Modèle de contrat
Modèle de contrat Excel
Copiez notre modèle de contrat Excel et automatisez votre processus de contrat.
Approuvé par des équipes chez
Modèle de contrat Excel
Vous pouvez créer des modèles de contrat Excel automatiquement à partir de Google Sheets en quelques étapes simples. Il est facile d'utiliser Portant comme modèle de contrat Excel gratuit, qui contient toutes sortes d'éléments différents, notamment votre logo, des numéros de contrat uniques, des conditions de paiement et des coordonnées. Après avoir ouvertPortant Workflow, sélectionnez votre Google Sheet, puis connectez unmodèle de contrat Google Docs, personnalisez votre modèle de contrat Excel avec des balises de colonnes, joignez-le à un e-mail et cliquez enfin sur « Démarrer l'automatisation », etvoilà !Vous avez automatisé votre processus de contrat Excel depuis Google Sheets !
Nous savons à quel point il peut être fastidieux et monotone de copier-coller des données dans des modèles de contrat Excel, de vérifier que toutes les informations sont correctes, de les enregistrer en PDF, puis d'envoyer les contrats Excel à vos clients. C'est pourquoi nous sommes là pour vous aider.
Avec Portant, vous pouvez connecter Excel à un modèle de contrat Google Sheets, cliquer sur quelques boutons et les contrats seront générés et envoyés comme par magie dès que vous en avez besoin. Vous pouvez également personnaliser l'e-mail et l'adresse d'expédition (par exemple accounts@portant.co). Il est facile de mettre vos contrats Excel en pilote automatique.
Comment automatiser vos contrats Excel
Étape 1
Ouvrir la feuille
Sélectionnez le Google Sheet que vous souhaitez utiliser comme source de données pour vos contrats. Portant se connecte directement à votre feuille de calcul pour en extraire les données nécessaires.
Étape 2
Connecter le modèle
Connectez votre modèle de contrat Google Docs, Slides ou Sheets. Portant le liera à votre source de données de feuille de calcul afin de savoir quels champs fusionner.
Étape 3
Personnaliser
Personnalisez votre contrat avec des balises de fusion telles que {{Party Name}}, {{Terms}} et {{Effective Date}}. Mettez-le en forme avec votre identité visuelle, vos couleurs et votre mise en page.
Étape 4
Créer
Créez des contrats automatiquement lorsque de nouvelles lignes sont ajoutées à votre feuille, ou générez-les manuellement par lots. Envoyez-les par e-mail ou enregistrez-les dans Google Drive.
Comment automatiser vos contrats Excel avec un modèle
Étape 1
Étape 1 : Ouvrir un Google Sheet
Ouvrez un Google Sheet contenant vos données de contrat. Incluez les noms des parties, les conditions, les dates d'entrée en vigueur et tout autre champ à fusionner dans vos contrats.
Étape 2
Étape 2 : Connecter votre modèle de contrat
Ouvrez le module complémentaire Portant et connectez votre modèle de contrat Google Docs. Portant recherche les balises de fusion et les associe aux colonnes de votre feuille de calcul.
Étape 3
Étape 3 : Personnaliser votre sortie
Configurez votre méthode de livraison. Envoyez les contrats par e-mail aux signataires, enregistrez-les en PDF dans Google Drive ou demandez des signatures électroniques directement via Portant. Utilisez également des balises de fusion dans vos e-mails.
Étape 4
Étape 4 : Automatiser vos contrats
Activez la création automatique pour générer des contrats pour chaque nouvelle ligne. Traitez les lignes par lots ou planifiez l'exécution du flux de travail à des moments définis.
Éliminez les tâches manuelles inutiles
Cessez de passer des heures à copier-coller des données de feuilles de calcul dans des documents. Portant automatise l'intégralité du processus, en extrayant les données directement depuis votre source et en générant des documents complétés en quelques secondes. Concentrez-vous sur le travail qui compte vraiment, et non sur des tâches de mise en forme répétitives.
Améliorez la précision de vos documents
La création manuelle de documents entraîne des erreurs, qu'il s'agisse de noms incorrects ou de chiffres obsolètes. Portant associe directement les champs de données à votre modèle, éliminant les fautes de frappe et garantissant que chaque document est précis et cohérent. Votre équipe envoie moins de corrections et vos clients reçoivent les bonnes informations à chaque fois.
Intégré à Google Workspace
Portant fonctionne nativement avec Google Docs, Sheets, Slides et Gmail. Pas de nouvelle interface à apprendre, pas de données à exporter et pas de passage d'un outil à l'autre. Votre équipe reste dans les applications qu'elle utilise déjà pendant que Portant gère la génération de documents en arrière-plan.
Ce que les équipes disent de Portant
« Portant a révolutionné notre façon de travailler chez Clipboard ! Il a permis à notre équipe commerciale d'économiser d'innombrables heures chaque semaine en générant des bons de commande, des propositions et des contrats avec les informations de HubSpot remplies automatiquement. »
« Ce produit est révolutionnaire pour tous ces fusions de documents manuels si fastidieuses. J'adore ce que vous et votre équipe avez créé ! »
« Ce logiciel prend brillamment en charge le processus fastidieux de création et d'envoi de factures. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement les erreurs de saisie de données. »
« J'adore ce produit. Je l'utilise depuis plus d'un an et l'intégration à Google Workspace est excellente. Bravo pour votre écoute des utilisateurs ! »
« Un vrai changement de jeu ! Portant simplifie ces tâches et me permet de me concentrer sur ce qui nécessite vraiment mon attention et ma réflexion ! »
« Portant a révolutionné notre façon de travailler chez Clipboard ! Il a permis à notre équipe commerciale d'économiser d'innombrables heures chaque semaine en générant des bons de commande, des propositions et des contrats avec les informations de HubSpot remplies automatiquement. »
« Ce produit est révolutionnaire pour tous ces fusions de documents manuels si fastidieuses. J'adore ce que vous et votre équipe avez créé ! »
« Ce logiciel prend brillamment en charge le processus fastidieux de création et d'envoi de factures. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement les erreurs de saisie de données. »
« J'adore ce produit. Je l'utilise depuis plus d'un an et l'intégration à Google Workspace est excellente. Bravo pour votre écoute des utilisateurs ! »
« Un vrai changement de jeu ! Portant simplifie ces tâches et me permet de me concentrer sur ce qui nécessite vraiment mon attention et ma réflexion ! »
Questions fréquemment posées
Un modèle de contrat Excel est une feuille de calcul prédéfinie conçue pour aider les entreprises à gérer leurs contrats et à organiser efficacement les données contractuelles. Il sert de modèle simple de gestion des contrats en fournissant des champs structurés pour les informations clés telles que l'identifiant du contrat, les parties impliquées, les conditions contractuelles, les dates d'expiration, les échéances, et bien plus encore. Pour de nombreuses entreprises, utiliser Microsoft Excel pour la gestion des contrats est une solution rentable et flexible pour suivre les détails contractuels. Bien qu'Excel ne soit pas un logiciel de gestion des contrats spécialisé, il peut servir de base de données contractuelle pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, les grandes organisations peuvent trouver Excel limité pour gérer de multiples contrats, notamment lorsqu'il s'agit de suivre des jalons critiques et des dates sur plusieurs documents.
La personnalisation d'un modèle de gestion de contrats Excel consiste à adapter les champs, les formules et la mise en page à vos besoins spécifiques. Vous pouvez ajouter des colonnes pour suivre les données clés des contrats, telles que le type de contrat, le statut du contrat, la valeur du contrat et le numéro de contrat. Pour une meilleure visibilité, il est recommandé d'utiliser la mise en forme conditionnelle afin de mettre en évidence les contrats approchant de leur date d'expiration. En configurant des colonnes spécifiques comme la date de renouvellement et la date de début, vous pourrez automatiser certains calculs, par exemple la date d'expiration d'un contrat. Cela peut s'avérer essentiel à mesure que votre entreprise se développe et que vous gérez davantage de contrats. Excel étant un outil puissant, il est possible d'y ajouter des fonctionnalités telles que le contrôle des versions et la validation des données pour vous assurer de toujours travailler avec les informations contractuelles les plus récentes.
Oui, les modèles Excel permettent un certain niveau d'automatisation dans le suivi des contrats. Vous pouvez configurer des calculs automatiques pour les dates d'expiration des contrats et les échéanciers de paiement à l'aide de formules Excel. Bien que ce niveau d'automatisation soit utile pour les petites entreprises, la gestion d'un processus de gestion de contrats à grande échelle peut nécessiter des fonctionnalités plus avancées. Le suivi des contrats dans Excel est possible, mais il peut devenir chronophage et sujet aux erreurs si vous gérez un volume important de contrats. Dans ce cas, la transition vers un logiciel de gestion de contrats dédié peut s'avérer plus avantageuse, notamment lorsque plusieurs utilisateurs sont impliqués ou lorsque des solutions plus complètes, comme des rappels automatiques pour les options de renouvellement, sont nécessaires.
Pour améliorer la sécurité des données lors de l'utilisation d'un tableur Excel pour la gestion des contrats, vous pouvez recourir à la protection par mot de passe, au chiffrement des fichiers et à des autorisations d'accès restreintes. Il est important de sauvegarder régulièrement votre base de données de contrats sur un lecteur partagé sécurisé afin d'éviter toute perte de données. De plus, les données critiques, telles que les clauses contractuelles sensibles ou les clauses de résiliation, doivent être protégées en limitant l'accès à certaines cellules ou à l'ensemble du document. Pour les grandes entreprises ou les professionnels du droit, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité des données telles que la protection par mot de passe. Excel, bien qu'efficace pour les petites entreprises, peut nécessiter des mises à jour et une surveillance constantes pour garantir la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.
Un modèle de gestion de contrats Excel bien conçu doit comporter des champs pour l'identifiant du contrat, la valeur du contrat, les parties impliquées, le type de contrat et les dates de renouvellement. Il est également essentiel d'inclure des colonnes pour le statut du contrat, les indicateurs de performance clés et le numéro de contrat afin de suivre l'avancement de chaque contrat. La validation des données peut vous aider à vous assurer que les champs clés sont correctement renseignés, et des formules peuvent être utilisées pour suivre les jalons ou calculer l'impact des retards. À mesure que votre entreprise se développe, vous pourriez souhaiter ajouter des champs plus avancés, tels que les dates clés, notamment la date de début et la date d'expiration, afin de rationaliser la gestion du cycle de vie de vos contrats. L'intégration de fonctionnalités telles que le contrôle des versions vous aidera également à gérer plusieurs versions de contrats sans confusion.
Bien qu'Excel puisse gérer plusieurs contrats, l'utiliser pour traiter de grands volumes peut s'avérer inefficace et sujet aux erreurs. Le processus de gestion des contrats peut devenir difficile à maîtriser, notamment lorsqu'il s'agit de suivre de nombreux contrats dans plusieurs équipes ou départements. À mesure que les contrats deviennent plus complexes et que le nombre de données clés augmente, gérer l'ensemble dans une feuille Excel peut entraîner des erreurs, notamment pour des tâches telles que le suivi des contrats ou le respect des échéances. La transition vers un logiciel de gestion de contrats dédié offre des fonctionnalités telles que la génération automatisée de contrats, le suivi des renouvellements et l'automatisation des flux de travail, qui rendent la gestion des contrats dans Excel de plus en plus difficile à mesure que le volume augmente.
Pour suivre les renouvellements et les dates d'expiration des contrats, vous devez créer des colonnes spécifiques dans votre feuille Excel pour la date de renouvellement et la date d'expiration. À l'aide de formules Excel, vous pouvez configurer des rappels automatisés pour les échéances à venir. La mise en forme conditionnelle peut mettre en évidence les contrats approchant de leur expiration, et la validation des données garantit que les champs clés, comme la date de renouvellement, sont correctement renseignés. Bien qu'Excel puisse gérer cela à un niveau de base, il peut devenir plus difficile de maintenir la cohérence à mesure que la gestion du cycle de vie de vos contrats se complexifie. Pour les entreprises gérant un volume élevé de contrats, l'intégration d'un outil de suivi des contrats plus robuste peut offrir un meilleur contrôle sur les renouvellements et contribuer à s'assurer que les jalons critiques sont respectés dans les délais.
Excel est un outil particulièrement puissant pour gérer des contrats simples, notamment pour les petites entreprises qui n'ont pas besoin d'un logiciel de gestion de contrats spécialisé. Il offre des solutions rentables pour le suivi des données contractuelles, la gestion des tâches manuelles et la prise en charge des processus de base du cycle de vie des contrats. Cependant, à mesure que la complexité des contrats augmente et que les gestionnaires de contrats doivent traiter des données plus critiques, Excel peut ne plus offrir le niveau de contrôle nécessaire. Des fonctionnalités telles que le suivi des modifications et le contrôle des versions sont possibles dans Excel, mais elles sont gérées plus efficacement par des logiciels dédiés à la gestion des contrats. Les grandes organisations, ou celles ayant des besoins de conformité critiques, peuvent avoir besoin d'une solution plus complète.
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