La mayoría de los problemas de renovación no comienzan en el momento de la renovación. Comienzan el día después del cierre del trato, cuando la fecha de renovación entra en el calendario de alguien en lugar de HubSpot, el PDF firmado va a una carpeta que nadie revisa y el éxito del cliente entra a ciegas en la cuenta.
Este artículo cubre cómo almacenar fechas de renovación, crear paquetes de documentos con flujos de trabajo, cerrar el bucle con Firmas electrónicasy transmítalo al éxito del cliente con un contexto real. Si primero desea una descripción general más amplia del contrato, nuestro libro de jugadas del contrato es un buen compañero. Y si todavía estás asignando etapas a documentos, etapas de negociación para flujos de trabajo de documentos cubre eso.
Por qué las fechas de renovación pertenecen a HubSpot
Las renovaciones comienzan con una fecha que alguien realmente puede encontrar. Si la fecha de renovación solo se encuentra en el pie de página de un documento de Google o en una hoja de cálculo de finanzas, HubSpot no puede advertirte, enrutar el trabajo ni mostrar el riesgo de abandono en un solo lugar.
Trate la fecha de renovación como trataría la fecha de cierre de nuevos negocios. Es un campo de primera clase, no una idea de último momento.
El lugar donde lo almacene depende de cómo lo venda. Los equipos B2B SaaS suelen mantener las fechas de renovación en la empresa o en un objeto personalizado de estilo suscripción. Los equipos que ejecutan renovaciones como mini acuerdos generalmente almacenan la fecha de finalización del contrato en el acuerdo y luego la copian a la empresa una vez que se cierra.
No existe una única respuesta correcta, pero tres fechas diferentes en tres sistemas es definitivamente la respuesta incorrecta.
Mantenga los nombres de sus propiedades simples y consistentes. Si lo llama "Fecha de finalización del contrato" en producción, llámelo de la misma manera en su entorno de pruebas.
Qué comprobar antes de automatizar algo
Antes de conectar los flujos de trabajo, asegúrese de que los datos que obtendrán sean correctos. Eso significa entidad de facturación, nombre del firmante, propietario comercial, productos del contrato, precios y cualquier término especial del acuerdo original.
Si esos campos están vacíos, su flujo de trabajo no debería generar un documento dirigido al cliente. En su lugar, debería crear una tarea interna.
Las señales de renovación pueden ir más allá de una fecha del calendario. Algunos equipos utilizan un campo calculado de "días hasta la renovación", otros sincronizan una puntuación de salud desde una herramienta de CS y algunos ejecutan un proceso de renovación dedicado con sus propias etapas. Cualquiera que sea la señal que elijas, asegúrate de que el propietario sepa qué hacer cuando se dispara. Un flujo de trabajo que se activa sin un siguiente paso claro simplemente crea ruido.
Para automatización de contratos Específicamente, sus plantillas deben extraer de las mismas propiedades que ya mantienen sus representantes. Nada mata la confianza más rápido que un formulario de pedido de renovación que muestra los nombres de los productos del año pasado porque alguien actualizó el acuerdo pero no el registro de la empresa.
Si mantiene los términos de renovación en un lugar coherente, Portant puede combinar los valores correctos en sus plantillas de Google Docs o Word y adjuntar el resultado al acuerdo o empresa que su equipo ya utiliza para generar informes.
Flujos de trabajo, paquetes de documentos y aprobaciones
Un paquete de renovación rara vez consta de un solo archivo. Podría ser un formulario de pedido, un acuerdo de servicios actualizado, un anexo de procesamiento de datos y un correo electrónico de resumen. Cada uno de ellos debe provenir de un desencadenante claro.
Un flujo de trabajo basado en fechas puede crear el paquete y notificar al propietario de la cuenta. Un flujo de trabajo basado en etapas puede requerir la aprobación del gerente antes de que algo llegue al cliente.
Los flujos de trabajo de HubSpot manejan la inscripción y el enrutamiento. Portant maneja la generación de documentos, por lo que CRM sigue siendo la fuente de verdad y los documentos mantienen la marca.
Empiece por poco. Un segmento, una moción de renovación, un paquete de plantillas. Demuestre que los archivos generados coinciden con los campos de HubSpot y luego expanda. Los grandes lanzamientos permiten encontrar diecisiete casos extremos en la primera semana.
Los caminos de aprobación merecen el mismo cuidado que los nuevos negocios. Los departamentos jurídico y financiero a menudo se preocupan más por las renovaciones que por la primera venta, porque las concesiones se acumulan con el tiempo. Propiedades como "Precio de renovación aprobado" y "Renovación legal aprobada" son buenas puertas antes de que salga la firma electrónica. Las renovaciones limpias se mantienen rápidas y usted aún está protegido cuando alguien solicita un plazo personalizado.
Firmas electrónicas: cerrar el bucle en el expediente
La automatización que se detiene en un borrador PDF es sólo la mitad del trabajo. El contrato ejecutado es a lo que CS, finanzas y soporte harán referencia dentro de nueve meses.
con Firmas electrónicas en Portant, el estado de firma y el archivo final aparecen en el registro de HubSpot. Nadie tiene que preguntar "¿qué versión firmaron?"
eSign también le brinda marcas de tiempo en las que puede confiar para períodos de notificación y ventanas de renovación automática. Si tu proceso dice que necesitas una enmienda firmada treinta días antes de la fecha límite de renovación automática, eso debería estar visible en la línea de tiempo de HubSpot, no enterrado en la bandeja de entrada de alguien.
Una cosa más: la firma electrónica no sustituye a las buenas condiciones. El contenido aún tiene que coincidir con lo prometido por las ventas. Vuelva a vincular sus plantillas de renovación a la misma línea de pedido y lógica de producto que usaría para nuevas ofertas.
Traspaso al éxito del cliente sin perder el contexto
El traspaso de ventas a CS es donde los programas de renovación suelen fracasar. CS debe ingresar a la cuenta conociendo la fecha de finalización del contrato, quién firmó, las limitaciones de expansión y cómo fue el éxito durante el último ciclo. Si no está en la empresa o en un ticket asociado, CS no lo verá en un lunes ocupado.
Patrones prácticos que funcionan bien:
- Cree un ticket de renovación en una etapa definida con una breve lista de verificación.
- Copie las propiedades de renovación de claves al registro de la empresa en ganancia cerrada.
- Requerir una nota de transferencia interna que responda tres preguntas. ¿A qué nos comprometimos? ¿Cuál es el riesgo de renovación? ¿Qué debe hacer CS en los primeros treinta días?
Cuando los documentos pasen por Portant, adjunte el paquete final firmado al registro que CS ya monitorea. Si su equipo de CS vive en tickets, sincronice un enlace allí también. Una historia, no historias paralelas en el correo electrónico y Drive.
RevOps establece los campos y los flujos de trabajo. Ventas es dueño de la conversación comercial. Legal posee un lenguaje no estándar. CS posee pruebas de adopción y valor antes de que comience el próximo reloj de renovación. Cuando HubSpot guarda las fechas y los documentos, la transferencia se convierte en un proceso limpio en lugar de un hilo de Slack de último minuto.
También recomendaría un único propietario de renovación en el aspecto comercial, incluso cuando muchas personas tocan la cuenta. La propiedad poco clara es la forma en que las fechas se deslizan y los paquetes de documentos se duplican. Un propietario designado más activadores claros del flujo de trabajo mantienen la línea de tiempo legible cuando el liderazgo pregunta qué sucedió en el último trimestre.
Antes de agregar más automatización: Realizar un control trimestral de ofertas o empresas con fechas de renovación en los próximos noventa días. Compárelos con los documentos adjuntos. Si las fechas están ahí pero faltan archivos, primero corrija las reglas de archivos adjuntos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago un seguimiento de las fechas de renovación del contrato en HubSpot?
Almacene las fechas de renovación en una propiedad de fecha dedicada, generalmente en la empresa o acuerdo, y hágala obligatoria antes de que la incorporación se marque como completa. Agregue informes de horizonte de renovación para que CS y ventas vean la misma cola. Si utiliza la renovación automática, almacene tanto la fecha de decisión de renovación como la fecha de finalización del contrato para que los flujos de trabajo puedan bifurcarse correctamente.
¿Las renovaciones deberían utilizar la misma oferta o una nueva oferta?
El mismo trato funciona cuando la renovación es una continuación y no necesita una previsión por separado. Un nuevo acuerdo o proyecto es mejor cuando las renovaciones tienen sus propias etapas, propietarios y cuotas. Elija un modelo, documentelo en su libro de jugadas y combínelo en sus activadores Portant para que los paquetes generados siempre se adjunten al registro correcto.
¿Pueden los flujos de trabajo de HubSpot automatizar los paquetes de documentos de renovación?
Sí. HubSpot puede inscribir registros según la fecha, la etapa o los cambios de propiedad, y Portant genera los documentos que esos momentos necesitan. Mantenga cada flujo de trabajo enfocado y utilice propiedades de protección para que los registros incompletos no generen documentos orientados al cliente. Esa combinación es la forma en que los equipos escalan sin ceder el control.
¿Cómo transfiero renovaciones de ventas al éxito del cliente?
Coloque campos de renovación clave en la empresa, cree un ticket o tarea en la etapa de transferencia y asegúrese de que el acuerdo ejecutado esté en HubSpot. Agregue una breve nota interna que cubra los compromisos, los riesgos y los próximos pasos. CS nunca debería tener que perseguir las ventas del PDF.
¿Cuál es el papel de la firma electrónica en la automatización de renovaciones?
Convierte un borrador aprobado en un registro vinculante que podrá encontrar más adelante. Vincula los eventos del firmante y los archivos finales a HubSpot para que las renovaciones, las auditorías y los escalamientos de soporte apunten a la misma versión ejecutada. Esa es la diferencia entre la automatización que parece rápida y la que se mantiene cuando alguien hace preguntas.
