Come Strutturare i Pipeline di Vendita con i Trigger di Progressione delle Fasi del Deal in HubSpot

Per un quadro completo di come la generazione di documenti, l'unione dati e la firma elettronica si integrano in HubSpot, consulta la guida completa all'automazione dei documenti in HubSpot.

Molti responsabili delle vendite affrontano la stessa sfida: il caos nella pipeline. I rappresentanti fanno avanzare i deal senza soddisfare i criteri richiesti, i playbook vengono ignorati e le previsioni ne risentono. Peggio ancora, i deal bloccati passano inosservati finché non è troppo tardi.

La soluzione consiste nell'applicare un processo di vendita strutturato utilizzando i Trigger di Progressione delle Fasi del Deal in HubSpot. Combinando criteri di fase, campi obbligatori, workflow, playbook e tag dei deal, puoi portare chiarezza, coerenza e automazione alla tua pipeline di vendita.

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Perché la Progressione delle Fasi del Deal è Importante

Senza criteri di ingresso e uscita chiaramente definiti, la tua pipeline diventa disorganizzata:

• I deal avanzano senza una qualificazione adeguata.
  
• I rappresentanti saltano passaggi per mancanza di visibilità sui requisiti del processo.
  
• I manager dedicano tempo a validare invece di fare coaching.
  
• Le previsioni sono inaffidabili a causa di dati di fase non coerenti.
  

Per affrontare questi problemi, implementa dei guardrail a ogni fase utilizzando gli strumenti di HubSpot. Di seguito descriviamo la strategia, seguita da istruzioni dettagliate passo dopo passo per l'esecuzione.

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La Strategia: Elementi Chiave di una Pipeline Strutturata

1. Campi Obbligatori nelle Transizioni di Fase: impedisci ai deal incompleti di avanzare.
   
2. Workflow di Task & Notifiche: avvisa e guida i rappresentanti ad agire nel modo giusto al momento giusto.
   
3. Raccomandazioni Playbook: fornisci contenuti pertinenti in modo contestuale all'interno del record del deal.
   
4. Tag dei Deal per lo Stato: aggiungi un secondo livello di visibilità per mostrare la salute del deal.
   
5. Automazione dei Deal Bloccati: identifica e segnala proattivamente i deal stagnanti.
   

Guida all'Implementazione: Come Configurare la Progressione delle Fasi del Deal in HubSpot

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1. Imponi Campi Obbligatori al Passaggio di Fase del Deal

Assicurati che le informazioni chiave di qualificazione vengano acquisite prima che i deal avanzino.

Passaggi:

• Vai su Settings > Objects > Deals > Pipelines
  
• Seleziona la tua pipeline e clicca sull'icona Edit accanto a una fase (es. Qualified to Buy).
  
• In Update stage properties, aggiungi campi come:
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  • Expected Budget
  • Decision Maker
• Contrassegnali come required prima di consentire il cambio di fase.
• Salva la configurazione.
  

Risultato: i rappresentanti devono inserire o confermare queste informazioni prima di far avanzare un deal.

2. Automatizza l'Assegnazione di Task e le Notifiche Interne

Rafforza il rispetto del processo con l'automazione che assegna task e notifica i rappresentanti quando un deal entra in una fase chiave.

Passaggi:

• Vai su Automation > Workflows > Create Workflow > From Scratch
  
• Scegli Deal-Based Workflow
  
• Imposta il trigger di iscrizione:
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  • Deal Stage = Qualified to Buy
    
• Aggiungi le seguenti azioni:
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  • Create Task:
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    • Titolo: "Book Discovery Call"
      
    • Responsabile: Deal Owner
      
    • Priorità: Alta
      
  • Send Internal Email al Deal Owner
    
  • Send In-App Notification (opzionale per la visibilità)
    

Risultato: ogni rappresentante riceve indicazioni immediate e responsabilità chiare a ogni passaggio critico.

3. Mostra i Playbook Giusti al Momento Giusto

Aiuta i rappresentanti ad avere successo mettendo a disposizione i playbook di vendita appropriati direttamente nel record del deal.

Passaggi:

• Vai su Sales > Playbooks
  
• Seleziona o crea un playbook (es. "Discovery Call Script")
  
• Clicca su Settings all'interno del playbook
  
• Sotto Recommended For:
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  • Tipo di oggetto: Deal
    
  • Fase: Qualified to Buy
    
• Salva le modifiche
  

Risultato: i playbook vengono mostrati in modo contestuale come Recommended, rendendo più semplice per i rappresentanti seguire messaggi strutturati.

4. Aggiungi Tag ai Deal per Riflettere lo Stato, Non Solo la Fase

Le fasi indicano dove si trova un deal nel percorso d'acquisto. I tag indicano cosa sta succedendo con quel deal (es. bloccato, mancano informazioni, in attesa di firma).

Passaggi:

• Vai su Settings > Properties
  
• Cerca o crea la proprietà Deal Tags
  
• Definisci opzioni di tag come:
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  • Stuck > 14 Days
    
  • Signature Requested
    
  • Budget Pending
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• Crea un workflow:
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  • Trigger: il deal è nella fase da più di 14 giorni
    
  • Azione: imposta Deal Tags = "Stuck"
    

Risultato: nella visualizzazione del deal compaiono indicatori visivi dello stato, che aiutano manager e rappresentanti a dare priorità ai follow-up.

5. Crea un Workflow "Deal Bloccato" per Attivare Azioni

Evita che i deal rimangano fermi senza che nessuno se ne accorga, creando un workflow che segnala l'inattività.

Passaggi:‍

• Crea un Deal-Based Workflow‍
• Trigger di iscrizione:
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  • Time in current stage > 14 days
  • Escludi Closed-Won e Closed-Lost
    

• Azioni:
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  • Set Deal Tag: "Stuck"
    
  • Create High-Priority Task:
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    • Titolo: "Follow up on stagnant deal"
      
    • Responsabile: Deal Owner
      ‍
      
  • Send Email Notification a:
    ‍
    
    • Deal Owner
      
    • Opzionalmente: Sales Manager o Team Leader
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  • Send In-App Notification (opzionale)
    

Risultato: è il sistema, non i tuoi manager, ad avvisare i rappresentanti dei deal bloccati, eliminando attrito e migliorando i follow-up.

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Riepilogo: Costruisci una Pipeline che Genera Azione

Allineando le tue fasi del deal al percorso dell'acquirentee integrandole con automazione, contenuti e strumenti di visibilità, riduci gli errori, aumenti la responsabilità e acceleri i deal.

Prossimi Passi

✅ Controlla le fasi della tua pipeline esistente
✅ Definisci i criteri di ingresso e uscita
✅ Configura i campi obbligatori
✅ Crea workflow di automazione e logica dei tag
✅ Distribuisci le raccomandazioni dei playbook

Una pipeline strutturata non riguarda solo il controllo, ma la chiarezza, l'efficienza e, in ultima analisi, i risultati.

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