Plantilla de Declaración de Trabajo

Una declaración de trabajo (SOW) es un documento específico del proyecto que define qué trabajo se realizará, cómo se llevará a cabo, cuándo se entregará y de qué es responsable cada parte. Generalmente se encuentra bajo un acuerdo marco de servicios o contrato de consultoría, que establece los términos legales, mientras que la SOW se centra en los detalles del proyecto: alcance, entregables, hitos, criterios de aceptación y precios. Tanto el cliente como el proveedor firman la SOW para que exista una definición compartida del proyecto.

Un SOW sólido cubre ocho secciones principales: una descripción general del proyecto que explica el objetivo en un lenguaje claro, un alcance del trabajo que define qué está incluido y qué no, entregables que enumeran cada resultado que el proveedor producirá, hitos y plazos que dividen el proyecto en fases con fechas objetivo, criterios de aceptación que explican cómo se aprobará cada entregable, condiciones de pago que vinculan el pago a los hitos o facturas, un proceso de control de cambios para cuando el alcance se modifique, y firmas de ambas partes. Añade cláusulas de propiedad intelectual, confidencialidad y ley aplicable si no están ya cubiertas en el acuerdo marco.

Un contrato es el acuerdo legal marco entre dos partes, que cubre aspectos como la ley aplicable, la responsabilidad, la propiedad intelectual y la resolución de disputas. Un statement of work se enmarca dentro de ese contrato y define un trabajo de proyecto concreto. El contrato se firma una sola vez, generalmente al inicio de una relación; el SOW se firma para cada nuevo encargo. Juntos forman el acuerdo completo: el contrato establece el marco legal y el SOW define los detalles del proyecto.

Redacta el alcance como una lista numerada o con viñetas de resultados específicos, no de actividades. "Entregar una guía de identidad de marca de cinco páginas que incluya logotipo, paleta de colores, tipografía y normas de uso" es más claro que "diseñar una identidad de marca". Luego añade una lista explícita de lo que queda fuera del alcance, cualquier cosa de la que no quieras ser responsable, como rondas adicionales de revisiones, páginas extra o trabajos relacionados que el cliente pueda dar por incluidos. La lista de exclusiones es lo que te protege del alcance no controlado más adelante.

Sí. La estructura de un SOW es la misma tanto si estás definiendo el alcance de un desarrollo de software, un encargo de consultoría, una campaña de marketing o un proyecto de diseño freelance. Los entregables, los hitos y los criterios de aceptación cambian con cada proyecto, pero el marco no. Guarda una plantilla de SOW y duplícala y ajústala para cada encargo. Con Portant, puedes ir más lejos: conecta la plantilla a un Google Sheet con los datos del proyecto y genera automáticamente un SOW personalizado para cada nueva fila.

Incluye una sección de control de cambios en el SOW que explique el proceso: los cambios deben solicitarse por escrito, el proveedor responde con el impacto en costes y plazos, y ambas partes firman una orden de cambio por escrito antes de comenzar el trabajo. Esto evita que pequeñas solicitudes amplíen el alcance de forma silenciosa y te proporciona un registro claro si surgen disputas más adelante. Menciona el proceso de control de cambios desde el inicio del proyecto para que los clientes sepan qué esperar.

Sí. Tanto el cliente como el proveedor deben firmar el SOW para que quede constancia clara de que ambas partes han acordado el mismo alcance, entregables, fechas y precio. Sin firmas, un SOW es solo un borrador de propuesta y resulta difícil de hacer cumplir si el proyecto sale mal. Usa firmas electrónicas a través de Portant para enviar el SOW directamente desde el documento. La copia firmada se guarda automáticamente y no tendrás que perseguir el papeleo.