Experiencia del participante
Renuncia (con firma electrónica)
Cada participante llega con una exención de responsabilidad firmada y archivada, sin portapapeles en la puerta. Portant incorpora cada envío de formulario de Google a su plantilla de Google Docs y lo envía para firma electrónica en un solo flujo de trabajo.
~5 minutos de configuración · Utilizado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Envíe exenciones desde Google Forms y recopile firmas electrónicas en un solo flujo
En este momento, su recepción entrega exenciones en papel, escanea las firmadas en una carpeta y escribe los detalles del participante en una hoja de cálculo esa misma noche. La gente llega temprano, la fila se detiene y aún así terminas buscando la firma del tutor para los menores que se presentaron con uno de los padres.
Este flujo de trabajo supervisa su formulario de Google en busca de nuevos envíos, genera la exención de responsabilidad en su plantilla de Google Docs con su marca y la envía para firma electrónica en el momento en que el registrante presiona enviar. El PDF firmado se guarda en una carpeta de Drive con el nombre del evento y la fecha.
Se adapta a gimnasios, estudios, operadores turísticos, clínicas y equipos de eventos que manejan grandes volúmenes de admisión y necesitan exenciones que se mantengan. La plantilla asciende hasta contratos, por lo que la misma lógica de almacenamiento y firma electrónica cubre cualquier acuerdo de participante que le presente a alguien.
¿Para quién es esto?
¿Esta plantilla es adecuada para usted?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
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Renuncias firmadas antes de que lleguen los participantes. Portant activa la solicitud de firma electrónica en el momento en que un participante envía el formulario de Google, por lo que la mayoría de las firmas regresan antes de cruzar la puerta.
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Una plantilla, cada PDF firmado y sincronizado. La combinación de datos siempre lee su maestro de exenciones de Google Docs en vivo, por lo que cada PDF firmado refleja las cláusulas exactas que aprobó su aseguradora o su abogado.
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Almacenamiento listo para auditorías sin archivos adicionales. La gestión de salida nombra cada PDF firmado por participante y fecha del evento y lo almacena en una carpeta fija de Drive, por lo que las preguntas sobre seguros tardan unos segundos en responderse.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo de exención de responsabilidad
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01
Paso 1: conecte su formulario de Google y su documento de exención
En Portant, elija el formulario de Google que recopila los detalles del participante y la plantilla de Google Docs que contiene el lenguaje de exención de responsabilidad. Asigne las preguntas del formulario a las etiquetas de combinación en el documento.
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02
Paso 2: agregue el paso de firma electrónica
Agregue un bloque de firma al documento, luego en Portant configure el correo electrónico del participante como firmante y agregue un segundo tutor firmante para cualquier registrante menor de 18 años.
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03
Paso 3: configurar el nombre y el almacenamiento de la salida
Utilice la gestión de salida para nombrar cada PDF firmado con el nombre del participante y la fecha del evento, y elija la carpeta de Drive donde deben estar las exenciones firmadas.
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04
Paso 4: activa el disparador y los recordatorios
Cambie el flujo de trabajo para que se ejecute en cada nuevo envío de formulario de Google y active los recordatorios por correo electrónico para que cualquiera que no haya iniciado sesión al registrarse reciba un empujón.
Preguntas frecuentes
Una exención de responsabilidad debe incluir el nombre completo y los datos de contacto del participante, una descripción clara de la actividad, una cláusula de asunción de riesgo, una exención de responsabilidad, un compromiso de no demandar y un bloque de firma. Su plantilla de Google Docs puede contener todo este idioma y Portant fusiona los detalles del participante en los campos correctos en cada ejecución.
Sí. Las firmas electrónicas en una exención de responsabilidad son legalmente válidas en los EE. UU. según la Ley ESIGN y la UETA, y según eIDAS en el Reino Unido y la UE, cuando ambas partes dan su consentimiento. Portant registra el correo electrónico, la dirección IP y la marca de tiempo del firmante en cada PDF firmado para que el registro de auditoría se encuentre con el archivo en Drive.
Sí. Portant se conecta a cualquier formulario de Google que haya publicado, por lo que no necesita cambiar a una aplicación de quiosco ni reconstruir su ingesta. Elija el formulario, asigne sus preguntas a su plantilla de exención de Google Docs y Portant se ejecutará en cada nuevo envío sin software adicional para su recepción.
Cree el formulario una vez en Google Forms con campos para el participante, la actividad y cualquier declaración de salud, y escriba el idioma de publicación en una plantilla de Google Docs. Portant conecta los dos, genera la autorización en cada envío y recopila una firma electrónica vinculante, de modo que toda la autorización esté disponible en línea, desde el formulario hasta el PDF firmado.
Sí. Cuando un registrante es menor de 18 años, Portant envía la solicitud de firma electrónica al correo electrónico de un padre o tutor recopilado en el formulario de Google y luego al menor para cualquier reconocimiento requerido. El PDF firmado incluye nombres y marcas de tiempo, que es el estándar que exigen la mayoría de las aseguradoras estadounidenses para las actividades juveniles.
Sí. Portant ejecuta el mismo flujo de trabajo de exención de HubSpot, por lo que cuando un acuerdo o registro de miembro llega a una etapa que necesita una exención firmada, Portant genera el documento a partir del contacto y lo envía para firma electrónica. El PDF firmado se guarda en la línea de tiempo del contacto, por lo que el estado de miembro y la exención se guardan en un solo lugar.
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