Modello di contratto
Modello di contratto Excel
Copia il nostro modello di contratto Excel e automatizza il tuo processo contrattuale.
Scelto dai team di
Modello di contratto Excel
Puoi creare modelli di contratto Excel automaticamente da Google Sheets in pochi semplici passaggi. È facile usare Portant come modello di contratto Excel gratuito, che include elementi di ogni tipo come il tuo logo, numeri di contratto univoci, termini di pagamento e informazioni di contatto. Dopo aver apertoPortant Workflow, seleziona il tuo Google Sheet, poi collega unGoogle Docs contract template, personalizza il tuo modello di contratto Excel con i tag delle colonne, allegalo a un'email e infine clicca su "Avvia automazione", evoila!, hai automatizzato il tuo processo di contratto Excel da Google Sheets!
Sappiamo quanto possa essere noioso e ripetitivo copiare e incollare dati nei modelli di contratto Excel, verificare che tutte le informazioni siano corrette, salvare il file come PDF e poi inviare i contratti Excel ai tuoi clienti. Per questo siamo qui per aiutarti.
Con Portant, puoi collegare Excel a un modello di contratto Google Sheets, cliccare su pochi pulsanti e i contratti verranno generati e inviati automaticamente ogni volta che ne hai bisogno. Puoi anche personalizzare l'email e il mittente (ad esempio accounts@portant.co). Mettere i tuoi contratti Excel in modalità automatica è semplicissimo.
Come automatizzare i tuoi contratti Excel
Passaggio 1
Apri il foglio
Seleziona il Google Sheet che vuoi usare come fonte di dati per i tuoi contratti. Portant si collega direttamente al tuo foglio di calcolo per recuperare i dati necessari.
Passaggio 2
Collega il modello
Collega il tuo modello di contratto in Google Docs, Slides o Sheets. Portant lo collegherà alla tua fonte di dati nel foglio di calcolo, così saprà quali campi unire.
Passaggio 3
Personalizza
Personalizza il tuo contratto con tag di unione come {{Party Name}}, {{Terms}} e {{Effective Date}}. Formattalo con il tuo stile, i tuoi colori e il tuo layout.
Passaggio 4
Crea
Genera i contratti automaticamente quando vengono aggiunte nuove righe al foglio, oppure creali manualmente in blocco. Inviali via email o salvali su Google Drive.
Come automatizzare i tuoi contratti Excel con un modello
Passaggio 1
Passaggio 1: Apri un Google Sheet
Apri un Google Sheet con i dati del tuo contratto. Includi i nomi delle parti, i termini, le date di entrata in vigore e qualsiasi altro campo che devi unire nei tuoi contratti.
Passaggio 2
Passaggio 2: Collega il tuo modello di contratto
Apri il componente aggiuntivo Portant e collega il tuo modello di contratto Google Docs. Portant analizza i tag di unione e li associa alle colonne del tuo foglio di calcolo.
Passaggio 3
Passaggio 3: Personalizza il tuo output
Configura il metodo di consegna. Invia i contratti via email ai firmatari, salvali come PDF su Google Drive oppure richiedi firme elettroniche direttamente tramite Portant. Puoi usare i tag di unione anche nelle email.
Passaggio 4
Passaggio 4: Automatizza i tuoi contratti
Attiva la creazione automatica per generare contratti per ogni nuova riga. Elabora le righe in blocco o pianifica il flusso di lavoro per eseguirlo a orari prestabiliti.
Elimina il lavoro manuale superfluo
Smetti di sprecare ore a copiare e incollare dati dai fogli di calcolo nei documenti. Portant automatizza l'intero processo, recuperando i dati direttamente dalla tua fonte e generando documenti completi in pochi secondi. Concentrati sul lavoro che conta davvero, non su attività di formattazione ripetitive.
Rendi i tuoi documenti più accurati
La creazione manuale dei documenti porta a errori, dai nomi sbagliati alle cifre non aggiornate. Portant associa i campi dati direttamente al tuo modello, eliminando gli errori di battitura e garantendo che ogni documento sia preciso e coerente. Il tuo team invia meno correzioni e i tuoi clienti ricevono sempre le informazioni giuste.
Integrato in Google Workspace
Portant funziona nativamente con Google Docs, Sheets, Slides e Gmail. Non c'è nessuna nuova interfaccia da imparare, nessun dato da esportare e nessun passaggio da uno strumento all'altro. Il tuo team continua a usare le app che già conosce, mentre Portant gestisce la generazione dei documenti in background.
Cosa dicono i team di Portant
"Portant è stata una svolta per Clipboard! Ha fatto risparmiare al nostro team di vendita innumerevoli ore ogni settimana, generando automaticamente moduli d'ordine, proposte e contratti con le informazioni di HubSpot già compilate."
"Questo prodotto è una svolta per tutte quelle dolorose unioni manuali di documenti. Adoro quello che tu e il team avete costruito!"
"Questo software si occupa brillantemente del tedioso processo di creazione e invio delle fatture. Non solo fa risparmiare tempo, ma riduce enormemente gli errori di inserimento dati."
"Adoro questo prodotto. Lo uso da oltre un anno e l'integrazione con Google Workspace è fantastica. Grandi meriti per l'ascolto dei tuoi utenti!"
"Davvero una svolta! Portant semplifica queste attività e mi permette di concentrarmi su ciò che richiede la mia attenzione e capacità di problem solving!"
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Domande frequenti
Un modello di contratto Excel è un foglio di calcolo preconfigurato pensato per aiutare le aziende a gestire i contratti e organizzare i dati contrattuali in modo efficiente. Funziona come un semplice modello di gestione dei contratti, offrendo campi strutturati per i dettagli principali come l'ID del contratto, le parti coinvolte, i termini contrattuali, le date di scadenza, le scadenze e altro ancora. Per molte aziende, usare Microsoft Excel per la gestione dei contratti è un metodo conveniente e flessibile per tenere traccia dei dettagli contrattuali. Sebbene Excel non sia un software specializzato nella gestione dei contratti, può fungere da database contrattuale per le piccole e medie imprese. Tuttavia, le grandi organizzazioni potrebbero trovare Excel limitante per gestire più contratti, soprattutto quando si tratta di monitorare scadenze e milestone critiche su più documenti.
Personalizzare un modello di gestione dei contratti in Excel significa adattare i campi, le formule e il layout alle tue esigenze specifiche. Puoi aggiungere colonne per tracciare i dati principali del contratto, come tipo di contratto, stato del contratto, valore del contratto e numero di contratto. Per una migliore visibilità, si consiglia di usare la formattazione condizionale per evidenziare i contratti in prossimità della scadenza. Impostando colonne specifiche come data di rinnovo e data di inizio, potrai automatizzare determinati calcoli, ad esempio quando un contratto scade. Questo può essere fondamentale man mano che la tua azienda cresce e gestisci un numero maggiore di contratti. Poiché Excel è uno strumento potente, è possibile aggiungere funzionalità come il controllo delle versioni e la convalida dei dati per assicurarti di lavorare sempre con le informazioni contrattuali più aggiornate.
Sì, i modelli Excel consentono un certo livello di automazione nel monitoraggio dei contratti. Puoi impostare calcoli automatici per le date di scadenza dei contratti e i piani di pagamento usando le formule di Excel. Sebbene questo livello di automazione sia utile per le piccole imprese, gestire un processo di gestione contratti su larga scala potrebbe richiedere funzionalità più avanzate. Tracciare i contratti in Excel è possibile, ma può diventare dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori se gestisci un grande volume di contratti. In questi casi, passare a un software dedicato alla gestione dei contratti può essere più vantaggioso, in particolare quando sono coinvolti più utenti o quando sono necessarie soluzioni più complete, come i promemoria automatici per le opzioni di rinnovo.
Per migliorare la sicurezza dei dati quando usi un foglio di calcolo Excel per la gestione dei contratti, puoi usare la protezione con password, la crittografia dei file e le autorizzazioni di accesso limitato. È importante eseguire regolarmente il backup del database dei contratti su un'unità condivisa sicura per evitare la perdita di dati. Inoltre, i dati critici come i termini contrattuali sensibili o le clausole di risoluzione devono essere protetti limitando l'accesso a determinate celle o all'intero documento. Per le aziende più grandi o i professionisti legali, è essenziale garantire l'implementazione di misure di sicurezza dei dati come la protezione con password. Excel, pur essendo efficace per le piccole imprese, potrebbe richiedere aggiornamenti e monitoraggi costanti per garantire la conformità alle politiche interne e alle normative esterne.
Un modello di gestione dei contratti in Excel ben progettato dovrebbe includere campi per l'ID del contratto, il valore del contratto, le parti coinvolte, il tipo di contratto e le date di rinnovo. È inoltre fondamentale includere colonne per lo stato del contratto, gli indicatori chiave di prestazione e il numero di contratto per monitorare l'avanzamento di ciascun contratto. La convalida dei dati può aiutarti a garantire che i campi principali siano compilati correttamente, e le formule possono essere usate per tracciare le milestone o calcolare l'impatto dei ritardi. Man mano che la tua azienda si espande, potresti voler aggiungere campi più avanzati come le date chiave, incluse la data di inizio e la data di scadenza, per semplificare la gestione del ciclo di vita dei contratti. Includere funzionalità come il controllo delle versioni ti aiuterà anche a gestire più versioni dei contratti senza confusione.
Sebbene Excel possa gestire più contratti, usarlo per gestire grandi volumi può risultare inefficiente e soggetto a errori. Il processo di gestione dei contratti può diventare opprimente, soprattutto quando si monitorano molti contratti su più team o reparti. Man mano che i contratti diventano più complessi e il numero di dati chiave aumenta, gestire tutto in un foglio Excel può portare a errori, specialmente in attività come il monitoraggio dei contratti o il rispetto delle scadenze. Passare a una soluzione software dedicata alla gestione dei contratti offre funzionalità come la generazione automatica dei contratti, il monitoraggio dei rinnovi e l'automazione dei flussi di lavoro, che rendono la gestione dei contratti in Excel sempre più difficile all'aumentare del volume.
Per monitorare i rinnovi e le date di scadenza dei contratti, devi creare colonne specifiche nel tuo foglio Excel per la data di rinnovo e la data di scadenza. Usando le formule di Excel, puoi impostare promemoria automatici per le scadenze imminenti. La formattazione condizionale può evidenziare i contratti in prossimità della scadenza, e la convalida dei dati garantisce che i campi chiave come la data di rinnovo siano compilati correttamente. Sebbene Excel possa gestire questo a un livello base, può diventare più difficile mantenere la coerenza man mano che la gestione del ciclo di vita dei contratti diventa più complessa. Per le aziende che gestiscono un alto volume di contratti, integrare uno strumento di monitoraggio dei contratti più robusto può offrire un maggiore controllo sui rinnovi e aiutare a garantire che le milestone critiche vengano rispettate nei tempi previsti.
Excel è uno strumento incredibilmente potente per gestire contratti più semplici, in particolare per le piccole imprese che non richiedono un software specializzato per la gestione dei contratti. Offre soluzioni economicamente vantaggiose per il monitoraggio dei dati contrattuali, la gestione di attività manuali e la gestione dei processi base del ciclo di vita dei contratti. Tuttavia, man mano che la complessità dei contratti aumenta e i responsabili dei contratti devono gestire dati più critici, Excel potrebbe non essere in grado di fornire il livello di controllo necessario. Funzionalità come il monitoraggio delle modifiche e il controllo delle versioni sono possibili in Excel, ma queste funzionalità sono gestite in modo più efficace da software dedicati alla gestione dei contratti. Le organizzazioni più grandi, o quelle con esigenze di conformità critiche, potrebbero aver bisogno di una soluzione più completa.
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