Meilleures intégrations de signature électronique pour HubSpot

Votre contrat est prêt à être envoyé, mais vous n'êtes pas sûr que la signature s'affichera réellement dans HubSpot. Il pourrait arriver dans la boîte de réception de quelqu'un. Cela pourrait mettre à jour une propriété de transaction. Ou bien il pourrait simplement disparaître dans un autre outil que personne ne vérifie après la clôture du trimestre.

J'ai vu cette pièce se jouer plus de fois que je ne le souhaiterais. Une équipe choisit un outil de signature électronique, le connecte à HubSpot et, trois mois plus tard, le responsable des opérations exporte toujours une feuille de calcul tous les vendredis pour vérifier quels accords sont réellement signés. L'outil fonctionne bien tout seul. Ce n’est pas le cas de l’intégration.

Cet article explique comment je réfléchis aux différentes approches de la signature électronique pour HubSpot, ce que je vérifie avant de recommander quoi que ce soit, et où Portant s'intègre honnêtement. Pour plus de détails sur le produit, consultez notre Page de fonctionnalité des signatures électroniques. Pour un côte à côte avec DocuSign, il y a Portant et DocuSign.

Pourquoi les achats de signature électronique commencent généralement par une crise

eSign démarre rarement comme un projet planifié. Cela commence lorsqu'un accord échoue parce que le service juridique ne parvient pas à trouver le PDF signé, ou lorsque quelqu'un se rend compte que « signé » dans HubSpot ne correspond pas à ce qui se trouve réellement dans la boîte de réception de quiconque. Ensuite, les dirigeants demandent une recherche sur le marché et, soudain, chaque fournisseur revendique une intégration approfondie de HubSpot.

Je sépare le langage marketing de ce qui fonctionne réellement avec un seul test. Puis-je créer une liste ou un workflow HubSpot basé sur la différence entre « envoyé pour signature » et « entièrement signé » sans exporter les données chaque matin ? Si la réponse est non, vous disposez d’un outil de signature électronique. Vous ne disposez pas encore d'une intégration HubSpot qui aide votre équipe à conclure des transactions.

Trois types d'intégration de signature électronique

Automatisation native des documents avec eSign intégré. Ici, générer le document, l'envoyer, rappeler aux signataires et compléter la signature sont tous un seul fil lié aux enregistrements HubSpot. Les champs d'état sont mis à jour à mesure que l'enveloppe se déplace. C'est le genre de problème que Portant résout : les propositions et les contrats partent des données CRM, puis la signature boucle la boucle sur le même enregistrement.

eSign autonome avec un connecteur HubSpot. DocuSign et des outils similaires arrivent souvent ici dans les grandes entreprises. La force est que les achats les connaissent déjà et que le dossier de conformité est mature. Le risque est une cartographie CRM superficielle si personne ne configure soigneusement les objets et les propriétés.

Ponts légers ou manuels. Zapier, scripts ponctuels ou modèles qui enregistrent simplement une activité dans HubSpot. Parfois, cela convient aux équipes à faible volume. Ils s'effondrent lorsque les responsables veulent des rapports fiables ou lorsque la réussite des clients nécessite la signature de conditions dans le dossier de l'entreprise sans demander à un représentant de transférer un e-mail.

Aucune de ces approches n’est mauvaise en soi. L’erreur consiste à choisir l’option autonome en s’attendant à une expérience native, sans investir dans les règles de configuration et de processus.

Que vérifier avant de présélectionner des fournisseurs

• Cartographie des signataires. Pouvez-vous représenter les acheteurs signataires, vos approbateurs internes et les témoins facultatifs sans solutions de contournement ?
• Expérience mobile. Le flux de signature fonctionne-t-il proprement sur un téléphone sans pincer ni zoomer ?
• Achèvement partiel. Lorsque l'un des trois signataires termine, HubSpot reflète-t-il cet état afin que les responsables et les clients chargés de la réussite ne devinent pas ?
• Où arrive le fichier signé. Le PDF final arrive-t-il là où le service financier l'attend, avec un suivi clair des versions ?
• Renouvellements et modifications. Pouvez-vous gérer un bon de commande ultérieur sans perdre le lien vers l’accord original ?

Je considère cette liste comme une réussite ou un échec pour un pilote, pas agréable à avoir. Si vous faites des compromis sur la cartographie des signataires, vous en paierez le prix sur les contrats d'entreprise où les titres et l'autorité de signature comptent réellement.

Conformité, pistes d'audit et ce que le juridique demande réellement

La conformité n'est pas une simple case à cocher. Il s'agit d'un ensemble d'exigences qui varient selon le secteur et l'acheteur. J'encourage les équipes à intégrer les aspects juridiques et informatiques dès la première réunion, pas la semaine dernière. Les questions sur la conservation des données, les formats d'exportation et la vérification de l'identité sont beaucoup moins coûteuses avant d'avoir formé deux cents commerciaux.

Pour les pistes d'audit, je demande aux fournisseurs de me montrer le journal des événements pour une enveloppe de test terminée, à côté de l'endroit où chaque événement apparaît dans HubSpot. Une page de signature soignée ne remplace pas un historique solide lorsque quelqu'un audite une transaction douze mois plus tard.

Si vous comparez DocuSign à une option native de HubSpot, notre Portant et DocuSign La page présente le positionnement sans prétendre que chaque entreprise a le même processus d'achat.

Workflows HubSpot et coaching des managers

Les données de signature électronique sont des données de coaching. Lorsqu'un contrat est conclu avec un signataire externe pendant une semaine, un bon gestionnaire souhaite une tâche ou une notification Slack pilotée par HubSpot, et non une exportation hebdomadaire distincte à partir d'un autre panneau d'administration.

Je recherche des déclencheurs pour l'envoi, la visualisation, le signataire terminé, le refus et l'annulation. Je recherche également des valeurs par défaut raisonnables pour les rappels afin que les commerciaux ne recherchent pas manuellement les clients pour un suivi de routine. L'automatisation devrait réduire la gêne, et non l'augmenter avec des séquences de rappel contenant du spam.

Coût total au-delà du prix par enveloppe

Les modèles de tarification varient considérablement. Certains fournisseurs facturent par siège, d'autres par enveloppe, d'autres encore regroupent la signature électronique dans un plan de documents plus large. Lorsque j'aide à financer le coût total du modèle, j'inclus la migration, le temps d'administration, les systèmes en double exécutés en parallèle et les heures que les équipes passent à faire correspondre manuellement les enregistrements HubSpot avec une boîte de réception de signature distincte.

L’option la moins chère sur papier est parfois l’option la plus chère le lundi matin. Je préférerais que vous achetiez moins de fonctionnalités qui s'intègrent proprement plutôt que davantage de fonctionnalités qui répartissent votre source de vérité sur deux systèmes.

DocuSign : quand ça a encore du sens

DocuSign a gagné sa place dans les achats d'entreprise. Si votre entreprise paie déjà pour cela et que l’intégration vous fournit les rapports dont vous avez besoin, les supprimer par principe constitue généralement une mauvaise utilisation du capital politique. La meilleure question est de savoir si HubSpot reçoit suffisamment de signal de cette intégration pour exécuter vos transactions, ou si les équipes assurent leur propre suivi parce que la synchronisation est trop fine.

Lorsque la synchronisation est faible, soit vous investissez dans une meilleure configuration et des propriétés personnalisées, soit vous adoptez un chemin natif HubSpot pour les documents qui comptent le plus pour traiter la vitesse. De nombreuses entreprises matures se retrouvent avec une mixité. Ce contre quoi je m’oppose, c’est un mélange qui s’est produit par accident parce que personne n’a documenté à qui appartient la vérité.

Où Portant s’intègre : un positionnement honnête

Je travaille chez Portant, donc je ne prétendrai pas que je suis un analyste neutre. Portant combine la génération de documents à partir de HubSpot avec Signatures électroniques intégré au même flux de travail que vos commerciaux exécutent déjà. Le résultat que nous visons est simple : moins d'onglets, moins de fichiers PDF transférés et un enregistrement des transactions qui reflète la réalité lorsque les dirigeants parcourent la chronologie avant un appel prévisionnel.

Nous sommes très bien notés sur HubSpot Marketplace et G2, et nous sommes conçus comme une application certifiée pour les équipes qui traitent l'exactitude du CRM comme faisant partie de l'exactitude des documents. Si votre besoin concerne uniquement une signature sur des PDF statiques produits légalement en dehors de HubSpot, nous sommes peut-être plus que ce dont vous avez besoin. Si votre problème concerne les propositions et les contrats qui devraient provenir de données de transactions en direct, nous sommes faits pour cela.

Le Présentation des signatures électroniques relie l'histoire à des résultats tels qu'un délai de génération de revenus plus rapide et des transferts plus propres vers la réussite des clients. Cela vaut la peine de lire cet article si vous créez un dossier interne.

Comment je structurerais une preuve de deux semaines

La première semaine est la configuration et le mappage des signataires sur un accord sandbox qui reflète votre segment le plus difficile. La deuxième semaine consiste en des tests en direct avec un groupe contrôlé de commerciaux, avec un examen quotidien des propriétés HubSpot par rapport à l'état réel de l'enveloppe. Terminez par un débriefing incluant les opérations, les services juridiques et au moins un responsable de première ligne.

Si vous ne pouvez pas compléter cette preuve sans code personnalisé, demandez si vous achetez un produit ou un projet. Les deux peuvent convenir s’ils sont budgétisés. Ce n'est pas la même chose.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qui rend une intégration de signature électronique intéressante pour HubSpot ?

Une intégration solide mappe les signataires aux contacts HubSpot ou aux rôles personnalisés, met à jour les propriétés lorsque les enveloppes sont envoyées, consultées, partiellement signées et complétées, et stocke le PDF final dans le bon enregistrement. Les services financiers et de réussite des clients ne devraient pas avoir à fouiller dans les e-mails pour trouver le fichier signé.

eSign devrait-il vivre dans l’automatisation des documents ou en tant qu’application distincte ?

Si vos propositions et contrats proviennent de données HubSpot et que vous souhaitez un seul flux de travail allant de l'ébauche à l'accord signé, un outil intégré réduit les transferts. Si le service juridique produit les PDF finaux ailleurs et que HubSpot n'a besoin que du résultat de la signature, un connecteur autonome peut suffire.

Comment puis-je évaluer la conformité et les pistes d’audit ?

Obtenez rapidement la liste de contrôle de vos équipes juridiques et de sécurité : résidence des données, conservation, besoins en matière de vérification d'identité et format d'exportation pour les audits. Vérifiez ensuite que le fournisseur peut afficher un historique complet des événements pour une enveloppe de test et que ces événements apparaissent dans HubSpot d'une manière acceptée par vos contrôles internes.

DocuSign a-t-il toujours un sens pour les équipes HubSpot ?

DocuSign est ce pour quoi de nombreuses entreprises paient déjà. Cela peut avoir du sens lorsque les achats sont standardisés et que l'intégration vous donne le feedback CRM dont vous avez besoin. Comparez-le aux options natives de HubSpot pour savoir si la signature met à jour le calendrier de la transaction sans travail supplémentaire.

Où Portant s'intègre-t-il pour la signature électronique dans HubSpot ?

Portant combine la génération de documents à partir des données HubSpot avec des signatures électroniques intégrées et réécrit les événements du cycle de vie dans HubSpot afin que les flux de travail et les rapports restent alignés. C'est un bon choix pour les équipes qui souhaitent des signatures dans le cadre de leur processus de transaction, et non un outil distinct à vérifier.