Der schnellste Vertriebsmitarbeiter in einem Team, mit dem ich zusammenarbeite, lässt Angebote im Durchschnitt innerhalb von zwei Tagen unterzeichnen. Der langsamste braucht zwölf. Beide sind kompetente Verkäufer mit ähnlichen Vertriebsgebieten. Der Unterschied liegt nicht im Talent. Er liegt im Prozess, im Timing und in einer Handvoll Gewohnheiten, die klar sichtbar werden, wenn man die Zeit bis zur Unterzeichnung im gesamten Team misst.
Die Zeit bis zur Unterzeichnung ist eine jener Kennzahlen, die einfach klingen, aber viel aussagen. Sie misst die Zeitspanne zwischen der Erstellung eines Dokuments und dem Zeitpunkt, zu dem es unterzeichnet zurückkommt. Diese Zeitspanne ist voller Signale: das Verhalten der Mitarbeiter, Hindernisse auf der Käuferseite, die Qualität der Vorlagen und die Komplexität des Deals. Wenn man diese Kennzahl als Rangliste aufschlüsselt nach Mitarbeiter präsentiert, verwandelt man eine verborgene Variable in ein Coaching-Gespräch.
Dieser Beitrag erläutert, wie man diesen Bericht in HubSpot mithilfe der Document Object-Properties von Portant erstellt, was man mit den Daten anfängt, sobald man sie hat, und wie man eine Rangliste nutzt, ohne daraus etwas Kontraproduktives zu machen.
Warum die Zeit bis zur Unterzeichnung für die Vertriebsgeschwindigkeit wichtig ist
Die Vertriebsgeschwindigkeit hat vier Stellhebel: Anzahl der Deals, durchschnittliche Dealgröße, Gewinnrate und Zykluslänge. Die Zeit bis zur Unterzeichnung ist Teil der Zykluslänge, aber es ist der Bereich, den die meisten Teams ignorieren, weil ihnen die Daten fehlen.
Überlegen Sie, wo ein Deal tatsächlich seine Zeit verbringt. Die frühen Phasen drehen sich um Bedarfsermittlung und Qualifizierung. Diese lassen sich kaum verkürzen, da sie von der Kaufbereitschaft des Käufers abhängen. Die späten Phasen, also der Zeitraum nach dem Versand eines Angebots oder Vertrags, sind anders. Dieses Zeitfenster liegt stärker in Ihrer Kontrolle.
Wie schnell ein Dokument die richtige Person erreicht. Ob es überarbeitet werden muss. Wie klar die Konditionen dargestellt sind. Ob der Käufer einen Grund hat, heute oder erst nächsten Monat zu unterschreiben. All das beeinflusst die Zeit bis zur Unterzeichnung.
Wenn die Zeit bis zur Unterzeichnung kurz ist, werden Deals schneller abgeschlossen, die Prognosegenauigkeit verbessert sich, und die Pipeline altert nicht in späten Phasen, wo sie allen ein falsches Sicherheitsgefühl vermittelt. Wenn die Zeit bis zur Unterzeichnung lang ist, verstopfen veraltete Deals das untere Ende der Pipeline, Mitarbeiter verschwenden Energie mit der Nachverfolgung von Dokumenten, die schon vor einer Woche hätten unterzeichnet sein sollen, und Umsätze verschieben sich von einem Quartal ins nächste.
Ich habe erlebt, wie Teams ihre durchschnittliche Zeit bis zur Unterzeichnung allein durch Sichtbarkeit um 40 % reduziert haben. Keine neuen Tools, kein neuer Prozess. Die Sichtbarkeit allein veränderte das Verhalten, weil die Mitarbeiter begannen zu fragen: "Was macht diese Person anders?"
Was die Zeit bis zur Unterzeichnung tatsächlich misst
Die Zeit bis zur Unterzeichnung ist die Dauer zwischen der Erstellung eines Dokuments und dem Zeitpunkt, zu dem sein Status auf "unterzeichnet" wechselt. In Portant entspricht das zwei Properties des Document Object in HubSpot:
- Document Created: der Zeitstempel, zu dem Portant das Dokument erstellt hat
- Document Status: der aktuelle Status des Dokuments, der auf "Signed" aktualisiert wird, sobald eine Unterschrift abgeschlossen ist
Die Berechnung ist unkompliziert. Für jedes Dokument, bei dem Document Status gleich Signed ist, subtrahiert man den Zeitstempel von Document Created vom Zeitstempel der Unterzeichnung. Das Ergebnis ist die Zeit bis zur Unterzeichnung für dieses Dokument.
Wenn Sie die Daten über mehrere Dokumente aggregieren, erhalten Sie Durchschnittswerte pro Mitarbeiter, pro Vorlage, pro Deal-Phase oder pro Dealgröße. Dort zeigen sich die interessanten Muster.
Eine dritte Property, die es sich zu kennen lohnt, ist Portant Workflow Name. Sie zeigt, welche Vorlage oder welcher Workflow das Dokument generiert hat. Sie wird wichtig, wenn Sie die Performance verschiedener Angebotsformate oder Vertragstypen vergleichen möchten.
Falls Sie das Document Object von Portant in HubSpot noch nicht eingerichtet haben, erläutert der guide to viewing created documents in HubSpot die Einrichtung Schritt für Schritt. Sobald Dokumente als eigene Datensätze in HubSpot vorhanden sind, stehen alle hier beschriebenen Berichte über das Standard-Reporting von HubSpot zur Verfügung.
So richten Sie einen Bericht zur Zeit bis zur Unterzeichnung in HubSpot ein
Hier ist die schrittweise Einrichtung, die ich mit den Teams verwende, mit denen ich arbeite.
Schritt 1: Einen benutzerdefinierten Bericht mit Deal-Properties erstellen
Gehen Sie zu "Berichte", dann zu "Bericht erstellen" und anschließend zum benutzerdefinierten Report Builder. Wählen Sie "Deals" als primäre Datenquelle und fügen Sie dann Document Object als sekundäre Quelle hinzu. So haben Sie Zugriff auf Deal-Felder (Verantwortlicher, Betrag, Phase) und Dokumentenfelder (Erstellungsdatum, Status, Workflow-Name).
Schritt 2: Nach unterzeichneten Dokumenten filtern
Fügen Sie einen Filter hinzu, bei dem Document Status gleich Signed ist. Damit werden Entwürfe, versendete, aber noch nicht unterzeichnete Dokumente sowie alles, was ungültig gemacht oder abgelaufen ist, ausgeschlossen. Dieser Bericht soll nur abgeschlossene Unterschriften enthalten.
Schritt 3: Die Dauer berechnen
Der benutzerdefinierte Report Builder von HubSpot ermöglicht es, berechnete Felder zu erstellen. Erstellen Sie ein Feld, das die Differenz zwischen dem Zeitstempel von Document Created und dem Datum berechnet, an dem Document Status auf Signed gewechselt hat.
Wenn Ihr HubSpot-Tarif berechnete Properties unterstützt, können Sie auch eine Property auf Deal-Ebene erstellen, die diesen Wert für die Verwendung in anderen Berichten speichert. Für Teams mit dem Professional-Tarif, bei dem berechnete Felder eingeschränkter sind, können Sie einen Näherungswert ermitteln, indem Sie das Document Created-Datum als Startpunkt verwenden und nach dem Datumsbereich filtern, in dem der Status gewechselt hat. Die genaue Methode hängt von Ihrem HubSpot-Abonnement ab, aber die Daten befinden sich in beiden Fällen am selben Ort.
Schritt 4: Nach Deal Owner aufschlüsseln
Legen Sie Deal Owner als Zeilen- oder Gruppierungsdimension fest. So erhalten Sie eine Zeile pro Mitarbeiter mit der durchschnittlichen Zeit bis zur Unterzeichnung über alle unterzeichneten Dokumente hinweg. Sortieren Sie aufsteigend, um Ihre schnellsten Unterzeichner oben zu sehen. Das ist Ihre Rangliste.
Schritt 5: Eine zweite Dimension für tiefere Analysen hinzufügen
Das ist optional, aber nützlich. Fügen Sie Portant Workflow Name als zweite Dimension hinzu, um zu sehen, welche Vorlagen am schnellsten unterzeichnet werden. Oder fügen Sie den Deal-Betrag als Bereich hinzu, um zu sehen, ob größere Deals länger dauern (das ist meist der Fall, aber nicht immer in dem Ausmaß, das man erwarten würde).
Sie können die Daten auch nach der Deal-Phase zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung aufschlüsseln. So erkennen Sie, ob Angebote, die in einer früheren Phase versendet werden, schneller oder langsamer unterzeichnet werden als solche, die später versendet werden. Das ist ein Signal für die Kaufbereitschaft und das Timing.
Datenanalyse: Worauf Sie achten sollten
Sobald der Bericht läuft, sind dies die Dimensionen, die ich mit Operations-Teams überprüfe.
Nach Mitarbeiter
Das ist die zentrale Ranglisten-Ansicht. Wenn ein Mitarbeiter im Durchschnitt zwei Tage benötigt und ein anderer zwölf, lautet die Frage nicht "Wer ist besser?" Die Frage lautet: "Was ist anders?"
Vielleicht versendet der schnelle Mitarbeiter Dokumente am Ende eines Live-Calls, solange beide Parteien noch im Gespräch sind. Vielleicht bündelt der langsame Mitarbeiter die Dokumenterstellung auf Freitagsnachmittage, und Käufer schauen erst am Montag rein. Vielleicht enthält die E-Mail eines Mitarbeiters immer einen klaren nächsten Schritt, während der andere nur einen Link ohne weiteren Kontext versendet.
Der Zweck der Aufschlüsselung nach Mitarbeitern ist nicht das Ranking. Es geht um die Erkennung von Mustern.
Nach Vorlage
Verwenden Sie die Property Portant Workflow Name, um Vorlagen zu vergleichen. Wenn Ihr Standardangebot im Durchschnitt in drei Tagen unterzeichnet wird, Ihr Enterprise-Vertrag aber neun Tage benötigt, ist das möglicherweise zu erwarten. Wenn jedoch zwei Angebotsvorlagen, die sich an dasselbe Käufersegment richten, sehr unterschiedliche Zeiten bis zur Unterzeichnung aufweisen, hat die langsamere Vorlage wahrscheinlich ein Formatierungs-, Längen- oder Verständlichkeitsproblem.
Das sind nützliche Daten, wenn Sie entscheiden, ob Sie eine Vorlage aktualisieren, konsolidieren oder zurückziehen möchten. Die Zeit bis zur Unterzeichnung zeigt Ihnen, auf welche Formate Käufer am schnellsten reagieren.
Nach Dealgröße
Größere Deals brauchen in der Regel länger zur Unterzeichnung, da mehr Stakeholder beteiligt sind und die rechtliche Prüfung gründlicher ist. Aber die Beziehung ist nicht immer linear. Ich habe erlebt, dass Mid-Market-Deals länger dauerten als Enterprise-Deals, weil der Mid-Market-Käufer keinen Beschaffungsprozess hat und das Dokument in jemandem Posteingang liegt, bis er sich daran erinnert, es zu lesen.
Eine Aufschlüsselung nach Deal-Betragsbereichen (zum Beispiel unter 10.000 $, 10.000 $ bis 50.000 $, über 50.000 $) liefert Ihnen Benchmarks dafür, was auf jeder Ebene als "normal" gilt. Ohne diese Benchmarks können Sie nicht beurteilen, ob der langsame Durchschnitt eines Mitarbeiters ein Coaching-Problem oder ein Deal-Mix-Problem ist.
Nach Deal-Phase
Wenn Sie nachverfolgen, in welcher Phase sich ein Deal befand, als das Dokument erstellt wurde, können Sie sehen, ob das Timing die Unterzeichnungsgeschwindigkeit beeinflusst. Dokumente, die in einer Phase mit mündlicher Zusage versendet werden, also wenn der Käufer bereits Ja gesagt hat, sollten schneller unterzeichnet werden als Dokumente, die in der Evaluierungsphase versendet werden, wenn der Käufer noch verschiedene Optionen vergleicht.
Wenn dieses Muster nicht zutrifft, müssen möglicherweise Ihre Phasendefinitionen überarbeitet werden. Oder Vertriebsmitarbeiter senden Verträge bevor der Käufer tatsächlich bereit ist, was zu einer langen Wartezeit führt, die wie ein Unterschriftenproblem aussieht, in Wirklichkeit aber ein Qualifizierungsproblem ist.
Coaching auf Basis von Daten, ohne toxischen Wettbewerb zu fördern
Eine Rangliste funktioniert, wenn sie Neugier weckt. Sie hört auf zu funktionieren, wenn sie Angst oder Schuldzuweisungen erzeugt.
So empfehle ich, die Daten zu nutzen: Teilen Sie sie im Team, aber stellen Sie das Ganze als Lernübung dar, nicht als Leistungsbeurteilung. Bitten Sie die Top-Performer zu erklären, was sie anders machen. Die Antworten sind oft einfach und taktisch: Sie zeigen das Dokument im Gespräch vor dem Versand vor, fügen eine einzeilige Zusammenfassung dessen hinzu, dem der Käufer zugestimmt hat, und planen eine Folgeaufgabe für den nächsten Werktag.
Knüpfen Sie Vergütung oder öffentliche Rankings nicht ohne Kontext an die Zeit bis zur Unterschrift. Ein Mitarbeiter, der komplexe Deals mit mehreren Parteien betreut, hat naturgemäß einen längeren Durchschnitt als ein Mitarbeiter, der einfache Verlängerungen mit nur einem Unterzeichner abwickelt. Sie auf derselben Basis zu vergleichen bestraft das falsche Verhalten.
Vergleichen Sie stattdessen innerhalb von Kohorten. Gruppieren Sie nach Deal-Typ, Deal-Größe oder Region und betrachten Sie dann die relative Leistung innerhalb dieser Gruppen. So vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem.
Das Ziel ist, dass jeder Mitarbeiter von den besten Gewohnheiten im Team lernt, nicht dass sich der langsamste Mitarbeiter herausgepickt fühlt.
Wann eine lange Zeit bis zur Unterschrift akzeptabel ist
Nicht jede lange Zeit bis zur Unterschrift ist ein Problem. Es gibt Situationen, in denen ich einen höheren Wert erwarte und keinen Verbesserungsbedarf sehe.
Komplexe Deals mit mehreren Parteien. Wenn ein Vertrag Unterschriften von mehreren Stakeholdern aus verschiedenen Unternehmen benötigt, trägt jede Partei zur Verzögerung bei. Ein Fünf-Tage-Durchschnitt für eine Drei-Parteien-Vereinbarung ist schnell, nicht langsam.
Unternehmenseinkauf. Große Organisationen haben rechtliche Prüfzyklen, Beschaffungswarteschlangen und Genehmigungsketten, die außerhalb der Kontrolle Ihres Mitarbeiters liegen. Das Verfolgen der Zeit bis zur Unterschrift ist hier dennoch wichtig, aber der Benchmark sollte anhand ähnlicher Enterprise-Deals gesetzt werden, nicht am Teamdurchschnitt.
Individueller Leistungsumfang oder individuelle Preisgestaltung. Wenn das Dokument ein erster Entwurf ist, den beide Seiten zu verhandeln erwarten, beginnt die Uhr für einen Prozess zu laufen, nicht für eine Ja-oder-Nein-Entscheidung. Diese Deals sollten weiterhin verfolgt werden, aber getrennt von standardmäßigen Vorlagenversendungen, bei denen der Käufer nur lesen und unterschreiben muss.
Saisonales oder budgetgesteuertes Timing. Manche Käufer können erst unterschreiben, wenn ein Budgetzyklus zurückgesetzt wird oder ein Geschäftsjahr beginnt. Die Zeit bis zur Unterschrift spiegelt in diesen Fällen Einschränkungen des Käufers wider, nicht die Leistung des Mitarbeiters.
Die richtige Reaktion auf eine lange Zeit bis zur Unterschrift ist Segmentierung. Trennen Sie die Deals, bei denen die Geschwindigkeit in Ihrer Kontrolle liegt, von denen, bei denen das nicht der Fall ist, und konzentrieren Sie die Coaching-Energie dann auf die erste Gruppe.
Zeit bis zur Unterschrift mit Umsatz und Prognosegenauigkeit verknüpfen
Die Zeit bis zur Unterschrift beeinflusst direkt zwei Dinge, die für die Führungsebene wichtig sind: den Zeitpunkt des Umsatzes und die Zuverlässigkeit der Prognose.
Das Umsatz-Timing ist unkompliziert. Jeder Tag, an dem ein Dokument nicht unterschrieben ist, ist ein Tag, an dem der Umsatz verzögert wird. Bei Abonnementmodellen potenziert sich diese Verzögerung, weil sich das Startdatum verschiebt und die erste Verlängerung weiter hinausrückt. Bei projektbasiertem Umsatz verzögern nicht unterzeichnete Verträge den Projektstart, was wiederum Abrechnungsmeilensteine verzögert.
Die Prognosegenauigkeit ist subtiler. Wenn Deals wochenlang im Status "Vertrag gesendet" verweilen, blähen sie die Pipeline auf. Vertriebsleiter sehen eine volle Pipeline in der Spätphase und erstellen optimistische Prognosen. Wenn jedoch die durchschnittliche Zeit bis zur Unterschrift für diese Deals steigt, altert die Pipeline, anstatt voranzuschreiten. Das Verfolgen der Zeit bis zur Unterschrift ermöglicht es Ihnen, die Prognose anzupassen, indem Sie Deals abwerten, bei denen das Dokument länger als Ihr Benchmark ohne Käuferaktivität unterwegs ist.
Einige Teams, mit denen ich arbeite, fügen eine einfache Regel hinzu: Wenn ein Dokument länger als das 2-fache der durchschnittlichen Zeit bis zur Unterschrift für diesen Deal-Typ unterwegs ist und keine Käuferaktivität vorliegt, wird der Deal zur Überprüfung markiert. Diese Markierung bedeutet nicht, dass der Deal verloren ist. Sie bedeutet, dass jemand ein offenes Gespräch darüber führen muss, wo der Deal tatsächlich steht.
Zusammenfassung
Die Rangliste nach Zeit bis zur Unterschrift ist keine Eitelkeitskennzahl. Sie ist ein Fenster darin, wie Ihr Team abschließt, welche Vorlagen funktionieren, wo Käufer zögern und ob Ihre Prognose die Realität widerspiegelt.
Die Einrichtung dauert einen Nachmittag. Erstellen Sie den Bericht in HubSpot mithilfe der Document Object-Eigenschaften von Portant, schlüsseln Sie ihn nach Mitarbeiter und Vorlage auf und teilen Sie ihn mit dem Team. Dann lassen Sie die Daten das Gespräch beginnen.
Wenn Sie Portant mit HubSpot verwenden, sind die Eigenschaften Document Created und Document Status bereits in jedem Dokumentdatensatz vorhanden. Wenn Sie Portant noch nicht verwenden, ist die HubSpot integration der richtige Einstiegspunkt. Portant ist die führende HubSpot-zertifizierte App zur Dokumentenautomatisierung mit über 920.000 Nutzern und mehr als 5,1 Millionen automatisierten Dokumenten. Jedes Dokument wird zu einem eigenen Datensatz in HubSpot, was solche Berichte überhaupt erst möglich macht.
Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres ersten Workflows und Sie werden innerhalb einer Woche die Daten für eine Rangliste nach Zeit bis zur Unterschrift haben.
Häufig gestellte Fragen
Welches HubSpot-Paket benötige ich für diesen Bericht?
Sie benötigen mindestens HubSpot Professional, um den benutzerdefinierten Report Builder mit mehreren Datenquellen zu verwenden. Wenn Sie das Starter-Paket nutzen, können Sie die Zeit bis zur Unterschrift weiterhin manuell über die Dokumentzeitleiste bei einzelnen Deals verfolgen, aber der aggregierte Ranglisten-Bericht erfordert Professional oder Enterprise.
Kann ich die Zeit bis zur Unterschrift auch für Dokumente verfolgen, die nicht unterschrieben wurden?
Ja, und das sollten Sie auch tun. Dokumente, die gesendet, aber nie unterschrieben wurden, geben Auskunft über Abbrüche, nicht über Geschwindigkeit. Ich empfehle einen separaten Bericht, der nach Document Status ungleich Signed filtert und anzeigt, wie lange diese Dokumente bereits ausstehend sind. Dieser Bericht legt veraltete Deals und Vorlagen mit niedrigen Abschlussraten offen.
Wie oft sollte ich die Rangliste überprüfen?
Monatlich ist ein guter Rhythmus für die meisten Teams. Wöchentlich kann sich wie Überwachung anfühlen. Quartalsweise ist zu langsam, um Trends zu erkennen. Monatlich liefert Ihnen genug Datenpunkte, um Muster zu erkennen, ohne dass Mitarbeiter das Gefühl haben, unter Mikromanagement zu stehen.
Was, wenn mein Team klein ist und die Rangliste nur zwei oder drei Personen umfasst?
Die Rangliste funktioniert trotzdem, aber der Wert verlagert sich vom Mitarbeitervergleich zur Trendanalyse. Verfolgen Sie die Zeit bis zur Unterschrift jeder Person über die Zeit und suchen Sie nach Veränderungen von Monat zu Monat. Wenn sich der Durchschnitt einer Person plötzlich verdoppelt, ist das ein Gespräch wert, auch in einem kleinen Team.
