typefout, het is een aansprakelijkheid. Automatisering elimineert de handmatige herinvoerstap waarbij die fouten ontstaan.
- Een register dat je daadwerkelijk kunt doorzoeken. Wanneer elk contract op dezelfde manier wordt gegenereerd en op dezelfde plek wordt geregistreerd, wordt "welke contracten wachten nog op juridische goedkeuring" een filter, geen Slack-thread.
Deze voordelen tellen het snelst op voor teams die regelmatig contracten opstellen: juridische afdelingen, salesteams die terugkerende deals sluiten en inkoopfuncties die leveranciersovereenkomsten verwerken.
Hoe kies je de beste contractbeheersoftware voor jouw bedrijf?
De meeste tools voor contractautomatisering dekken de basisprincipes: sjablonen, goedkeuringen en eSignature. De verschillen die er echt toe doen, worden zichtbaar in hoeveel ze veranderen aan je bestaande proces.
| Wat je moet controleren | Waarom het belangrijk is | De eigen-editor-valkuil |
|---|---|---|
| Waar je sjablonen staan | Je team heeft al contracten die je juridisch beoordelaar vertrouwt | Veel CLM-tools vereisen dat je elk sjabloon opnieuw opbouwt in hun eigen editor voordat je iets kunt automatiseren |
| Hoe het gegevens ophaalt | Deal-, contact- en regelitemgegevens moeten direct vanuit het CRM-record worden samengevoegd | Editor-first tools hebben vaak een apart contractobject nodig, waardoor het CRM-record en het contract ongemerkt uit elkaar kunnen lopen |
| Ondertekening | Ingebouwde eSignature houdt de status op hetzelfde document dat je hebt gegenereerd | Sommige tools rekenen per envelop of leiden de ondertekening volledig via een aparte app |
| Installatietijd | Een tool zou moeten werken met sjablonen die je al hebt | Het migreren van elk sjabloon naar een nieuwe editor is doorgaans het langzaamste onderdeel van het onboarden van een CLM-platform |
| Audittrail | Elk gegenereerd, bekeken, goedgekeurd en ondertekend contract moet zichtbaar zijn op de deal zelf | Sommige tools bewaren die geschiedenis in een apart dashboard, onzichtbaar voor de medewerker die aan de deal werkt |
Als je team al contracten heeft die het vertrouwt, geef dan de voorkeur aan een tool die gegevens in die sjablonen samenvoegt boven een tool die je vraagt ze opnieuw op te bouwen. Die ene beslissing bepaalt hoe lang de uitrol duurt en hoeveel je juridisch team opnieuw moet leren.
Contractautomatisering met Portant
Portant is een oplossing voor contractautomatisering voor HubSpot die is gebouwd op de sjablonen die je al hebt, niet op een nieuwe editor die je moet leren. Het voegt HubSpot-deal-, contact- en regelitemgegevens samen in je Google Docs-, Google Slides-, Microsoft Word- of PDF-contractsjabloon en verwerkt daarna de goedkeuring en handtekening.
Automatiseer je contracten met eSign
Zo ziet het genereren van een contract in Portant eruit:
- Open Portant en selecteer je contractsjabloon.
- Koppel je gegevensbron zodat het sjabloon automatisch wordt ingevuld vanuit het dealrecord.
- Voeg eventuele aangepaste velden toe die het contract nodig heeft.
- Klik op "Automate." Portant vraagt eSignatures op bij de juiste partijen, door een
{{contact.email}}veld te taggen of e-mailadressen van ontvangers direct toe te voegen.
Zodra alle partijen hebben ondertekend, stuurt Portant het ondertekende exemplaar per e-mail naar wie het nodig heeft en registreert het resultaat terug op de HubSpot-deal, gegenereerd, bekeken, goedgekeurd en ondertekend, alles op één plek.
Wat dit daadwerkelijk verandert
- Geen nieuwe editor. Je juridisch team blijft werken in het Google Docs- of Word-bestand dat het al vertrouwt.
- Gegevens blijven gesynchroniseerd. Het contract haalt gegevens op uit het live HubSpot-record, zodat het nooit iets kan bevatten dat afwijkt van de deal.
- eSignature is ingebouwd. Geen aparte app, geen aparte kosten per envelop.
- Alles wordt geregistreerd op de deal. Een medewerker kan de contractstatus bekijken zonder het record te verlaten waaruit ze al werken.
Portant verzorgt contractbeheer van begin tot eind, van het eerste concept via de contractopstelling tot elke contractuele verplichting na ondertekening.
Veelgestelde vragen
Wat is software voor contractautomatisering?
Software voor contractautomatisering maakt contracten op basis van een sjabloon, vult ze in met je gegevens, stuurt ze door voor goedkeuring en verzamelt handtekeningen, ter vervanging van de handmatige versie van elk van die stappen.
Hoe werkt contractautomatisering?
Het vult een contractsjabloon in met gegevens uit een bron zoals je CRM, stuurt het door een goedkeuringsworkflow als die is ingesteld, verzamelt een elektronische handtekening en slaat de ondertekende kopie op een plek op waar je team die kan vinden.
Moet ik mijn bestaande contractsjablonen opgeven?
Niet bij elke tool. Sommige contractautomatiseringsplatforms vereisen dat je sjablonen opnieuw opbouwt in hun eigen editor. Andere, waaronder Portant, voegen gegevens rechtstreeks samen in de Google Docs- of Word-sjablonen die je team al gebruikt.
Is contractautomatiseringssoftware de moeite waard voor een klein team?
Als je team meer dan een handvol contracten per maand opstelt, zeker. De tijdsbesparing per contract telt snel op, en de vermindering van handmatige gegevensinvoerfouten is zelfs bij een laag volume van belang.
Klaar om het op je eigen sjabloon te zien? Probeer de contractautomatisering van Portant voor HubSpot met het contract dat je al gebruikt.
