Was ist Contract Lifecycle Management: CLM-Stufen erklärt

Im Geschäftsleben dienen Verträge als Rückgrat zahlreicher Vereinbarungen und Partnerschaften. Von Kaufverträgen und Lieferantenpartnerschaften bis hin zu Arbeitsverträgen und Service-Level-Agreements – diese rechtsverbindlichen Dokumente sind die Grundlage vieler Geschäftsbeziehungen. 

Die effiziente Verwaltung dieser Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. 

In diesem Artikel werden wir in die Details von CLM eintauchen, seine sieben Schlüsselphasen analysieren und untersuchen, wie CLM-Automatisierungslösungen das Vertragsmanagement revolutionieren.

Was ist Contract Lifecycle Management (CLM)?

Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein systematischer Ansatz zur Überwachung der gesamten Lebensdauer eines Vertrags, von seinem Beginn und seiner Erstellung bis zu seiner eventuellen Erneuerung oder seinem Ablauf. 

CLM zielt darauf ab, die Verwaltung von Verträgen zu systematisieren und zu optimieren und dabei spezielle Arbeitsabläufe für die Vertragsverwaltung zu nutzen, um die Effizienz zu steigern, Risiken zu reduzieren und die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Contract Lifecycle Management-Prozess vs. manuelles Vertragsmanagement

Bevor wir uns mit CLM befassen, unterscheiden wir zwischen Contract Lifecycle Management und traditionellem manuellen Vertragsmanagement.

Vorteile von CLM:

1. Effizienz: CLM-Software automatisiert viele arbeitsintensive Aufgaben, wie z Vertragserstellung, Verfolgung wichtiger Vertragsdaten und Verwaltung von Vertragsabläufen. Dadurch wird der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Vertragsverwaltung deutlich reduziert.
   
   
2. Sichtbarkeit: CLM-Systeme bieten Echtzeit-Einblick in den Status all Ihrer Verträge und stellen so sicher, dass nichts unter den Tisch fällt. Diese Transparenz ist unerlässlich, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Risiken zu mindern.
   
   
3. Compliance: CLM-Lösungen umfassen häufig Vertrags-Compliance-Funktionen und stellen so sicher, dass Verträge den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen.
   
   
4. Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung manueller Fehler, die Vermeidung von Terminüberschreitungen und die Optimierung von Verhandlungsprozessen kann CLM zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
   
   

Nachteile von CLM:

1. Implementierungskosten: Das Einrichten und Anpassen von CLM-Software kann anfangs teuer sein.
   
   
2. Lernkurve: Das Personal muss möglicherweise geschult werden, um die Vorteile der CLM-Software optimal nutzen zu können.
   
   
3. Übermäßiges Vertrauen in die Technologie: Eine übermäßige Abhängigkeit von CLM-Software ohne angemessene Aufsicht kann zu Fehlern oder verpassten Chancen führen.
   
   

Vorteile der manuellen Vertragsverwaltung:

1. Niedrige Anschaffungskosten: Für die manuelle Vertragsverwaltung sind keine erheblichen Vorabinvestitionen in Software oder Schulungen erforderlich.
   
   
2. Flexibilität: Manuelle Prozesse können auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten und an Veränderungen im Geschäftsumfeld angepasst werden.
   
   

Nachteile der manuellen Vertragsverwaltung:

1. Ineffizienz: Manuelle Prozesse sind oft zeitaufwändig, fehleranfällig und verfügen nicht über Möglichkeiten zur Echtzeitverfolgung.
   
   
2. Risikoexposition: Manuelle Prozesse sind ohne automatisierte Compliance-Prüfungen und Warnungen anfälliger für Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften.
   
   
3. Eingeschränkte Sicht: Bei der manuellen Verwaltung kann es schwierig sein, sich einen umfassenden Überblick über Verträge und deren Status zu verschaffen.
   
   

Die Prozessaufschlüsselung des Vertragslebenszyklusmanagements

Im Kern geht es beim Contract Lifecycle Management darum, Ordnung in die Vertragserstellung, -verhandlung, -genehmigung, -ausführung, -überwachung, -erneuerung und den eventuellen Ablauf zu bringen. 

An diesem komplexen Prozess sind mehrere Interessengruppen, rechtliche Überlegungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beteiligt.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund die sieben Schlüsselphasen des Vertragslebenszyklusmanagements genauer untersuchen.

7 Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements

1. Anfrage und Vertragsgestaltung

Die Reise des Contract Lifecycle Managements beginnt mit dem Abschluss eines Vertrags. In dieser Anfangsphase skizzieren die Parteien den Umfang ihrer Vereinbarung und beginnen mit der Ausarbeitung des Rechtsdokuments, das ihre Beziehung regeln wird. 

Während einige Organisationen Verträge von Grund auf erstellen, nutzen andere vorgefertigte Vertragsvorlagen, um den Prozess zu beschleunigen. Portant bietet eine kostenlose Nutzung Vertragsvorlage als Grundlage für Ihren Vertragsmanagementprozess dienen.

Die Vorlage wurde erstellt, um wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen, die andernfalls für die Erstellung eines Vertrags von Grund auf aufgewendet würden. 

Es muss jedoch unbedingt betont werden, dass diese Vorlage zwar einen soliden Ausgangspunkt bietet, Rechtsteams sie jedoch immer auf der Grundlage spezifischer Vertragsdetails überprüfen und anpassen sollten, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

2. Überprüfung und Verhandlung des Vertrags

Sobald ein Vertragsentwurf vorliegt, geht es in die Phase der kritischen Prüfung und Verhandlung. Diese Phase erfordert mehrere Gespräche zwischen den beteiligten Parteien und ihren gesetzlichen Vertretern. Ziel ist es, die Vertragsbedingungen so zu verfeinern, dass sie den Interessen und Erwartungen aller Parteien entsprechen und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Eine effiziente Vertragsprüfung und -verhandlung ist von größter Bedeutung, um künftigen Streitigkeiten und Missverständnissen vorzubeugen. 

Mit dem Vertragsworkflow von Portant können Sie Ihre berufliche E-Mail-Adresse verbinden und Ihren Vertrag zur Überprüfung an alle beteiligten Parteien senden. So verbessern Sie die Zusammenarbeit, verfolgen Änderungen und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

3. Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags

Nachdem ein Konsens über die Vertragsbedingungen erzielt wurde, geht das Dokument zur Genehmigungs- und Unterzeichnungsphase über. Im aktuellen digitalen Zeitalter sind traditionelle manuelle Signaturen innovativen Lösungen wie der elektronischen Signaturfunktion von Portant gewichen.

Portant vereinfacht und beschleunigt die Vertragsgenehmigung durch Automatisierung eSign-Vertrag Prozess. Diese Funktion ermöglicht es den beteiligten Parteien, Verträge mühelos digital zu unterzeichnen, sodass keine physischen Unterschriften und keine Papierdokumentation erforderlich sind. E-Signaturen erhöhen die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit und ermöglichen eine einfache Nachverfolgung und Prüfung.

4. Vertragsabwicklung

Mit der Unterzeichnung des Vertrages durch alle Parteien wird dieser rechtsverbindlich und geht in die Ausführungsphase über. In dieser Phase geht es um die Umsetzung der vereinbarten Vertragsbedingungen. Bei einem Lieferantenvertrag kann dies beispielsweise die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen umfassen. Eine effiziente Ausführung stellt sicher, dass alle Parteien ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen und die gewünschten Ergebnisse erzielen können.

CLM-Systeme enthalten häufig Funktionen, die die Verfolgung von Vertragsmeilensteinen und -ergebnissen erleichtern und es Unternehmen ermöglichen, den Überblick über ihre vertraglichen Verpflichtungen und Fristen zu behalten.

5. Überwachung der Vertragserfüllung

Die Überwachung der Vertragsleistung ist ein fortlaufender Prozess, der sich über die gesamte Vertragslaufzeit erstreckt. Organisationen müssen sicherstellen, dass alle Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten. Die CLM-Software bietet Echtzeit-Einblick in die Vertragsleistung und ermöglicht so ein proaktives Eingreifen bei Abweichungen oder Problemen.

Diese Überwachung hilft nicht nur bei der Erfüllung von Verpflichtungen, sondern liefert auch wertvolle Daten für zukünftige Vertragsverhandlungen und -verlängerungen.

6. Vertragsverlängerung

Wenn das Ablaufdatum eines Vertrags näher rückt, müssen Unternehmen entscheiden, ob sie den Vertrag verlängern, ändern oder einen neuen Vertrag aushandeln möchten. Die Vertragsverlängerung kann die Verlängerung des bestehenden Vertrags in seiner jetzigen Form oder die Durchführung von Änderungen umfassen, um ihn besser an sich entwickelnde Geschäftsanforderungen oder Marktbedingungen anzupassen. 

CLM-Systeme können Verlängerungserinnerungen automatisieren und den Neuverhandlungsprozess unterstützen. Durch eine effiziente Vertragsverlängerung wird sichergestellt, dass Unternehmen weiterhin einen Mehrwert aus ihren Vertragsbeziehungen ziehen und Unterbrechungen in ihren Abläufen vermieden werden.

7. Vertragsablauf

Wenn sich ein Vertrag seinem Ablaufdatum ohne Verlängerung nähert, tritt er in die letzte Phase seines Lebenszyklus ein. Zu diesem Zeitpunkt müssen Organisationen sicherstellen, dass alle Verpflichtungen erfüllt wurden und relevante Dokumentationen oder Aufzeichnungen ordnungsgemäß archiviert werden. Die ordnungsgemäße Verwaltung abgelaufener Verträge ist für Compliance- und Prüfungszwecke von entscheidender Bedeutung.

Können Sie den Contract Lifecycle Management-Prozess vollständig automatisieren?

Automatisierung ist für die Effizienz moderner Geschäftsabläufe von entscheidender Bedeutung, und Contract Lifecycle Management bildet da keine Ausnahme. 

Eine vollständige Automatisierung ist möglicherweise nicht immer machbar oder ratsam, wie im Fall von CLM.

Kaum automatisierbare Prozesse:

1. Komplexität der Verträge: Sehr komplizierte Verträge mit differenzierten Bedingungen erfordern möglicherweise die Einbeziehung menschlicher Kräfte, insbesondere bei Verhandlungsprozessen.
   
   
2. Regulatorische Anforderungen: Verträge, die einer strikten Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterliegen, erfordern häufig die Aufsicht eines Menschen, um sicherzustellen, dass rechtliche Verpflichtungen eingehalten werden.
   
   
3. Vertragsvariabilität: Für Unternehmen, die eine Vielzahl unterschiedlicher Vertragsarten verwalten, kann es schwierig sein, derart unterschiedliche Vereinbarungen vollständig zu automatisieren.
   
   
4. Menschliches Urteil: Bestimmte Entscheidungen, insbesondere solche, die strategische Überlegungen betreffen, erfordern möglicherweise menschliches Verhandlungsgeschick und Urteilsvermögen.
   
   

CLM-Lösungen sind von zentraler Bedeutung für die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Rationalisierung der Zusammenarbeit und die Sicherstellung der Compliance. Auch wenn eine vollständige Automatisierung möglicherweise nicht immer erreichbar ist, reduzieren CLM-Systeme den manuellen Aufwand und die mit der Vertragsverwaltung verbundenen Fehler erheblich. Diese Systeme sind von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die bei der Verwaltung ihres Vertragsportfolios Effizienz und Risikominderung anstreben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Contract Lifecycle Management ein ganzheitlicher Ansatz zur Überwachung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg ist. Es bietet unzählige Vorteile gegenüber der manuellen Vertragsverwaltung, darunter verbesserte Effizienz, Transparenz, Compliance und Kosteneinsparungen. 

Die sieben Phasen des CLM, vom Vertragsbeginn bis zum Vertragsablauf, bieten einen strukturierten Rahmen für ein effektives Vertragsmanagement. Auch wenn eine vollständige Automatisierung nur manchmal praktikabel ist, spielt CLM-Software eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Vertragsmanagementprozessen und stellt sicher, dass Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus ihren Vertragsbeziehungen ziehen können.