Il software di automazione dei contratti crea contratti a partire da un modello, li compila con i dati dell'affare o del cliente che hai già a disposizione, li instrada per l'approvazione e raccoglie la firma, senza che nessuno debba riscrivere manualmente un nome, un prezzo o una clausola. Sostituisce cinque passaggi manuali: redazione, inserimento dati, instradamento per l'approvazione, firma e archiviazione.
La maggior parte degli strumenti di automazione dei contratti ti chiede di ricostruire i tuoi contratti all'interno di un nuovo editor proprietario. Questo è il punto su cui vale la pena riflettere prima di acquistare: i tuoi team legali e commerciali hanno già dei modelli di cui si fidano in Google Docs o Word. Il percorso più rapido verso l'automazione è compilare quelli, non sostituirli.
Questa guida illustra come funziona il software di automazione dei contratti, cosa ti permette davvero di risparmiare e i criteri di acquisto che distinguono uno strumento che si adatta al tuo processo esistente da uno che ti obbliga a ricominciare da zero.
Cos'è l'automazione dei contratti?
L'automazione dei contratti consiste nell'utilizzo di un software per creare, instradare, firmare e archiviare i contratti senza dover eseguire manualmente operazioni ripetitive a ogni passaggio. Sostituisce il copia-incolla dei dati del cliente in un documento, l'invio via email per l'approvazione e il recupero manuale della firma.
Gli strumenti che svolgono questa funzione si dividono in due categorie: piattaforme con un proprio editor di contratti (in cui devi ricreare i tuoi template al loro interno) e strumenti che uniscono i dati ai template che già possiedi. Questa distinzione conta più di qualsiasi elenco di funzionalità, perché determina quanto lavoro di configurazione ti stai assumendo.
Come funziona il software di automazione dei contratti?
Ogni strumento di automazione dei contratti gestisce le stesse cinque fasi. Ecco cosa fa ciascuno di essi concretamente:
1. Creazione del contratto
Il software compila un modello con i dati pertinenti: nomi delle parti, prezzi, date, clausole. Con Portant, quel modello è un Google Doc o un file Word che il tuo team usa già (incluno uno qualsiasi di questi gratuiti modelli di contratto), popolato da un record di trattativa HubSpot. Con gli strumenti che privilegiano l'editor, costruisci prima il template all'interno della loro piattaforma.
2. Workflow automatizzati
A ciclo di vita del contratto il workflow definisce cosa succede dopo la creazione: chi lo revisiona, cosa attiva il passaggio successivo e dove va una volta che tutti hanno firmato. Questo è ciò che impedisce a un contratto di restare fermo nella casella di posta di qualcuno per una settimana.
3. Processi di approvazione
Il routing delle approvazioni invia il contratto al revisore giusto in modo automatico, nell'ordine corretto, con un registro di chi ha approvato cosa e quando. Quel registro è ciò di cui un audit ha bisogno in seguito; una catena di email inoltrate non lo è. I promemoria e gli aggiornamenti di stato vengono inviati automaticamente, di solito tramite un provider di servizi API email, così nessuno deve rincorrere manualmente un revisore.
4. Firme Elettroniche
Firme elettroniche chiudi il processo senza stampare, scansionare o usare un'app di firma separata. Gli strumenti più efficaci mantengono lo stato di firma nello stesso record da cui è stato generato il contratto, così non devi controllare una seconda dashboard per sapere se una trattativa è andata a buon fine.
5. Sincronizzazione e archiviazione dei dati
Una volta firmato, il contratto dovrebbe salvarsi automaticamente dove il tuo team già lavora: nel deal del CRM, in un drive condiviso, o in entrambi. Portant sincronizza il file firmato su Google Drive o OneDrive e lo registra come record autonomo nel deal di HubSpot, con gli stati generato, visualizzato, approvato e firmato tutti in un unico posto.
Perché le aziende dovrebbero automatizzare i loro contratti?
Tre motivi emergono costantemente quando un team automatizza i contratti:
- Velocità. Un contratto che richiede un vero e proprio lavoro manuale per essere assemblato pezzo per pezzo, selezionando le clausole giuste e verificando ogni numero rispetto all'accordo, è pronto in pochi minuti quando il template è già collegato al record dell'operazione.
- Meno errori che contano. Un prezzo errato o una clausola obsoleta in un contratto firmato non è un refuso, è una responsabilità legale. L'automazione elimina il passaggio di reinserimento manuale in cui si verificano quegli errori.
- Un registro che puoi davvero cercare. Quando ogni contratto viene generato nello stesso modo e registrato nello stesso posto, "quali contratti sono ancora in attesa del team legale" diventa un filtro, non un thread su Slack.
Questi si accumulano più rapidamente per i team che generano contratti di frequente: uffici legali, team di vendita che chiudono accordi ricorrenti e funzioni di approvvigionamento che gestiscono contratti con i fornitori.
Come scegliere il miglior software di gestione dei contratti per la tua azienda?
La maggior parte degli strumenti di automazione dei contratti copre le basi: template, approvazioni, firma elettronica. Le differenze che contano davvero emergono in quanto modificano il tuo processo esistente.
| Cosa verificare | Perché è importante | La trappola dell'editor proprietario |
|---|---|---|
| Dove vivono i tuoi template | Il tuo team ha già contratti di cui il tuo revisore legale si fida | Molti strumenti CLM richiedono di ricostruire ogni modello nel loro editor prima di poter automatizzare qualsiasi cosa |
| Come estrae i dati | I dati di deal, contatto e voce di riga devono unirsi direttamente dal record CRM | Gli strumenti che privilegiano l'editor richiedono spesso un oggetto contratto separato, così il record CRM e il contratto possono silenziosamente divergere |
| Firma | La firma elettronica integrata mantiene lo stato sullo stesso documento che hai generato | Alcuni strumenti addebitano un costo per ogni busta o instradano la firma attraverso un'app separata |
| Tempo di configurazione | Uno strumento dovrebbe funzionare con i template che hai già | Migrare ogni template in un nuovo editor è di solito la parte più lenta dell'onboarding di una piattaforma CLM |
| Audit trail | Ogni contratto generato, visualizzato, approvato e firmato dovrebbe essere visibile nel deal stesso | Alcuni strumenti mantengono quella cronologia in una dashboard separata, invisibile al rappresentante che lavora sulla trattativa |
Se il tuo team ha già dei contratti di cui si fida, valuta uno strumento che inserisca i dati in quei modelli esistenti piuttosto che uno che ti chieda di ricostruirli da zero. Questa singola scelta influisce su quanto tempo richiede il rollout e su quanto il tuo team legale dovrà reimparare.
Automazione dei Contratti con Portant
Portant è un soluzione di automazione dei contratti per HubSpot costruito sui template che già hai, non un nuovo editor da imparare. Unisce i dati di deal, contatto e line-item di HubSpot nei tuoi template di contratto su Google Docs, Google Slides, Microsoft Word o PDF, per poi gestire approvazione e firma direttamente da lì.
Automatizza i tuoi contratti con eSign
Ecco come appare la generazione di un contratto in Portant:
- Apri Portant e seleziona il tuo modello di contratto.
- Collega la tua fonte di dati in modo che il template si compili automaticamente dal record del deal.
- Aggiungi tutti i campi personalizzati di cui il contratto ha bisogno.
- Clicca su "Automate." Portant richiede le firme elettroniche alle parti giuste, sia taggando un
{{contact.email}}campo o aggiungendo direttamente le email dei destinatari.
Una volta che tutte le parti hanno firmato, Portant invia via email la copia firmata a chi ne ha bisogno e registra il risultato sul deal di HubSpot: generato, visualizzato, approvato e firmato, tutto in un unico posto.
Cosa Cambia Davvero
- Nessun nuovo editor. Il tuo team legale continua a lavorare nel file Google Docs o Word di cui si fida già.
- I dati rimangono sincronizzati. Il contratto attinge dal record HubSpot in tempo reale, quindi non può contenere informazioni in contrasto con il deal.
- La firma elettronica è integrata. Nessuna app separata, nessun costo aggiuntivo per busta.
- Tutto viene registrato nel deal. Un rappresentante può vedere lo stato del contratto senza lasciare il record su cui sta già lavorando.
Portant gestisce gestione dei contratti da capo a fondo, dalla prima bozza fino alla creazione di contratti passo e ogni contrattuale obbligo dopo la firma.
Domande Frequenti
Cos'è il software di automazione dei contratti?
Il software di automazione dei contratti crea contratti a partire da un modello, li compila con i tuoi dati, li instrada per l'approvazione e raccoglie le firme, sostituendo la versione manuale di ciascuno di questi passaggi.
Come funziona l'automazione dei contratti?
Compila un modello di contratto con i dati estratti da una fonte come il tuo CRM, lo invia attraverso un flusso di approvazione (se configurato), raccoglie una firma elettronica e archivia la copia firmata in un posto che il tuo team può trovare facilmente.
Devo rinunciare ai miei modelli di contratto esistenti?
Non con tutti gli strumenti. Alcune piattaforme di automazione dei contratti richiedono di ricostruire i modelli all'interno del proprio editor. Altre, tra cui Portant, uniscono i dati direttamente nei modelli Google Docs o Word che il tuo team usa già.
Il software di automazione dei contratti vale la pena per un team piccolo?
Se il tuo team genera più di una manciata di contratti al mese, sì. Il tempo risparmiato per ogni contratto si accumula rapidamente, e la riduzione degli errori di inserimento manuale dei dati è importante anche a basso volume.
Pronto a vederlo sul tuo modello? Prova l'automazione dei contratti di Portant per HubSpot con il contratto che usi già.
