Voortgangsfacturering, ook wel gefaseerde facturering of progressieve facturering, is een boekhoudmethode die wordt gebruikt om een klant te factureren voor onvolledige goederen of diensten. Dit type facturering is gebruikelijk wanneer de levering van goederen of diensten over een bepaalde periode plaatsvindt.
In dit artikel bespreken we de basisprincipes van voortgangsfacturering en hoe het werkt, dus laten we beginnen.
Wil je een factuur maken?
Voeg je logo en regelitems toe, stel belasting en valuta in, en download een nette PDF. Gratis, geen aanmelding, geen watermerk.
Hoe werkt voortgangsfacturering?
Voortgangsfacturering is een relatief eenvoudig proces. In plaats van de klant in één keer het totale verschuldigde bedrag te factureren, worden betalingen opgesplitst in afzonderlijke verzonden facturen die stapsgewijs worden verstuurd naarmate goederen of diensten worden voltooid. Klanten kunnen meerdere deelbetalingen doen in plaats van één totaalbedrag totdat het project is afgerond.
De flexibele factureringssoftware bevat een regelitem voor elk onderdeel van de opdracht om voortgangsfacturering te beheren. Daarom worden voortgangsfacturen vaak "gefaseerde" of "termijn"-facturering genoemd. Elke factuur weerspiegelt een percentage van het totale verschuldigde bedrag tot op dat moment.
Stel bijvoorbeeld dat je een klant factureert voor een opdracht die een maand duurt. In dat geval kun je aan het begin van het project een factuur sturen, vervolgens na twee weken een nieuwe factuur, en een derde en definitieve verkoopfactuur zodra het project is afgerond. Elke factuur zou het percentage van het op dat moment voltooide werk weerspiegelen.
Progressieve facturering is voordelig voor beide partijen die bij een overeenkomst betrokken zijn. Klanten kunnen gedeeltelijke betalingen voor diensten doen gedurende een bepaalde periode, wat beter te beheren is dan een groot bedrag te betalen bij de eerste schatting. Tegelijkertijd ontvangt de leverancier gedurende het project geld, in plaats van te moeten wachten tot de voltooiing om volledig betaald te worden.
Wie gebruikt voortgangsfacturering?
Voortgangsfacturering is nuttig voor zowel bedrijven als particulieren. De volgende groepen kunnen baat hebben bij gefaseerde facturering:
Aannemers en freelancers
Gefaseerde facturering stelt aannemers en freelancers in staat hun klanten te factureren voor specifieke projecttaken naarmate het werk vordert. Dit zorgt ervoor dat de aannemer regelmatig betaald wordt gedurende een project, wat helpt bij het beheren van de cashflow.
Consultants
Dit systeem stelt consultants in staat hun klanten gefaseerd te factureren, waardoor ze de voortgang kunnen bijhouden en er zeker van kunnen zijn dat ze projectbetalingen op tijd ontvangen.
Creatieve professionals
Kunstenaars, grafisch ontwerpers en andere creatieve professionals kunnen ook baat hebben bij voortgangsfacturen, waardoor ze klanten kunnen factureren voor meerdere projectelementen naarmate het werk vordert.
Bedrijven met meerdere projecten
Bedrijven die meerdere projecten tegelijk beheren, kunnen profiteren van voortgangsfacturering, waardoor ze klanten kunnen factureren op basis van projectmijlpalen. Dit helpt het factureringsproces te stroomlijnen en zorgt ervoor dat alle betalingen op tijd worden ontvangen.
Al met al biedt voortgangsfacturering een handige en efficiënte manier om lopende projecten te beheren, waardoor bedrijven en particulieren op tijd betaald kunnen worden en de voortgang van hun werk kunnen bijhouden. Het is daardoor een nuttig instrument voor veel mensen.
Wat moet er in een voortgangsfactuur worden opgenomen?
Een voortgangsfactuur bevat doorgaans de volgende informatie:
• De naam en contactgegevens van zowel de aannemer/leverancier als de klant/opdrachtgever.
• Een uniek factuurnummer voor tracking doeleinden.
• Datum van uitgifte en vervaldatum van de betaling.
• Specificaties over wat er gefactureerd wordt, inclusief artikelomschrijvingen, hoeveelheden en eenheidsprijzen.
• Betalingsvoorwaarden.
• Het totale verschuldigde bedrag voor de factuurperiode (inclusief eventuele belastingen).
• Factuursubtotalen voor elk artikel of elke productcategorie op de factuur.
• Eventuele aanvullende opmerkingen of voorwaarden die relevant zijn voor de voortgang van het project.
• Een duidelijke betaalmethode, zoals bankrekeninggegevens of contactinformatie voor online betalingsdiensten.
• Een handtekening van de aannemer/leverancier als de factuur per post wordt verstuurd.
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat alle voortgangsfacturen nauwkeurig en actueel zijn om de communicatie en duidelijkheid tussen partijen te waarborgen.
Voordelen van voortgangsfacturering
Het gebruik van voortgangsfacturering heeft veel voordelen voor zowel de klant als het bedrijf. Hieronder staan enkele voorbeelden van de manieren waarop voortgangsfacturering beide partijen ten goede kan komen.
Zorgt voor nauwkeurigheid en elimineert fouten bij het maken van facturen
Het helpt ervoor te zorgen dat elke factuur nauwkeurig en actueel is. Dit elimineert de noodzaak van handmatige controle van elke factuur en vermindert de kans op fouten bij de facturering.
Hiermee kun je bijhouden hoeveel van de opdracht al is voltooid
Het bedrijf kan de totale projectkosten evalueren, wat het bijhouden van de voortgang eenvoudiger maakt en ervoor zorgt dat alle taken op tijd worden afgerond.
Maakt nauwkeurige facturering mogelijk zonder elke factuur afzonderlijk te hoeven controleren
Door voortgangsfacturering te gebruiken, kunnen bedrijven er zeker van zijn dat ze correct worden gefactureerd zonder elke factuur handmatig te controleren. Dit helpt op de lange termijn tijd en geld te besparen.
Het helpt je de cashflow te bewaken en achterstallige betalingen snel te identificeren
Voortgangsfacturering helpt bedrijven hun cashflow bij te houden, waardoor het gemakkelijker wordt om eventuele achterstallige betalingen te identificeren. Dit helpt bedrijven hun financiën onder controle te houden en winstgevend te blijven.
Vermindert de factureringtijd en helpt ervoor te zorgen dat alle facturen op tijd worden betaald
Door voortgangsfacturering te gebruiken, kunnen bedrijven hun factureringtijd verkorten. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle facturen op tijd worden betaald, wat zowel het bedrijf als de klant ten goede komt.
Al met al biedt voortgangsfacturering veel voordelen voor zowel bedrijven als klanten. Het zorgt voor nauwkeurigheid bij het aanmaken van facturen, maakt efficiënte tracking van de voortgang van opdrachten mogelijk en helpt de factureringtijd te verkorten.
Begin met voortgangsfacturering via Portant
Als je op zoek bent naar een manier om voortgangsfacturen te maken zonder urenlang bezig te zijn met handmatige berekeningen, opmaak en informatie die in een factuur moet worden opgenomen, dan is het gratis factuursjabloon van Portant de oplossing die je zocht.
Met het Portant-sjabloon kun je eenvoudig voortgangsfacturen maken die nauwkeurig het werk weerspiegelen dat je voor je klant hebt gedaan. Je kunt het percentage van het voltooide werk, het verschuldigde bedrag en het totale verschuldigde bedrag voor het project opgeven.
FAQ
V. Wat is een voortgangsfactuur?
Een voortgangsfactuur, ook wel een mijlpaal- of termijnbetalingsfactuur, is een factuur die een bedrijf aan een klant uitgeeft voor de gedeeltelijke voltooiing van de overeengekomen werkzaamheden. De voortgangsfactuur verdeelt het project doorgaans in fasen en vermeldt voor elke fase het verschuldigde bedrag.
V. Wat is voortgangsfacturering in QuickBooks?
QuickBooks is een boekhoudprogramma dat wordt gebruikt voor het beheren van financiën en boekhoudkundige activiteiten. Het stelt bedrijven in staat voortgangsfacturen voor klanten te maken, betalingen bij te houden en de voltooiing van afzonderlijke projectfasen te monitoren.
De voortgangsfactureringsfunctie in QuickBooks stelt bedrijven ook in staat hun financiën bij te houden en de algehele financiële gezondheid van het bedrijf te bewaken.
V. Hoe maak ik een voortgangsbetalingsfactuur?
Een voortgangsbetalingsfactuur maken in QuickBooks is eenvoudig. Eerst maak je een factuur voor de klant en voer je het totale verschuldigde bedrag in. Vervolgens verdeel je het project in afzonderlijke fasen en voer je elke fase in met de bijbehorende kosten.
Wanneer je klaar bent met het maken van de voortgangsbetalingsfactuur, verschijnt deze in de lijst van je klant als een gebalanceerde transactie en wordt ze weergegeven in je crediteurenregistraties.
V. Welke versie van QuickBooks ondersteunt voortgangsfacturering?
Alle versies van QuickBooks Online ondersteunen vorderingsfacturering. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek, selecteer vervolgens Account and Settings > Sales > Progress Invoicing om de service te gaan gebruiken.
