O software de automação de contratos cria contratos a partir de um modelo, preenche-os com os dados do negócio ou do cliente que você já possui, encaminha-os para aprovação e coleta a assinatura, sem que ninguém precise redigitar um nome, um preço ou uma cláusula manualmente. Ele substitui cinco etapas manuais: elaboração, entrada de dados, roteamento de aprovação, assinatura e arquivamento.
A maioria das ferramentas de automação de contratos pede que você reconstrua seus contratos dentro de um novo editor proprietário. Esse é o ponto que vale questionar antes de comprar: suas equipes jurídica e de vendas já têm modelos nos quais confiam no Google Docs ou no Word. O caminho mais rápido para a automação é preencher esses modelos, não substituí-los.
Este guia explica como o software de automação de contratos funciona, o que ele realmente economiza para você e os critérios de compra que diferenciam uma ferramenta que se adapta ao seu processo existente de uma que faz você começar do zero.
O que é Automação de Contratos?
Automação de contratos é o uso de software para criar, encaminhar, assinar e armazenar contratos sem trabalho manual e repetitivo em cada etapa. Ela substitui o processo de copiar e colar dados do cliente em um documento, enviá-lo por e-mail para aprovação e correr atrás de uma assinatura manualmente.
As ferramentas que fazem isso se dividem em duas categorias: plataformas com seu próprio editor de contratos (nas quais você reconstrói seus modelos) e ferramentas que mesclam dados nos modelos que você já possui. Essa distinção importa mais do que qualquer lista de funcionalidades, pois define o quanto de trabalho de configuração você está assumindo.
Como Funciona o Software de Automação de Contratos?
Toda ferramenta de automação de contratos lida com as mesmas cinco etapas. Veja o que cada uma delas realmente faz:
1. Criação de Contratos
O software preenche um modelo com os dados relevantes: nomes das partes, preços, datas e cláusulas. Com o Portant, esse modelo é um arquivo do Google Docs ou do Word que sua equipe já utiliza (incluindo qualquer um destes modelos de contrato gratuitos), preenchido a partir de um registro de negócio no HubSpot. Com as ferramentas centradas no editor, você constrói o modelo dentro da plataforma delas primeiro.
2. Fluxos de Trabalho Automatizados
Um fluxo de ciclo de vida do contrato define o que acontece após a criação: quem o revisa, o que aciona a próxima etapa e para onde ele vai assim que todos assinaram. É isso que impede um contrato de ficar parado na caixa de entrada de alguém por uma semana.
3. Processos de Aprovação
O roteamento de aprovação envia o contrato automaticamente ao revisor correto, em ordem, com um registro de quem aprovou o quê e quando. Esse registro é o que uma auditoria precisará posteriormente; uma cadeia de e-mails encaminhados não serve para isso. Lembretes e atualizações de status são enviados automaticamente, geralmente por meio de um provedor de serviço de API de e-mail, para que ninguém precise cobrar um revisor manualmente.
4. Assinaturas Eletrônicas
As assinaturas eletrônicas concluem o processo sem impressão, digitalização ou um aplicativo de assinatura separado. As ferramentas mais completas mantêm o status de assinado no mesmo registro a partir do qual o contrato foi gerado, para que você não precise verificar um segundo painel para saber se um negócio foi fechado.
5. Sincronização e Armazenamento de Dados
Após a assinatura, o contrato deve ser gravado automaticamente onde sua equipe já consulta as informações: no negócio do CRM, em um drive compartilhado ou em ambos. O Portant sincroniza o arquivo assinado com o Google Drive ou o OneDrive e o registra como seu próprio registro no negócio do HubSpot, com os status gerado, visualizado, aprovado e assinado, tudo em um único lugar.
Por que as Empresas Devem Automatizar Seus Contratos?
Três razões surgem de forma consistente quando uma equipe automatiza contratos:
- Velocidade. Um contrato que exige muita troca de informações para ser montado manualmente, selecionando as cláusulas corretas e verificando cada número em relação ao negócio, leva apenas minutos quando o modelo já está conectado ao registro do negócio.
- Menos erros que importam. Um preço errado ou uma cláusula desatualizada em um contrato assinado não é um simples erro de digitação, é uma responsabilidade legal. A automação elimina a etapa de reinserção manual onde esses erros acontecem.
- Um registro que você realmente consegue pesquisar. Quando todos os contratos são gerados da mesma forma e registrados no mesmo lugar, "quais contratos ainda estão aguardando o jurídico" vira um filtro, não uma thread no Slack.
Esses benefícios se acumulam mais rapidamente para equipes que geram contratos com frequência: departamentos jurídicos, equipes de vendas fechando negócios recorrentes e funções de compras que lidam com acordos com fornecedores.
Como Escolher o Melhor Software de Gestão de Contratos para Sua Empresa?
A maioria das ferramentas de automação de contratos cobre o básico: modelos, aprovações e assinatura eletrônica. As diferenças que realmente importam aparecem em quanto elas mudam o seu processo existente.
| O que verificar | Por que importa | A armadilha do editor proprietário |
|---|---|---|
| Onde seus modelos ficam armazenados | Sua equipe já tem contratos nos quais o revisor jurídico confia | Muitas ferramentas de CLM exigem a reconstrução de todos os modelos dentro do próprio editor antes que você possa automatizar qualquer coisa |
| Como ela extrai os dados | Os dados de negócio, contato e itens de linha devem ser mesclados diretamente a partir do registro do CRM | Ferramentas centradas no editor geralmente precisam de um objeto de contrato separado, o que pode fazer com que o registro do CRM e o contrato fiquem desatualizados entre si silenciosamente |
| Assinatura | A assinatura eletrônica integrada mantém o status no mesmo documento que você gerou | Algumas ferramentas cobram por envelope ou encaminham a assinatura por meio de um aplicativo totalmente separado |
| Tempo de configuração | Uma ferramenta deve funcionar com os modelos que você já possui | Migrar todos os modelos para um novo editor costuma ser a parte mais demorada da integração de uma plataforma de CLM |
| Trilha de auditoria | Todo contrato gerado, visualizado, aprovado e assinado deve estar visível no próprio negócio | Algumas ferramentas mantêm esse histórico em um painel separado, invisível para o representante que está trabalhando no negócio |
Se sua equipe já tem contratos nos quais confia, prefira uma ferramenta que mescle dados nesses modelos em vez de uma que peça para você reconstruí-los primeiro. Essa única decisão afeta o tempo de implantação e o quanto sua equipe jurídica precisará reaprender.
Automação de Contratos com o Portant
O Portant é uma solução de automação de contratos para o HubSpot construída sobre os modelos que você já possui, não um novo editor para aprender. Ele mescla dados de negócio, contato e itens de linha do HubSpot no seu modelo de contrato em Google Docs, Google Slides, Microsoft Word ou PDF, e depois cuida da aprovação e da assinatura a partir daí.
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Veja como é gerar um contrato no Portant:
- Abra o Portant e selecione seu modelo de contrato.
- Conecte sua fonte de dados para que o modelo seja preenchido automaticamente a partir do registro do negócio.
- Adicione quaisquer campos personalizados que o contrato precise.
- Clique em "Automate." O Portant solicita assinaturas eletrônicas das partes corretas, seja marcando um
{{contact.email}}campo ou adicionando os e-mails dos destinatários diretamente.
Assim que todas as partes assinarem, o Portant envia a cópia assinada por e-mail para quem precisar e registra o resultado de volta no negócio do HubSpot, gerado, visualizado, aprovado e assinado, tudo em um único lugar.
O que Isso Muda na Prática
- Nenhum novo editor. Sua equipe jurídica continua trabalhando no arquivo do Google Docs ou do Word em que já confia.
- Os dados ficam sincronizados. O contrato é extraído do registro ativo do HubSpot, portanto não pode conter informações que contradizem o negócio.
- A assinatura eletrônica é integrada. Sem aplicativo separado, sem custo adicional por envelope.
- Tudo é registrado no negócio. Um representante pode ver o status do contrato sem sair do registro em que já trabalha.
O Portant gerencia a gestão de contratos de ponta a ponta, desde o primeiro rascunho até a etapa de criação do contrato e cada obrigação contratual após a assinatura.
Perguntas Frequentes
O que é software de automação de contratos?
O software de automação de contratos cria contratos a partir de um modelo, preenche-os com seus dados, encaminha-os para aprovação e coleta assinaturas, substituindo a versão manual de cada uma dessas etapas.
Como funciona a automação de contratos?
Ela preenche um modelo de contrato com dados extraídos de uma fonte como seu CRM, envia para um fluxo de aprovação (caso um esteja configurado), coleta uma assinatura eletrônica e armazena a cópia assinada em um local que sua equipe consiga encontrar.
Preciso abrir mão dos meus modelos de contrato existentes?
Não com todas as ferramentas. Algumas plataformas de automação de contratos exigem que você recrie os modelos dentro do editor delas. Outras, incluindo Portant, inserem os dados diretamente nos modelos do Google Docs ou Word que sua equipe já utiliza.
Vale a pena usar um software de automação de contratos para uma equipe pequena?
Se sua equipe gera mais do que alguns contratos por mês, sim. O tempo economizado por contrato se acumula rapidamente, e a redução nos erros de inserção manual de dados faz diferença mesmo em volumes baixos.
Pronto para ver como funciona com seu próprio modelo? Experimente a automação de contratos para HubSpot do Portant com o contrato que você já utiliza.
